Gestion des voyages 101 : retour à l’essentiel
Les voyages d’affaires ne se limitent pas à sauter dans un avion — il s’agit d’un itinéraire détaillé qui exige précision et soutien fiable.
Les voyages d’affaires ne cessant de croître, la nécessité d’une gestion efficace des voyages et d’une assistance spécialisée se fait également sentir.
C’est pourquoi nous avons créé ce guide.
Lisez la suite pour obtenir des connaissances approfondies et des points de vue expérimentés, car nous couvrons tous les aspects, des principes fondamentaux de la gestion des voyages d’affaires à l’évaluation des avantages de l’intégration des bonnes solutions logicielles de gestion des voyages d’affaires.
Que vous soyez un gestionnaire de voyages ou un professionnel chevronné des voyages qui souhaite améliorer son programme de voyages, ce guide vous permettra autant d’acquérir les connaissances de base que de pousser plus loin la réflexion.
Qu’est-ce que la gestion des voyages d’affaires?
La gestion des voyages d’affaires fait référence à la planification stratégique, à la coordination et au contrôle de multiples processus, tous liés d’une manière ou d’une autre aux voyages d’affaires. Chaque entreprise possède sa propre approche de la gestion des voyages d’affaires, mais en fin de compte, l’objectif principal reste le même : garantir des voyages sûrs et efficaces aux employés dans le respect des politiques et des lignes directrices de l’entreprise.
Il s’agit notamment de superviser les frais de voyage, d’atténuer les risques potentiels liés aux voyages et de veiller à ce que les processus de réservation soient conformes à la politique de l’entreprise en matière de voyages.
Les entreprises gèrent leurs voyages par le biais de différents canaux, notamment :
- Les compagnies de gestion de voyages
- Les gestionnaires de voyages internes
- Les agents de voyage externes
Qu’est-ce qu’un gestionnaire de voyages d’affaires?
Un gestionnaire de voyages d’affaires est généralement un employé interne chargé de piloter le programme de voyages et de coordonner tous les voyages d’affaires pour l’ensemble de l’organisation. Il est non seulement l’architecte de la politique de voyage de l’entreprise, mais il s’occupe également du devoir de protection et des initiatives de gestion des risques, tout en aidant l’entreprise à gérer ses voyages d’affaires internationaux.
(Remarque : lorsque l’expertise provient d’une personne extérieure à l’organisation, nous l’appelons agent de voyage d’affaires)
Selon la taille de l’entreprise, il peut y avoir une équipe complète de gestionnaires de voyages, ou la responsabilité peut incomber à un seul chef de bureau ou représentant des ressources humaines.
Leurs tâches quotidiennes? Eh bien, c’est toute une liste de choses à faire :
- Réserver des voyages pour les employés occupant différents postes au sein de l’entreprise
- Assurer le suivi des frais de voyage pour garantir le respect des budgets
- Offrir un soutien en matière de voyage aux employés à toutes les étapes de leur itinéraire
- Gérer les fournisseurs de voyages ou les outils utilisés par l’entreprise
- Négocier les tarifs d’entreprise avec les hôtels fréquemment utilisés
- Organiser les voyages de groupe et les transports terrestres, comme les voitures de location ou les trains
- Assurer le suivi des frais de déplacement de l’entreprise et fournir de rapports d’analyse
Qu’est-ce qu’une compagnie de gestion de voyages?
Au niveau le plus élémentaire, une compagnie de gestion de voyages est une agence de voyage spécialisée qui aide les entreprises à gérer leurs besoins en matière de voyages d’affaires.
Comme les gestionnaire de voyages, les compagnies de gestion de voyages gèrent habilement tous les aspects des voyages d’affaires, qu’il s’agisse de s’occuper des vols et des réservations d’hôtel, d’assurer un devoir de protection de premier ordre ou d’analyser les notes de frais.
Alors, qu’est-ce qui les différencie? L’avantage de travailler avec une compagnie de gestion de voyages comme Corporate Traveller est que nous fournissons des services et des solutions de gestion de voyages complets qui sont spécifiquement conçus pour rationaliser les processus de voyage, optimiser les coûts et faciliter les voyages d’affaires pratiques et efficaces pour les employés.
Votre entreprise s’envole-t-elle littéralement? L’augmentation des déplacements des employés s’accompagne d’un besoin accru de gestion des voyages et des dépenses.
