En avez-vous assez des réservations d’hôtel générales? Les options de réservation standard en ligne peuvent ne pas offrir d’avantages ni de souplesse pour vos voyages d’affaires.

Et si vous pouviez accéder à des tarifs d’entreprise exclusifs, avec une valeur ajoutée adaptée aux besoins de votre entreprise? Ces tarifs vont au-delà d’une simple réduction et peuvent offrir des surclassements, des options d’annulation flexibles et d’autres commodités pour améliorer votre expérience de voyage.

Nous vous expliquerons comment maximiser les économies et les avantages liés aux tarifs hôteliers d’entreprise. Vous apprendrez comment tirer parti de ces offres exclusives pour vivre une expérience de voyage d’affaires confortable, productive et rentable.

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En quoi consistent les tarifs hôteliers d’entreprise?

Les tarifs hôteliers d’entreprise sont des contrats négociés proposés aux entreprises et aux organisations. Les hôtels offrent ces tarifs aux entreprises qui réservent fréquemment des chambres, en échange d’une promesse de réservation régulière à de meilleurs prix. Tout le monde y gagne : l’hôtel obtient des réservations garanties et vous économisez de l’argent.

Si les employés de votre entreprise se déplacent souvent pour affaires, ces tarifs peuvent changer la donne.

Voici pourquoi :

  • Économies de coûts : Avec les tarifs d’entreprise, vous ne payez pas le même prix que les autres. Vous profitez d’une meilleure offre. Chaque dollar économisé sur les voyages peut être réinjecté dans votre entreprise. Et lorsque vous appliquez ces économies à plusieurs voyages et employés, l’effet sur vos résultats nets peut être conséquent.
  • Cohérence et prévisibilité : Plus besoin de se demander si l’hôtel sera convenable. Les tarifs hôteliers d’entreprise permettent d’obtenir des conditions et des prix cohérents pour toutes vos réservations. Cela signifie moins de surprises et des dépenses plus prévisibles, ce qui facilite la gestion de votre budget de voyages d’affaires.
  • Avantages et privilèges : Les tarifs d’entreprise peuvent offrir des avantages supplémentaires tels que le surclassement des chambres, le départ tardif et l’accès aux services exclusifs de l’hôtel. Les employés qui réservent à des tarifs d’entreprise ont plus de chances de profiter de ces attentions particulières qui rendent les voyages moins stressants et plus productifs.

N’oublions pas le facteur humain. Des employés heureux et reposés sont plus productifs et plus satisfaits de leur travail. Surtout, faire appel à une compagnie de gestion de voyages permet de bénéficier d’un pouvoir d’achat supplémentaire pour négocier de meilleurs tarifs.

Comment les tarifs hôteliers d’entreprise fonctionnent-ils?

Les tarifs hôteliers d’entreprise sont négociés en fonction du nombre de nuitées prévues et de la fidélité de l’entreprise. Une fois les tarifs établis, les employés réservent des chambres au moyen d’un code d’entreprise, et bénéficient souvent de tarifs réduits et d’avantages supplémentaires tels que des annulations flexibles ou des commodités gratuites.

Voici comment cela fonctionne:

  1. Tarifs négociés : Le processus commence généralement par une négociation entre votre entreprise et l’hôtel ou la chaîne hôtelière. L’hôtel prend en compte des facteurs comme la fréquence des déplacements de vos employés, le nombre de chambres que vous prévoyez réserver au cours d’une année et votre fidélité à sa marque. Sur cette base, l’hôtel proposera un tarif réduit, généralement à partir d’environ 10 % du tarif affiché.
  2. Processus de réservation : Une fois le tarif fixé, la réservation est assez simple. Il suffit à vos employés d’entrer un code d’entreprise lors de la réservation pour que le tarif convenu soit appliqué. C’est comme si vous aviez un laissez-passer VIP, simplement parce que vous travaillez pour votre entreprise. Dans certains cas, les employés devront présenter une pièce d’identité de leur entreprise au moment de l’enregistrement pour confirmer qu’ils peuvent bénéficier du tarif spécial.
  3. Avantages à valeur ajoutée : Au-delà du tarif réduit, les offres d’entreprise sont parfois assorties d’avantages supplémentaires. Pensez par exemple à des politiques d’annulation souples, à un déjeuner gratuit, à une connexion Wi-Fi gratuite ou même à l’accès à des salles de réunion. Ces avantages supplémentaires rendent le séjour plus confortable et plus productif, ce qui est excellent pour vos employés et votre rentabilité.

