Planification des voyages d’affaires : un guide complet pour optimiser l’efficacité et les économies

La planification des voyages d’affaires crée un processus rationalisé et rentable qui permet à votre équipe de se concentrer sur l’essentiel, à savoir vos objectifs d’affaires. Une planification efficace transforme ce qui pourrait être un cauchemar logistique en une expérience fluide et sans stress, ce qui vous permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d’accroître la productivité.

Ce guide traite de tout ce que vous devez savoir, de l’accroissement de l’efficacité à la maximisation de la valeur de votre budget de voyage.

1. Compréhension du rôle d’un planificateur de voyages d’affaires

Le planificateur de voyages d’affaires, ou gestionnaire de voyages attitré, en particulier celui d’une agence bien établie ou d’une compagnie de gestion de voyages (CGV), est le maître d’œuvre qui veille à ce que chaque voyage d’affaires se déroule sans encombre. C’est lui qui s’assure que votre programme de voyages est efficace, rentable et conforme aux politiques de votre entreprise.

Voici ce qu’il accomplit habituellement :

• Création d’itinéraires : il planifie chaque détail de votre voyage, des vols aux hôtels en passant par les transports terrestres.
• Négociation de forfaits avantageux : il mise sur ses relations dans son domaine afin d’obtenir les meilleurs tarifs possibles pour les services de voyage.
• Gestion des dépenses : il fait le suivi du budget de voyage en veillant à ce que les réservations soient rentables et conformes aux lignes directrices.
• Gestion des contretemps : il prévoit des plans de rechange pour garder le cap en cas d’événements imprévus.
• Respect de la conformité : il s’assure que toutes les réservations sont conformes aux politiques de l’entreprise et cohérentes.

Voici comment un planificateur de voyages d’affaires optimise la logistique des voyages

Lorsque, par exemple, une équipe doit voyager pour prendre part à une grande conférence, un planificateur de voyages d’affaires s’occupe de tout, de la réservation de vols simultanés à la réservation d’un bloc de chambres à proximité du lieu de l’événement. Il peut également prendre des dispositions pour utiliser un service de navette, afin d’assurer la fluidité des déplacements du groupe. Cette coordination permet d’économiser de l’argent grâce à des réservations de groupe et les membres de l’équipe peuvent quant à eux se concentrer sur leur participation à la conférence sans se soucier de la logistique.

3. Sélection de la bonne plateforme de gestion de voyages

Le choix de la bonne plateforme de gestion de voyages est essentiel pour rationaliser les voyages d’affaires. Cette plateforme doit répondre à vos propres besoins et faciliter les choses à toutes les personnes concernées. Voici les principales caractéristiques à rechercher :

• Interface conviviale : navigation intuitive et facile.
• Options de réservation détaillées : fonction qui couvre tous les aspects du voyage avec des réductions et des tarifs exclusifs.
• Conformité aux politiques : fonction qui applique automatiquement les politiques de voyage de votre entreprise.
• Données et rapports en temps réel : fonction qui fournit des rapports détaillés sur les frais de déplacement, la conformité et la sécurité des voyageurs.
• Assistance aux voyageurs : fonction qui offre une aide en tout temps pour les changements de dernière minute ou les urgences en voyage.
• Intégration à la gestion des dépenses : fonction qui effectue de manière intégrée le suivi des réservations et le rapprochement des dépenses.

Explorons une plateforme qui répond à ces critères.

Melon

Melon a été conçue pour servir de guichet unique pour tous vos besoins en matière de voyages d’affaires. Son interface conviviale facilite les réservations : votre équipe peut réserver un vol, des chambres d’hôtel et une location de voiture en quelques minutes. La fonction « Recommended Spend » (dépenses recommandées) de Melon, pilotée par l’IA, permet de s’assurer que les réservations restent conformes à la politique. De plus, grâce au suivi des voyageurs en temps réel et à l’assistance en tout temps, vous saurez toujours où se trouve votre équipe et serez en mesure de réagir à toute situation qui se présente.

Melon s’intègre également aux principales plateformes de gestion de dépenses, ce qui facilite la gestion et le rapprochement des frais de déplacement. Elle est pratique pour les entreprises qui souhaitent recourir à une solution complète englobant tous les aspects de la gestion de voyages.

Lorsque vous choisissez votre plateforme, tenez compte des besoins propres à votre entreprise, évaluez les options qui s’offrent à vous et sélectionnez la plateforme qui correspond le mieux à vos objectifs. La bonne plateforme rendra votre programme de voyages plus efficace et vous permettra d’économiser du temps et de l’argent.

5. Réservation et organisation de voyages

Une réservation et une gestion efficaces des préparatifs de voyage permettent d’économiser du temps et de l’argent et de réduire le stress. Voici comment rationaliser le processus.

Tirer parti de la technologie et de l’expertise

Utilisez une plateforme de gestion de voyages comme Melon pour faire des recherches, pour comparer des prix et pour faire des réservations en un seul et même endroit. Cette centralisation vous permet d’obtenir les meilleurs tarifs, de respecter les politiques et de trouver des offres exclusives. Un partenariat avec une CGV comme Corporate Traveller peut accroître ces économies encore plus grâce au pouvoir de négociation dont elle dispose pour obtenir des tarifs exclusifs.

