Si vous avez travaillé avec une compagnie de gestion de voyages, vous savez qu’elle peut vous aider à rationaliser la réservation de vols, d’hôtels et de tout ce qui se trouve entre les deux.

Mais, comme toute autre chose en affaires, ces services ont un prix. Comprendre les frais et, plus important encore, la valeur ajoutée que vous recevez peut faire une grande différence pour les résultats et les processus de votre entreprise.

Ce guide vous aidera à comprendre ce que vous pouvez vous attendre à payer lorsque vous travaillez avec une compagnie de gestion de voyages et vous donnera quelques conseils pour économiser. En matière de voyages d’affaires, être informé est la meilleure stratégie pour faire face à l’augmentation des coûts.

Contents

Qu’est-ce qu’une compagnie de gestion de voyages?

Une compagnie de gestion de voyages est votre partenaire privilégié pour la gestion de tous les déplacements d’affaires. Imaginez avoir quelqu’un pour réserver vos vols et vos hôtels tout en veillant à ce que tout se passe bien. C’est ce que fait une compagnie de gestion de voyages.

Voici ce qui est généralement couvert :

  • Réservation de vols, d’hôtels et de moyens de transport : Les compagnies de gestion de voyages se chargent de trouver les meilleures offres, y compris les tarifs d’entreprise des hôtels, afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes, comme l’ordre du jour de votre réunion.
  • Gestion des dépenses : Les compagnies de gestion de voyages proposent des outils et des services pour vous aider à gérer vos frais de déplacement et à respecter votre budget.
  • Assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 : Que vous ayez besoin de modifier un vol de nuit ou de faire une réservation d’hôtel de dernière minute, ces compagnies sont à votre disposition à toute heure du jour et de la nuit.
  • Conformité aux politiques : Elles veillent à ce que chaque réservation soit conforme à la politique de voyages de votre entreprise, ce qui vous permet d’éviter des coûts inutiles.
  • Rapports et visibilité : Vous voulez savoir combien vous dépensez en voyages ou encore, où se trouvent vos voyageurs? Une compagnie de gestion de voyages vous fournit les renseignements dont vous avez besoin pour tout contrôler.
  • Sécurité et gestion des risques : Ces compagnies ne se contentent pas de réserver vos voyages. Elles surveillent également les événements mondiaux afin d’assurer la sécurité de votre équipe.

Mais ce n’est pas tout. La véritable magie d’une compagnie de gestion de voyages réside dans sa capacité à vous faire gagner du temps et épargner de l’argent. Grâce à ses relations étroites avec le secteur, une bonne compagnie de gestion de voyages peut offrir des tarifs exclusifs inaccessibles au grand public. Qu’il s’agisse d’une réduction sur votre séjour à l’hôtel ou d’une offre pour une voiture de location, ces compagnies ont le pouvoir de négocier des prix qui optimisent votre budget de voyage.

Et n’oublions pas leur pouvoir d’achat à l’échelle mondiale. Comme les compagnies de gestion de voyages gèrent les déplacements d’un grand nombre de clients, elles peuvent obtenir des réductions sur les voyages d’affaires que vous n’obtiendriez jamais autrement. Un partenariat avec une compagnie de gestion de voyages comme Corporate Traveller peut vous aider à économiser entre 5 et 50 % sur vos frais de déplacement. Cet argent est à votre disposition et vous pouvez l’investir dans votre entreprise.

De plus, une compagnie de gestion de voyages veille à ce que votre programme de voyages soit stratégique. Le fait de tout centraliser et de tout contrôler vous permet de faire le suivi de vos frais de déplacement, de vous conformer à vos politiques, et garantit la sécurité de vos voyageurs et leur donne accès à une assistance où qu’ils aillent.

Ainsi, si les frais d’une compagnie de gestion de voyages peuvent sembler être un coût supplémentaire, celle-ci vous offre une immense valeur ajoutée. Si l’on considère les économies, la tranquillité d’esprit et la commodité qu’elle offre, il est évident qu’une bonne compagnie de gestion de voyages vaut son pesant d’or.