C’est en négociant les tarifs que la magie opère

Pour obtenir un tarif hôtelier d’entreprise avantageux, il est essentiel de bien négocier. Cela implique de comprendre les habitudes de voyage de votre entreprise, par exemple le nombre de chambres nécessaires, les lieux et la fréquence des voyages. Avec ces renseignements, vous pouvez communiquer avec plusieurs hôtels pour créer une concurrence. Les hôtels savent qu’ils se disputent votre clientèle. Ils sont donc susceptibles de proposer de meilleures offres lorsqu’ils réalisent que vous envisagez d’autres options.

Conseil de pro : Si les besoins de votre entreprise en matière de voyages sont importants, envisagez un partenariat avec une compagnie de gestion de voyages. Cette dernière possède l’expertise nécessaire pour négocier en votre nom et a probablement déjà établi des relations avec des hôtels. Ce partenariat vous permet d’accéder à des conditions et à des tarifs encore plus avantageux sans avoir à vous soucier de tout gérer vous-même. Bien entendu, il est essentiel de tenir compte des frais de gestion des voyages lorsque vous envisagez cette option, mais vous en sortirez souvent gagnant.

Ainsi, même si l’on ne parle que de quelques dollars économisés sur chaque réservation, ces économies s’accumulent rapidement, surtout si l’on tient compte des avantages supplémentaires d’un tarif hôtelier d’entreprise bien négocié. Il s’agit avant tout d’obtenir la meilleure valeur pour votre entreprise, et lorsque cela est fait correctement, tout le monde en sort gagnant.

Types de tarifs hôteliers d’entreprise

Examinons maintenant les différents tarifs hôteliers d’entreprise que vous pouvez rencontrer. Croyez-le ou non, toutes les réductions sur les voyages d’affaires ne se valent pas!

1. Tarifs fixes

Les tarifs fixes sont l’option la plus stable et la plus prévisible. Ce sont des prix prédéterminés par l’hôtel, qui ne varient pas en fonction de la date de réservation. Imaginez cela comme un prix garanti, fixe et régulier pour une période déterminée. Votre tarif demeure inchangé, que ce soit en haute saison ou durant une période moins achalandée. Cette solution est idéale si votre entreprise préfère budgéter sans surprise, en sachant ce qu’elle paiera à chaque fois.

2. Tarifs réduits

Les tarifs réduits sont la meilleure option pour réaliser des économies si votre équipe est amenée à voyager régulièrement. Ces tarifs offrent généralement un pourcentage de réduction sur le tarif standard de la chambre, et la réduction augmente souvent en fonction du nombre de chambres réservées. Ainsi, plus vos employés voyagent, plus vous pouvez négocier de bonnes affaires.

3. Tarification dynamique

La tarification dynamique est un peu imprévisible. Ces tarifs fluctuent en fonction de la demande, des habitudes de réservation et même de la période de l’année. Comme pour la réservation d’un vol, les prix peuvent varier en fonction du taux d’occupation de l’hôtel, des événements qui se déroulent en ville ou même du moment où vous faites votre réservation. Bien que cela puisse sembler imprévisible, cela peut jouer en votre faveur si vous planifiez et réservez tôt.

En sachant quand la demande est plus faible, vous pouvez réserver des chambres à une fraction du prix demandé en période de pointe. De plus, si vos dates de voyage sont flexibles, vous pouvez profiter des baisses de prix pour faire de bonnes affaires.

Chaque type de tarifs a ses avantages. Il s’agit donc de trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise. Que vous préfériez la prévisibilité des tarifs fixes, les réductions basées sur le volume ou la flexibilité de la tarification dynamique, un tarif hôtelier d’entreprise peut vous aider à économiser de l’argent tout en respectant votre budget de voyage.

Avantages des tarifs hôteliers d’entreprise

Examinons les avantages concrets d’obtenir des tarifs hôteliers d’entreprise pour les voyages d’affaires.

Économies de coûts

Dans le cadre d’une étude de six mois réalisée avant la pandémie, nous avons analysé les données provenant de 1 000 nuitées d’hôtel dans des établissements du monde entier. Il s’agissait aussi bien de grandes chaînes hôtelières que de nos offres et tarifs uniques, exclusifs à Melon, en passant par de charmants établissements locaux.