Avec Corporate Traveller, vous pouvez accéder à des tarifs négociés, analyser vos dépenses et économiser sur tous les plans, partout et sur n’importe quel appareil.
Voyages avec gestion ou sans gestion
Les voyages avec gestion désignent tout voyage d’affaires bénéficiant des services et de l’expertise d’une compagnie de gestion de voyages. Les réservations de voyage sont effectuées soit par un conseiller en voyages attitré, soit par l’intermédiaire de l’outil de réservation en ligne de la compagnie de gestion de voyages, toutes ces réservations étant consolidées dans un rapport unique, facile à interpréter.
Les voyages sans gestion, en revanche, sont ceux pour lesquels une organisation s’occupe elle-même de l’organisation des voyages d’affaires. Dans certains cas, les tâches et les responsabilités liées aux voyages peuvent être déléguées à un organisateur de voyages ou à un assistant. Dans d’autres cas, les entreprises laissent les employés réserver eux-mêmes directement sur InsérerCompagnieAérienneIci.com
Pour certaines entreprises, les voyages sans gestion sont une option très attrayante. Mais les choses ne sont pas toujours ce qu’elles semblent être.
Votre programme de voyage ne comprend pas de gestion? Lisez notre article Voyages d’affaires avec gestion ou sans gestion pour découvrir les principaux avantages d’un programme avec gestion dont vous ne soupçonnez peut-être pas l’existence.
Qu’est-ce que la technologie des voyages d’affaires?
Le logiciel de gestion des voyages est comme une boîte à outils spécialisée que les entreprises manient pour exceller dans le domaine des voyages. Voyez ça comme un logiciel conçu sur mesure pour rationaliser et automatiser tous les aspects de la gestion des voyages, notamment :
- Réservation de voyages
- Gestion des fournisseurs de voyages
- Flux d’approbation
- Application de la politique de voyage de l’entreprise
- Gestion des dépenses
- Rapports et analyses
Ces solutions de gestion des voyages ne s’arrêtent pas aux ordinateurs de bureau! Ces logiciels sont également proposés sous forme d’applis mobiles conviviales, permettant aux employés de réserver et de gérer leurs voyages d’affaires sans l’aide d’un agent de voyage ou d’un responsable.
En somme, cette technologie est la tour de contrôle — une plateforme centralisée qui gère les réservations de voyage, les politiques, les dépenses et les rapports. Elle permet aux entreprises de prendre les commandes et de bénéficier d’un contrôle rigoureux, d’une grande efficacité et d’une vision claire de leur activité en matière de gestion des voyages d’affaires.
Mais n’optez pas pour n’importe quel outil de réservation en ligne. Choisissez une solution technologique qui est un véritable joueur d’équipe.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des voyages d’affaires?
Il s’agit d’une pile technologique complète et agile qui consiste en des solutions logicielles interdépendantes qui fonctionnent ensemble de manière transparente pour fournir une gestion des voyages de bout en bout. Un tel système cohésif vous permet de rationaliser les approbations, de rester en contact avec les employés où qu’ils soient et d’améliorer la conformité des voyages d’affaires.
En intégrant différentes solutions logicielles telles que des outils de réservation en ligne, des systèmes de gestion des dépenses et des plateformes de gestion des risques liés aux voyages, les entreprises peuvent créer un programme de voyage complet qui améliore l’expérience du voyageur, réduit les coûts et améliore la conformité.
Grâce à la mise en place d’une pile technologique de voyage, les entreprises peuvent également avoir une meilleure visibilité sur les frais de déplacement des employés, suivre le comportement des voyageurs et prendre des décisions fondées sur des données afin d’optimiser leur programme de voyage.
Cinq éléments clés d’un programme efficace de gestion des voyages d’affaires
Quelle que soit la taille de l’organisation, le nombre de parties prenantes ou le logiciel utilisé, un programme efficace de gestion des voyages d’affaires se compose généralement de plusieurs éléments clés.
1. Des politiques de voyage d’affaires inclusives
Ce point peut sembler évident, mais nous ne saurions trop insister. Votre politique de voyage est un prolongement de votre programme de voyage et de la culture de votre entreprise. C’est le ciment de votre programme de voyage, qu’il s’agisse des approbations, des dépenses, des processus de réservation ou des personnes à joindre en cas d’urgence.