Types de frais facturés par les compagnies de gestion de voyages

Pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix, il est essentiel de comprendre les tarifs des compagnies de gestion de voyages. Bien que ces éléments puissent sembler n’être qu’un autre poste de votre budget de voyages d’affaires, le fait de connaître les frais que vous payez et pourquoi vous les payez peut vous aider à maximiser les avantages offerts par votre compagnie de gestion de voyages.

Examinons cela de plus près :

1. Frais de service

Chaque fois que vous réservez un vol, une chambre d’hôtel ou une voiture, vous payez des frais de service. Il s’agit de payer pour que quelqu’un d’autre s’occupe de tous les menus détails de votre voyage.

  • Frais de réservation : Qu’il s’agisse d’un billet d’avion, d’une chambre d’hôtel ou d’une voiture de location, chaque réservation s’accompagne généralement de frais. C’est pour cela que vous payez : L’expertise des compagnies de gestion de voyages pour trouver les meilleures offres et veiller à ce que tous les aspects de vos déplacements soient réservés correctement et efficacement.
  • Frais de transaction : Il s’agit souvent de menus frais qui s’appliquent à chaque transaction ou réservation et qui couvrent les coûts administratifs du traitement de vos réservations.

2. Frais de gestion

Si vous recherchez plus que des services de réservation, par exemple quelqu’un qui gère l’ensemble de votre programme de voyages, c’est là que les frais de gestion entrent en jeu.

  • Frais de gestion mensuels ou annuels : Certaines compagnies de gestion de voyages facturent des frais fixes pour leurs services de gestion courants. Cela peut aller de la conformité à une politique à l’élaboration d’une stratégie de voyage.
  • Frais de gestion de compte : Si votre compagnie de gestion de voyages met à votre disposition un gestionnaire de voyages attitré qui s’occupe de vos besoins en la matière, ce service personnalisé peut être payant. 

3. Frais supplémentaires

Au-delà de ces éléments de base, quelques frais supplémentaires peuvent s’appliquer en fonction de vos besoins et du niveau de service que vous souhaitez obtenir.

  • Frais pour les services fournis en dehors des heures ouvrables : Les voyages n’ont pas toujours lieu pendant les heures de bureau, les urgences non plus. Si vous avez besoin d’une assistance en dehors des heures normales de travail (de 9 à 5), des frais peuvent vous être facturés.
  • Frais de modification et d’annulation : Les plans changent et il faut parfois annuler ou modifier une réservation. Les compagnies de gestion de voyages facturent souvent des frais pour gérer ces modifications, ce qui vous évite d’avoir à gérer vous-même des politiques de modification.
  • Frais de rapports et d’analyse des données : Certaines compagnies de gestion de voyages facturent cette couche de service supplémentaire si vous souhaitez obtenir des rapports détaillés sur vos frais de déplacement ou des renseignements sur l’optimisation de votre programme de voyages.

Il est essentiel de comprendre ces frais pour déterminer si votre compagnie de gestion de voyages vous offre un bon rapport qualité-prix. Bien que ces frais puissent sembler minimes, ils peuvent s’accumuler et il est essentiel de savoir ce que vous payez dès le départ.

La bonne nouvelle? Avec la bonne compagnie de gestion de voyages, vous bénéficierez de la transparence de vos frais, tandis que les économies et la commodité que vous obtiendrez l’emporteront généralement sur les coûts.

Facteurs influençant les frais d’une compagnie de gestion de voyages

En réalité, les frais d’une compagnie de gestion de voyages peuvent varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs clés. Examinons cela de plus près afin que vous puissiez voir où va votre investissement.

Ampleur et portée des services

L’un des facteurs les plus importants qui influencent les frais de gestion des voyages est l’ampleur et la portée des services fournis. Plus vos besoins sont personnalisés et étendus, plus la compagnie de gestion de voyages consacrera du temps et des ressources à l’élaboration d’un produit parfaitement adapté à vos besoins.

Voici comment cela se passe :

  • Dans quelle mesure votre programme de voyages est-il adapté à vos besoins?
  • De combien de voyages s’agit-il?