Nous avons comparé les tarifs de Corporate Traveller à ceux des sites habituels, comme Booking.com, Hotels.com, Expedia, et aux réservations directes sur les sites Web des hôtels.

Résultat? En moyenne, les réservations effectuées par l’intermédiaire de Corporate Traveller ont permis d’économiser 28,03 £ (environ 45 $ CA) par nuitée, ce qui équivaut à une économie de 13,9 % par nuitée. C’est beaucoup! Si votre entreprise réserve 1 000 nuitées par année à des tarifs supérieurs à 100 £ (environ 175 $ CA) par nuitée, vous pourrez économiser plus de 14 000 £ (24 000 $ CA) par année. Imaginez ce que vous pourriez faire avec cet argent supplémentaire : peut-être, financer un autre voyage d’affaires ou offrir à votre équipe des avantages bien mérités.

Commodité

Les tarifs hôteliers d’entreprise vous facilitent également la vie. Le processus de réservation s’en trouve simplifié. Au lieu de passer d’un site à l’autre, de comparer les prix et les offres, tout est regroupé en un seul endroit.

Plus la peine de se demander quel tarif inclut le déjeuner ou si le Wi-Fi est gratuit, car tout est pris en charge. De plus, lorsque vos employés voyagent, il leur suffit d’entrer un code d’entreprise, et voilà! Ils sont prêts à partir. Une telle simplicité permet de réduire le temps consacré à la réservation et le stress lié à la gestion des aspects logistiques du voyage.

Avantages supplémentaires

En plus des économies réalisées, les tarifs d’entreprise sont assortis d’avantages intéressants. Ces derniers peuvent transformer un voyage d’affaires ordinaire en quelque chose de vraiment spécial.

Par exemple, nos offres exclusives à Melon proposent à chaque personne qui voyage les meilleurs prix et des avantages uniques. Il peut s’agir d’un déjeuner ou d’une meilleure chambre, d’un enregistrement anticipé ou d’un départ tardif, sans frais supplémentaires. De plus, contrairement aux tarifs des agences de voyages en ligne, vous accumulez des points de fidélisation.

Ces extras font une grande différence, surtout pour les grands voyageurs. Une bonne nuit de sommeil dans une chambre calme, un déjeuner chaud pour bien commencer la journée ou un enregistrement anticipé après un vol de nuit peuvent réduire le stress lié au voyage.

Dans l’ensemble, nos offres exclusives à Melon permettent d’obtenir une valeur ajoutée moyenne de 5,3 % par rapport aux tarifs similaires d’agences de voyages en ligne ou des réservations directes. En fin de compte, vous n’économisez pas seulement de l’argent, mais vous bénéficiez également d’une meilleure expérience globale.

Selon notre étude, sur 1 000 nuitées, 475 d’entre elles comprenaient des avantages supplémentaires, ce qui s’est traduit par une économie totale de 39 218 £ (environ 65 000 $ CA). Cela représente une économie de 18,08 % si l’on tient compte de tous les extras. Ainsi, lorsque vous réservez à des tarifs d’entreprise, vous ne réservez pas seulement une chambre, mais vous vous assurez aussi de la valeur, du confort et d’une expérience de voyage sans heurts qui garantit la satisfaction de votre équipe tout en respectant votre budget.

Comment obtenir les meilleurs tarifs hôteliers d’entreprise?

En résumé, pour obtenir les meilleurs tarifs hôteliers d’entreprise :

1. Maîtriser l’art de la négociation

La clé pour obtenir un tarif hôtelier d’entreprise intéressant est la négociation, purement et simplement. Mais, il ne s’agit pas de marchander une trouvaille dans un marché aux puces. Vous devez vous munir de données telles que le nombre de chambres nécessaires, le lieu où elles seront requises et la fréquence d’utilisation. Cela vous permet de négocier en position de force.

Voici la stratégie : Communiquez avec plusieurs hôtels et faites-leur savoir qu’ils sont en concurrence pour l’obtention de votre clientèle. Les hôtels aiment un peu de concurrence amicale, et lorsqu’ils réalisent qu’ils ne sont pas la seule option en ville, ils sont plus enclins à bonifier l’offre. De plus, si le volume de voyages de votre entreprise est important, vous êtes en meilleure position pour exiger des tarifs plus bas.