Une politique de voyage vous aide à :
- contrôler les frais de voyage;
- déterminer les modalités de remboursement;
- compiler une liste de fournisseurs de voyages de confiance et approuvés;
- gérer l’expérience de voyage et la sécurité des employés;
- réduire les réservations frauduleuses et simplifier les approbations;
- établir un budget, produire des rapports sur les dépenses et les activités liées aux voyages et faire le rapprochement des réservations.
Votre politique de voyage vous aide à centraliser votre programme de voyage, rend les données et le suivi plus précis et plus facile à naviguer, et permet d’économiser du temps et de l’argent (y compris sur la gestion des dépenses). De plus, en prenant le temps d’élaborer votre politique de manière intentionnelle et inclusive, vous obtiendrez une politique que vos voyageurs seront plus enclins à respecter.
Vous voulez savoir comment? Consultez notre guide sur les politiques de voyage d’affaires.
2. Le « bon » outil de réservation de voyages d’affaires
Tous les outils de réservation en ligne ne se valent pas.
Recherchez une plateforme de voyage qui vous aide à développer des processus qui simplifient les aspects suivants :
- Respect de la politique de voyage – Vous vous êtes donné du mal pour élaborer une politique qui répond à tous les besoins de vos voyageurs. Comment pouvez-vous vous assurer que vos voyageurs la respectent? Une plateforme de gestion de voyages d’affaires, comme Melon, vous permet d’intégrer votre politique de voyage à l’outil de réservation et d’alerter les personnes qui réservent des options non conformes aux directives de l’entreprise pour les aider à rester sur la bonne voie.
- Réservation centralisée – Il est difficile de réserver sur différents sites Web et de regrouper le tout en un seul itinéraire organisé. Melon réunit toutes les options de réservation disponibles, notamment les vols, les hôtels et le transport terrestre, dans la même plateforme. Dites adieu à ce navigateur plein d’onglets ouverts.
- Intégration de vos fournisseurs privilégiés – Vous préférez une compagnie aérienne en particulier? Vous avez une préférence pour les lits d’un hôtel précis? Vous voulez amasser des points de fidélité pour les locations de véhicules? Notre plateforme de gestion de voyages, Melon, affiche vos fournisseurs privilégiés en premier afin que vous trouviez toujours ce que vous cherchez. Vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que vos employés choisissent des tarifs négociés et des offres exclusives qui vous permettent de réaliser des économies.
- Processus d’approbation — Évitez le cercle vicieux des approbations. Avec Melon, vous pouvez mettre en place un processus d’approbation personnalisé pour vous assurer que les demandes de voyage sont acheminées vers les gestionnaires appropriés aux fins d’examen. Une fois la demande approuvée, Melon se charge du reste de la réservation.
3. Rapports consolidés et gestion des dépenses
Votre programme de voyage semble flou lorsque vous recherchez les données relatives à vos frais de déplacement dans différentes sources. C’est là que le regroupement de vos données de voyage auprès d’une seule compagnie de gestion de voyages s’avère utile :
- Gestion centralisée des données : Le volume de données de voyage peut être pour le moins écrasant. Vous pouvez repérer les tendances et les possibilités de réduction des frais de déplacement, et améliorer votre programme de voyages à partir d’un seul tableau de bord.
- Utiliser les bons outils : Les compagnies de gestion de voyages offrent un éventail d’outils couvrant divers aspects de la gestion de voyages. Avec une telle compagnie, vous pouvez centraliser les outils dont vous avez besoin pour établir des rapports et visualiser rapidement tous les éléments, des frais de déplacement au suivi des émissions de carbone.
- Rien ne vous échappera : Les réservations effectuées hors des canaux approuvés sont l’un des problèmes les plus fréquents auxquels sont confrontées les entreprises en ce qui concerne leurs programmes de voyages. Avec des données de voyage regroupées, vous êtes en mesure de détecter et de cibler plus efficacement les irrégularités en matière de réservations, de fournisseurs ou de canaux.
4. Tarifs préférentiels et réductions sur les voyages d’affaires
Les voyages d’affaires ne sont pas bon marché. Et s’ils ne sont pas gérés efficacement, ils peuvent constituer un trou noir pour le budget de votre entreprise.