Si votre entreprise a besoin d’un programme de voyages hautement personnalisé comprenant des politiques sur mesure, des dispositions spéciales de voyage et des besoins précis en matière de rapports, cette personnalisation coûte bien sûr plus cher. Cela signifie également que vous bénéficiez d’un service conçu spécialement pour vous.

En d’autres termes, plus le personnel de votre entreprise voyage, plus votre compagnie de gestion de voyages a de travail à faire. Qu’il s’agisse de gérer des centaines de vols, de coordonner des voyages de groupe ou de gérer des itinéraires complexes, le volume des voyages peut avoir une grande influence sur les frais. Mais n’oubliez pas que des volumes plus importants peuvent aussi se traduire par des possibilités d’économies, car les compagnies de gestion de voyages obtiennent souvent de meilleures offres pour les voyageurs fréquents.

Technologie et outils

Les frais d’une compagnie de gestion de voyages dépendent également de la technologie et des outils qu’elle propose, et une technologie avancée peut rendre la gestion des voyages beaucoup plus simple.

  • Quels sont les outils de réservation en jeu?
  • Dans quelle mesure tous ces outils s’intègrent-ils à vos systèmes?

Les meilleures compagnies de gestion de voyages utilisent des outils de réservation sophistiqués qui accélèrent le processus et qui vous garantissent de profiter des meilleures offres. Ces outils peuvent appliquer automatiquement les politiques de voyage de votre entreprise, signaler toute réservation non conforme et même proposer des recommandations en fonction de vos préférences antérieures. Des outils avancés pour un processus de réservation plus fluide et plus efficace. Et oui, tous ces investissements dans la technologie ont une incidence sur les frais.

L’intégration transparente avec les systèmes existants de votre entreprise (comme les logiciels de gestion des ressources humaines ou des dépenses) peut faciliter la gestion des voyages. Cependant, le développement et le maintien de ces intégrations demandent du temps et de l’expertise, ce qui peut contribuer au coût global.

Niveau d’assistance

Enfin, le niveau d’assistance que vous recevez de votre compagnie de gestion de voyages est un facteur important dans la structure des frais. Après tout, vous ne payez pas seulement pour un service, mais pour la tranquillité d’esprit.

  • L’assistance est-elle offerte 24 heures sur 24?
  • Disposez-vous d’un gestionnaire de compte attitré?

En cas d’urgence, vous devez être en mesure d’appeler quelqu’un pour vous aider en tout temps. Les compagnies de gestion de voyages qui proposent une assistance 24 heures sur 24 s’assurent que vous puissiez les joindre par téléphone pour obtenir de l’aide, peu importe où se trouvent vos voyageurs. Ce type de soutien complet est inestimable, mais c’est aussi l’une des raisons pour lesquelles les frais peuvent être plus élevés.

Un gestionnaire de compte attitré qui connaît votre entreprise sur le bout des doigts peut faire toute la différence. Il est votre personne-ressource pour tout ce qui concerne les réservations et les préparatifs de voyage complexes. Ce service personnalisé garantit le bon déroulement de votre programme de voyages, mais le fait d’avoir un professionnel dévoué à vos côtés a un coût.

La compréhension de ces facteurs peut vous aider à comprendre pourquoi les frais des compagnies de gestion de voyages sont structurés comme ils le sont et, plus important encore, comment ces frais se traduisent en valeur pour votre entreprise. Si l’on considère le temps gagné, les maux de tête évités et l’argent économisé grâce à une gestion experte, les compagnies de gestion de voyages offrent bien plus que de simples services de réservation.

Modèles de tarification courants des compagnies de gestion de voyages

Les compagnies de gestion de voyages facturent leurs services de différentes manières. Au lieu d’une norme commune, vous trouverez plusieurs modèles de tarification qui répondent aux différents besoins des entreprises et aux différentes habitudes de déplacement.

Examinons cela de plus près.

Modèle de frais fixes

Le modèle de frais fixes est assez simple. Dans un tel cas, vous devez payer un montant fixe par voyage réservé, quelle que soit la complexité du voyage. C’est simple et prévisible, pas de surprise, juste des frais uniformes chaque fois que vous faites une réservation. Ce modèle peut s’avérer particulièrement utile si vous faites sensiblement toujours le même type de déplacements ou si vous souhaitez savoir ce que vous allez payer chaque fois.