Mais, si tout cela vous semble représenter beaucoup de travail, c’est là qu’intervient une compagnie de gestion de voyages. Corporate Traveller peut négocier en votre nom. En faisant appel à nous, vous augmentez vos chances d’obtenir de meilleurs tarifs et des conditions plus avantageuses, sans avoir à lever le petit doigt. Grâce à leurs relations de longue date avec les fournisseurs, les compagnies de gestion de voyages comme la nôtre peuvent vous fournir tous les tarifs – des millions de tarifs. Du système mondial de distribution aux tarifs d’Expedia et au-delà, nous sommes là pour vous aider.

2. Tirer parti du volume de réservations

Le volume est votre arme secrète pour obtenir les meilleurs tarifs. Plus le nombre de chambres réservées par votre entreprise est élevé, meilleures seront les offres que vous pouvez obtenir. Les hôtels aiment les affaires garanties, et ils sont prêts à vous proposer une réduction pour s’assurer de ces réservations.

Si votre entreprise envoie régulièrement des employés aux mêmes endroits, utilisez ce facteur à votre avantage. Montrez aux hôtels que votre entreprise peut occuper leurs chambres de façon régulière, et vous serez dans une position privilégiée pour négocier des tarifs plus avantageux. Plus vous réservez, plus vous économisez. C’est aussi simple que cela.

3. Utiliser la technologie à son avantage

Les plateformes de réservation et les outils de gestion des voyages offrent des avantages considérables. Au lieu de passer des heures à chercher le meilleur prix sur Internet, laissez la technologie faire le travail.

Prenons l’exemple de notre plateforme de voyages d’affaires, Melon. Elle propose des millions de tarifs d’hébergement partout dans le monde et facilite la réservation. Grâce à des fonctionnalités telles que la recommandation d’hôtels en fonction des prix et des disponibilités, Melon vous permet de toujours trouver une chambre à un prix raisonnable. De plus, son algorithme peut être adapté à différents postes, niveaux d’ancienneté ou services, ce qui vous permet de trouver l’équilibre parfait entre économies et commodité, tout en respectant les politiques de voyage de votre entreprise.

Pour les utilisateurs américains, l’intégration de Melon avec un outil de gestion des dépenses améliore l’expérience de bout en bout et la rend encore plus fluide. Certaines plateformes disposent d’intégrations novatrices, comme les cartes d’entreprise et le suivi automatisé des dépenses, qui vous permettent d’avoir une vision en temps réel de vos frais de voyages d’affaires. Tout cela vise à vous faciliter la vie, à vous faire gagner du temps et à vous aider à respecter votre budget.

Les plateformes ne se limitent pas aux réservations d’hôtels. Elles comprennent aussi la réservation de vols d’affaires. En tirant parti de la technologie, vous pouvez gérer tous les aspects des voyages d’affaires en un seul endroit, ce qui garantit un processus rationalisé et rentable.

4. Tirer le meilleur parti des programmes de fidélisation

N’oubliez pas les programmes de fidélisation. Si votre équipe voyage souvent, ils peuvent être une mine d’or. L’adhésion à ces programmes et l’utilisation des cartes de crédit professionnelles qui y sont liées permettent d’accumuler des points échangeables contre des séjours gratuits, des surclassements de chambre et d’autres avantages.

En maximisant ces avantages de fidélisation, vous économisez dès le départ grâce à des tarifs réduits, et vous obtenez une valeur ajoutée par la suite. Et lorsque vous réservez par l’intermédiaire d’une compagnie de gestion de voyages, ces avantages peuvent être encore plus intéressants. Les tarifs exclusifs et négociés s’accompagnent souvent d’avantages supplémentaires inaccessibles au grand public, ce qui vous permet de bénéficier d’un traitement VIP à chaque fois.

Surmonter les défis courants liés aux tarifs hôteliers d’entreprise

Obtenir des tarifs hôteliers d’entreprise n’est pas toujours facile. Nous comprenons que chaque entreprise a ses propres défis à relever. Rassurez-vous. Votre cas est loin d’être isolé. Voici quelques solutions pratiques pour vous aider à relever ces défis.

Faible volume de réservations

Il est facile de penser que les tarifs hôteliers d’entreprise sont réservés aux grands acteurs, mais ce n’est pas vrai. Même si votre entreprise ne réserve pas des milliers de nuitées par année, il existe des moyens d’obtenir des tarifs concurrentiels.

La clé? Miser sur la force du partenariat.