Les tarifs pour voyage d’affaires sont des offres spéciales proposées aux entreprises par les fournisseurs de services de voyage. Ces tarifs sont spécialement conçus pour répondre aux besoins des entreprises en matière de voyages, en leur donnant accès à des options plus économiques et à des avantages qui ne sont pas forcément proposés au voyageur individuel moyen.
Pourquoi? En fait, les fournisseurs de services de voyage veulent offrir aux entreprises comme la vôtre des tarifs plus attractifs afin de les fidéliser et de s’assurer un volume d’affaires important.
Cela comprend les voyages en avion, les hôtels, les locations de véhicules et les comptes de covoiturage.
Comment en bénéficier? C’est facile : il suffit d’investir dans un programme complet de gestion des voyages.
Chez Corporate Traveller, vous pouvez bénéficier d’un plus grand choix sans pour autant perdre les économies réalisées sur les voyages d’affaires. Avec un réseau couvrant plus de 90 pays, nous pouvons vous fournir TOUS les tarifs.
5. Devoir de protection proactif
Le devoir de protection est l’obligation morale et légale d’une entreprise de veiller à la sécurité de ses employés. Et lorsque vos employés s’aventurent au-delà des frontières de leur espace de travail familier, leur santé et leur sécurité sont au centre des préoccupations.
La plupart des incidents qui surviennent lors de voyages d’affaires ne sont pas une question de vie ou de mort... mais ils sont tout de même assez désagréables. Qu’il s’agisse d’un téléphone volé ou d’une intoxication alimentaire, les petits incidents peuvent se traduire par des journées de travail perdues, des voyages d’affaires gâchés et des employés mécontents.
Pour que vos voyageurs soient en sécurité, ils ont besoin de soutien et d’assistance — à tout moment et en tout lieu. Cela permet non seulement de s’assurer qu’ils sont en sécurité, mais aussi qu’ils se sentent en sécurité. Plus les membres de votre équipe se sentent en sécurité lors de leurs déplacements, plus ils sont détendus et productifs, ce qui améliore la fidélisation du personnel et simplifie l’expérience du voyage.
Et quelle est la meilleure façon d’assurer la sécurité de votre voyageur? La préparation. Mettez en place un plan pour rassurer vos voyageurs et donnez-leur un plan d’action pour chaque situation. Avec la bonne préparation, vous saurez exactement où se trouvent tous vos voyageurs et comment les rejoindre à tout moment de leur voyage.
Vos voyages d’affaires sont importants. Faites en sorte qu’ils comptent.
Dans le paysage dynamique des voyages d’affaires, la réussite dépend d’une gestion efficace, de stratégies nuancées et d’un soutien sans faille. Et s’il y a une chose dont nous sommes sûrs, c’est que la précision et un soutien dévoué ouvrent la voie à des voyages d’affaires rationalisés et efficaces.
Chez Corporate Traveller, nous comprenons les subtilités de ce domaine. Nos solutions complètes et nos conseils d’experts sont conçus pour amener votre programme de voyage vers de nouveaux sommets.
L’expertise en matière de voyage? À tout moment. Nous vous emmenons, vous et vos voyageurs, là où vous devez aller. Vous pouvez compter sur une équipe de personnes réelles pour vous soutenir, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
La plus récente technologie? Toujours à la fine pointe. Des solutions de réservation innovantes, des mises à jour en temps réel et des rapports à la demande pour faire passer la visibilité au niveau supérieur.
Les meilleurs tarifs? Bien sûr. L’éventail le plus large d’options de voyage avec le plus grand nombre d’avantages. Une valeur supérieure, du choix et des économies qui s’accumulent rapidement.
Plus d’économies? Oui, s’il vous plaît! Accédez à toutes les possibilités, qu’il s’agisse de tarifs négociés, d’offres et d’avantages exclusifs ou d’offres exclusives Melon.
Les voyages d’affaires sont un investissement, et ils doivent être simples. Faites passer vos voyages d’affaires à la vitesse supérieure en bénéficiant d’un service exceptionnel à chaque étape.
Grâce à un mélange d’experts en voyage et d’expériences numériques transparentes, nous vous couvrons de porte à porte.
Vous voulez faciliter les voyages d’affaires? Vous pouvez compter sur nous.