Modèle de frais de transaction

Le modèle de frais de transaction s’apparente à une approche de paiement à l’utilisation. Chaque fois que vous réservez un vol, une chambre d’hôtel ou une voiture de location, vous devez payer des frais. Ce modèle est idéal si vous voyagez moins fréquemment ou si vous souhaitez payer que pour les services que vous utilisez. Ce modèle est flexible et vous permet de maîtriser les coûts en gérant le nombre de transactions.

Modèles d’abonnement

Comme pour votre service de diffusion en continu préféré, le modèle d’abonnement comprend des frais mensuels, trimestriels ou annuels. Ces frais vous donnent accès aux services de la compagnie de gestion de voyages pour un nombre déterminé d’utilisateurs. Ce modèle est idéal si vous réservez régulièrement des voyages et que vous voulez vous simplifier la vie en ayant un seul paiement prévisible à faire. 

En fin de compte, le modèle de tarification approprié dépend du fonctionnement de votre entreprise et de ce que vous attendez de votre compagnie de gestion de voyages. Que vous préfériez la prévisibilité des frais fixes, la flexibilité des frais de transaction ou le clé en main d’un abonnement, il existe un modèle qui s’adaptera parfaitement à votre programme de voyages.

Comment évaluer et comparer les frais des compagnies de gestion de voyages?

Lorsque vous choisissez la bonne compagnie de gestion de voyages, vous voulez en avoir pour votre argent. Mais comment savoir si vous comparez des pommes avec des pommes?

Voyons comment évaluer et comparer les frais des compagnies de gestion de voyages afin de pouvoir en choisir une en toute confiance.

1. Demande de propositions

Commençons par la demande de propositions. Cela peut sembler beaucoup de paperasserie, mais voyez cela comme la création d’une feuille de route personnalisée pour trouver la compagnie de gestion de voyages idéale. Vous pouvez ainsi définir avec précision vos besoins et déterminer quelle compagnie peut y répondre.

Voici la marche à suivre :

  • Ce qu’il faut inclure dans une demande de propositions
  • Comment comparer efficacement les propositions

Tout d’abord, faites participer vos équipes au processus – les ressources humaines, les finances, les techniciens – tous ceux qui ont intérêt à ce que votre programme de voyages se déroule de façon harmonieuse. Il s’agit de couvrir tous les aspects de vos déplacements afin que la compagnie de gestion de voyages que vous choisissez puisse répondre aux besoins de l’ensemble de votre entreprise. N’oubliez pas de tenir compte de l’adéquation culturelle. Après tout, vous voulez choisir une compagnie de gestion de voyages dont les valeurs et le style de travail sont semblables à ceux de votre entreprise.

Une fois que vous avez trouvé quelques partenaires potentiels, il est temps d’apprendre à les connaître. Organisez des démonstrations, des appels de découverte approfondis et peut-être même des rencontres en personne. Ce n’est pas seulement l’occasion pour eux de vous faire bonne impression, mais c’est aussi le moment de voir s’ils comprennent bien vos besoins.

Lorsque vous comparez des propositions, ne vous contentez pas de regarder le prix. Pensez à la qualité du service, à la technologie qu’ils utilisent pour la planification des voyages d’affaires et aux économies qu’ils peuvent vous faire réaliser à long terme.

L’élaboration d’une demande de propositions détaillée ne se limite pas à la recherche de l’option la moins chère. Il s’agit de trouver une compagnie de gestion de voyages qui apporte une réelle valeur ajoutée, qui s’intègre parfaitement à votre entreprise et qui soutient vos objectifs.

2. Effectuer une analyse coût/valeur

Lorsque l’on compare les frais des compagnies de gestion de voyages, il est facile de se laisser prendre par les chiffres. Mais ne vous contentez pas de regarder le coût, pensez à la valeur que vous obtenez en retour. Des frais moins élevés peuvent être intéressants, mais si la qualité du service diminue ou si vous ne réalisez pas les économies escomptées, le jeu en vaut-il vraiment la chandelle?