Maximisez la valeur grâce à des choix stratégiques

• Réservez tôt et soyez flexible : obtenez de meilleurs tarifs et plus d’options en réservant d’avance. Soyez prêt à voyager lors des jours ou heures hors période de pointe pour bénéficier d’une réduction potentielle de coûts.
• Utilisez les réductions sur les voyages d’affaires et les programmes de fidélisation : inscrivez vos voyageurs à des programmes de fidélisation pour grands voyageurs ou pour hôtels afin d’accumuler des récompenses telles que des tarifs réduits, des surclassements et des services prioritaires.
• Choisissez un hébergement axé sur la valeur : optez pour des tarifs hôteliers d’entreprise , souvent assortis d’avantages supplémentaires tels que le surclassement des chambres, le départ tardif et l’accès à des équipements exclusifs.
• Rationalisez les transports terrestres : prévoyez la location de voitures ou des services de covoiturage pour éviter le stress de dernière minute et les dépenses excessives.

L’intégration de ces éléments à votre système de gestion des voyages vous permet de rationaliser l’ensemble du processus, de réduire les coûts et de favoriser l’efficacité de ces opérations.

7. Utilisation de la technologie pour assurer l’efficacité du processus

Le choix de la bonne technologie peut rationaliser considérablement votre processus de gestion des voyages d’affaires, de la réservation à la production de rapports, et vous faire économiser du temps et de l’argent. Les logiciels de gestion de voyages modernes gèrent toutes les opérations (réservation de vols, gestion des fournisseurs, application des politiques de voyage et suivi des dépenses), en tant que guichets uniques. Ces plateformes sont souvent offertes sous forme d’applications mobiles, ce qui est pratique pour les voyageurs qui ont besoin de réserver des vols de dernière minute ou de réviser leur itinéraire en cours de route.

Constituer un ensemble technologique cohérent pour les voyages

Pour maximiser l’efficacité du processus, envisagez de créer un ensemble cohérent de technologies de voyage, soit un progiciel de solutions interconnectées qui fonctionnent de manière intégrée. Cette approche globale vous permet de rationaliser les approbations, de faire un suivi de vos voyageurs et de maintenir des niveaux élevés de conformité. Par exemple, l’intégration d’une plateforme de voyages comme Melon à n’importe quel système de gestion des dépenses populaire permet de créer un programme de voyages complet qui simplifie le processus de réservation et assure une plus grande visibilité de vos frais de déplacement.

L’un des principaux avantages de cette approche intégrée est la gestion centralisée des données. Comme vos renseignements de voyage se trouvent tous au même endroit, vous pouvez facilement repérer les tendances, déterminer les possibilités d’économies et améliorer votre programme de voyages. Une compagnie de gestion de voyages (CGV) peut vous fournir divers outils pour vous aider à consolider vos rapports et votre gestion des dépenses, en vous donnant un accès rapide à tout, comme les frais de déplacement ou le suivi des émissions de carbone.

Pratiques exemplaires pour la planification des voyages d’affaires

Quelques pratiques clés peuvent améliorer grandement la planification de vos voyages d’affaires. Voyons quelques stratégies simples qui peuvent rationaliser vos voyages d’affaires.

1. Prévoir les déplacements

Prévoir les déplacements est l’un des moyens les plus efficaces de respecter son budget de voyage et d’éviter tout stress inutile. Lorsque vous réservez bien à l’avance un vol, une chambre d’hôtel et des moyens de transport, vous obtenez souvent de meilleurs tarifs et disposez de plus d’options. Cela permet également de s’assurer que tout est en place pour que le voyage se déroule sans encombre et de manière efficace. Le fait de planifier votre voyage sans tarder vous permet de réserver le meilleur hébergement et d’éviter les bousculades de dernière minute qui peuvent faire grimper les coûts.

La planification de vos voyages permet aussi d’économiser de l’argent et assure la tranquillité d’esprit des membres de votre équipe, qui sauront que tous les détails ont été réglés.

2. Rester flexible

Même les plans les mieux conçus peuvent changer et il est donc essentiel de disposer d’une marge de manœuvre pour les voyages d’affaires. Qu’il s’agisse d’un changement soudain de réunion, d’une annulation de vol ou d’un retard inattendu, la capacité de s’adapter permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent. Mais il n’y a pas que les dates de voyage que l’on doit parfois devoir changer. Il faut aussi être prêt à accepter de nouveaux itinéraires ou à changer de compagnie aérienne ou d’hébergement susceptibles d’offrir de meilleurs tarifs.

De plus, l’utilisation d’une plateforme de gestion de voyages offrant des mises à jour en temps réel et des options de reprogrammation simples peut être d’un grand secours lorsqu’un plan doit être modifié rapidement.

3. Communiquer clairement

Une communication claire est la pierre angulaire d’une expérience de voyage réussie. Veillez à ce que toutes les personnes concernées, qu’il s’agisse des voyageurs, des membres de l’équipe administrative ou des gestionnaires de voyages, soient au diapason. Avant le voyage, fournissez aux voyageurs des itinéraires détaillés, y compris les confirmations de réservations, les coordonnées des personnes-ressources et toutes directives de voyage ou politique d’entreprise auxquelles ils doivent se conformer.

Utilisez des applications de messagerie, le courriel ou des outils de gestion de voyage pendant le voyage pour rester en contact et résoudre rapidement tout problème. Il est également utile d’établir un protocole d’urgence pour que les voyageurs sachent qui contacter et quelles mesures prendre.

En planifiant, en restant flexible et en communiquant clairement, vous pouvez rendre les voyages d’affaires plus agréables, plus rentables et moins stressants pour tout le monde. Ces pratiques simples constituent le fondement d’un programme de voyages bien géré.