Un partenariat avec une compagnie de gestion de voyages comme Corporate Traveller vous donne accès à des tarifs prénégociés, souvent plus avantageux que ceux que vous pourriez obtenir par vous-même. Avec nous, vous bénéficiez de tarifs habituellement réservés aux grandes entreprises. Les compagnies de gestion de voyages regroupent les réservations de plusieurs entreprises, ce qui vous permet d’obtenir des réductions qu’il serait difficile de négocier seul.

Si vous n’envisagez pas de vous associer à une compagnie de gestion de voyages, essayez de nouer des relations avec des chaînes hôtelières ou des hôtels où vos employés séjournent fréquemment. Vous pourriez recevoir une offre de leur part en échange de votre fidélité.

Fluctuation des tarifs

L’une des plus grandes frustrations en matière de voyages d’affaires est la variabilité des tarifs. Vous payez un prix un jour, et le lendemain, celui-ci peut être complètement différent. Voici quelques conseils pour garder une certaine cohérence :

  • Réservation à l’avance : Les tarifs ont tendance à augmenter à mesure que les disponibilités diminuent. C’est pourquoi une réservation anticipée peut vous éviter bien des soucis (et vous faire économiser de l’argent).
  • Réservation dynamique : Utilisez une plateforme de réservation de voyages comme Melon qui offre une gestion dynamique des prix. Les fonctionnalités de Melon, soutenues par l’intelligence artificielle, surveillent les tarifs et recommandent les meilleurs moments pour réserver, vous aidant ainsi à éviter les hausses soudaines et à mieux planifier votre budget de voyage.

Conformité à la politique

Nous ne saurions trop insister sur ce point : il est essentiel de disposer d’une politique de voyage d’entreprise, mais c’est en veillant à son respect que l’on peut réellement réaliser des économies. Voici comment s’assurer du respect de tout le monde :

  • Faciliter la tâche : Simplifiez votre politique de voyage pour qu’elle soit claire et facile à comprendre. Les politiques complexes mènent souvent au non-respect des règles.
  • Communiquer régulièrement : Informez votre équipe de l’importance de respecter la politique et des avantages qu’elle apporte à l’entreprise.
  • Contrôler et ajuster : Utilisez des outils comme Melon pour contrôler les réservations et garantir leur conformité avec votre politique. Révisez et mettez régulièrement à jour la politique pour qu’elle reste pertinente et efficace.

Chaque entreprise est confrontée à des défis lorsqu’il s’agit d’obtenir et de conserver les meilleurs tarifs hôteliers d’entreprise. Mais, avec la bonne stratégie et les bons outils, vous pouvez transformer ces défis en possibilités d’économies et de réussite. Nous sommes là pour vous aider.

En résumé

Nous avons examiné les tenants et les aboutissants des tarifs hôteliers d’entreprise, et il est maintenant temps de les résumer. Voici un bref récapitulatif des principaux gains que vous pouvez espérer :

  • Économies substantielles : Les tarifs hôteliers d’entreprise permettent de réduire les frais de voyage jusqu’à 13,9 % par nuitée. Les économies s’accumulent rapidement!
  • Réservations simplifiées : Des processus de réservation simplifiés facilitent la vie de tout le monde, en réduisant les tracas et le temps consacré aux réservations.
  • Avantages supplémentaires : Des surclassements aux points de fidélisation, en passant par des politiques d’annulation souples, les tarifs d’entreprise offrent bien plus qu’un simple endroit où dormir.
  • Négociation efficace : Utiliser le volume de réservations comme levier et faire appel à une compagnie de gestion de voyages pour obtenir les meilleures offres.
  • Technologie à disposition : Des plateformes intelligentes comme Melon permettent de suivre les fluctuations des tarifs et d’assurer le respect de la politique de voyage.

Envie de faire de grosses économies?

C’est le moment idéal pour examiner de près vos politiques de voyage actuelles. Tirez-vous le meilleur parti des tarifs hôteliers d’entreprise? Si ce n’est pas le cas, il est peut-être temps de renégocier ces offres et de commencer à réaliser les économies et les avantages que votre entreprise mérite.

Besoin de savoir comment faire? Ne vous inquiétez pas. Communiquez avec l’un de nos experts en voyages, qui peut vous guider tout au long du processus, et vous aider à trouver les meilleures offres adaptées à votre entreprise. Faites décoller les économies!

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