Prenez l’exemple de Bumble. Il s’agit d’une entreprise technologique qui évolue rapidement et qui avait besoin d’une compagnie de gestion de voyages capable de suivre le rythme de sa croissance. Lorsqu’elle s’est associée à Corporate Traveller, il ne s’agissait pas seulement de réserver des vols et des hôtels, mais aussi de bénéficier d’un service proactif en phase avec sa croissance. Et devinez quoi? Elle a réalisé des économies considérables tout en bénéficiant d’un programme de voyages sans faille.

L’équipe d’économie et de valeur pour les clients de Corporate Traveller sait comment faire en sorte que chaque dollar compte. Rien que l’année dernière, nous avons permis à nos clients américains d’économiser plus de 1,4 million de dollars en trouvant des tarifs plus avantageux, en suivant les crédits arrivant à expiration et en obtenant des surclassements sans frais supplémentaires.

Voici un aperçu de ces économies :

  • 496 648 $ grâce à une billetterie créative
  • 463 625 $ en suivant les crédits arrivant à expiration
  • 251 321 $ en changeant de compagnie aérienne ou d’itinéraire
  • 192 088 $ en obtenant des améliorations et des avantages

Lors de l’évaluation des frais des compagnies de gestion de voyages, il est essentiel de trouver un équilibre entre le coût et la valeur. Au-delà du prix, considérez les possibles économies de voyages d’affaires et les gains d’efficacité que la bonne compagnie de gestion de voyages peut apporter à votre entreprise. Une bonne compagnie de gestion de voyages ne se contente pas de gérer vos déplacements, elle les optimise, transformant chaque dollar dépensé en un investissement plus judicieux.

N’oubliez jamais : La meilleure compagnie de gestion de voyages n’est pas celle qui facture le moins; c’est celle qui apporte le plus de valeur à votre programme de voyages.

Conseils pour réduire les frais des compagnies de gestion de voyages

Économiser sur les frais des compagnies de gestion de voyages ne doit pas être compliqué. Voici quelques conseils simples pour vous aider à réduire les coûts sans compromettre le service.

1. Tirer parti de la technologie

La technologie est votre meilleure alliée pour économiser de l’argent sur la gestion des voyages.

  • Commencez par un outil de réservation en ligne. Un outil de réservation en ligne simplifie la réservation de vols d’affaires et aide les voyageurs ou les coordonnateurs de voyages à rechercher, à réserver et à gérer tous les voyages d’affaires en un seul endroit pratique. Les meilleurs outils de réservation en ligne personnalisent votre expérience en vous proposant les options les plus pertinentes, les plus conformes à votre politique et les plus avantageuses chaque fois que vous effectuez une réservation. Un outil de réservation en ligne simplifie les changements d’itinéraire, les annulations et la gestion des crédits de transport aérien, rendant le processus plus fluide et plus efficace. De plus, en optant pour l’auto-réservation d’itinéraires simples, vous réduirez considérablement les frais de service.
  • Mais ce n’est que le début. Un bon outil de production de rapports vous permet de consulter vos frais de déplacement et vos habitudes de réservation. Ces renseignements vous permettent de repérer les tendances, de déterminer les possibilités d’économies et de garantir le respect de votre politique de voyages.

Vous voulez une plateforme qui fasse les deux? Jetez un coup d’œil à Melon. Conçu pour aider les PME à effectuer des réservations rapidement et facilement, Melon est plus qu’un simple outil de réservation. Il s’agit d’un logiciel de gestion des voyages tout-en-un qui vous donne une vue d’ensemble complète de votre programme de voyages.

Les principales fonctionnalités de Melon peuvent permettre à votre entreprise de gagner du temps et d’épargner de l’argent.

  • Melon enregistre les préférences des voyageurs et leurs réservations antérieures. Il est facile de saisir les numéros des grands voyageurs et les adhésions pour collecter des points. De plus, la fonction de clavardage de Melon offre une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, assurée par de vraies personnes.
  • La recherche avancée de vols de Melon vous permet de comparer plusieurs compagnies aériennes en un seul endroit et de réaliser des économies sur les itinéraires à escales multiples. Melon combine également des tarifs provenant de plusieurs sources, offrant ainsi une combinaison de transporteurs et une plus grande flexibilité. Il n’est plus nécessaire de consulter plusieurs onglets, tout est regroupé en un seul endroit, ce qui vous permet d’économiser temps et argent.
  • Melon favorise le respect des politiques en signalant les réservations non conformes et aide à gérer les crédits de transport aérien afin d’éviter les billets périmés. Il génère également des dépenses recommandées en fonction des prix en vigueur et de la disponibilité, qui peuvent être modifiées en fonction des différents rôles ou services.

Plus votre entreprise effectue de réservations avec Melon, plus vous économisez sur les frais de réservation. Grâce à une interface conviviale et à un processus d’approbation simplifié, Melon garantit une expérience de réservation fluide.

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2. Insister sur la transparence avec les compagnies de gestion de voyages

Demandez à la compagnie qu’elle fasse preuve d’une grande transparence en ce qui concerne les prix et ce que chaque niveau ou modèle comprend. Discutez de votre volume de voyages et de vos besoins particuliers. Trouver un modèle de tarification qui convient aux deux parties. Enfin, assurez-vous de bien comprendre ce qui est inclus et les économies que vous pouvez réaliser en effectuant vous-même certaines tâches.

3. Consolider les services : une seule compagnie de gestion de voyages pour tous vos besoins

Si vous faites appel à plusieurs fournisseurs de voyages, il est peut-être temps de rationaliser votre processus de gestion des voyages. La consolidation de l’ensemble de la gestion des voyages au sein d’une seule compagnie de gestion de voyages peut vous permettre de bénéficier de remises importantes sur les volumes. La gestion de votre programme de voyages devient beaucoup plus simple avec un point de contact unique.

Lorsque vous consolidez vos activités auprès d’une compagnie de gestion de voyages comme Corporate Traveller, vous bénéficiez de tarifs avantageux, d’un conseiller en voyages attitré et d’un responsable de la relation client. De plus, grâce à l’assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, vos voyageurs ne sont jamais laissés en plan, où qu’ils se trouvent.

En plus de vous faire économiser des milliers de dollars chaque année, la centralisation de votre programme de voyages peut vous faire gagner un temps précieux et réduire l’énergie que vous consacrez à ces tâches. Avec le bon partenaire à vos côtés, la gestion des voyages ne doit pas être une corvée – elle peut être un processus rationalisé et rentable qui soutient les objectifs de votre entreprise.

En résumé

Nous avons abordé de nombreux sujets, alors récapitulons :

  • Frais des compagnies de gestion de voyages : Depuis les frais de service jusqu’à la gestion, en passant par les frais exorbitants pour les services fournis en dehors des heures ouvrables, il est essentiel de savoir ce que vous payez.
  • Modèles de tarification : Qu’il s’agisse de frais fixes, de frais de transaction ou d’un abonnement, choisissez le modèle qui convient le mieux à votre entreprise.
  • Conseils pour économiser : Utilisez la technologie à votre avantage, obtenez une transparence totale sur les tarifs et regroupez vos services auprès d’une seule compagnie de gestion de voyages afin de bénéficier de remises sur les volumes.

 

Il est temps d’examiner votre entente relative à une compagnie de gestion de voyages

Maintenant que vous détenez tous les renseignements nécessaires, c’est le moment idéal pour examiner de plus près votre entente actuelle relative à une compagnie de gestion de voyages. Obtenez-vous la valeur que vous méritez? Il est toujours possible d’optimiser les coûts des voyages d’affaires et de faire en sorte que votre programme de voyages se déroule de la manière la plus harmonieuse et la plus abordable possible.

La gestion des frais de voyages ne se limite pas à la réduction des coûts. Vous souhaitez établir un partenariat transparent et stratégique avec votre compagnie de gestion de voyages. Le bon partenaire ne vous aidera pas seulement à réaliser des économies, il vous permettra de prendre des décisions plus avisées en ce qui concerne vos voyages d’affaires.

Prêt à passer à l’étape suivante? Nous sommes là pour vous aider à maximiser votre budget de voyages et à faire en sorte que chacun de vos déplacements se déroule sans heurt.

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