Économies sur les voyages d’affaires: Comment budgéter et économiser sur les voyages d’affaires

Stratégies clés pour économiser sur les voyages d’affaires

Découvrez les tactiques clés pour mieux utiliser votre budget consacré aux voyages d’affaires et économiser gros.

1. Réserver tôt

Vous connaissez le dicton « L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt »? Dans le domaine des voyages d’affaires, les personnes qui se lèvent tôt font les meilleures affaires. Réserver à la dernière minute, c’est comme parier sur le budget de votre entreprise. Croyez-nous, dans ce jeu, c’est toujours la maison qui l’emporte.

Près d’un quart des voyageurs d’affaires (22 %) dépensent plus que prévu simplement parce qu’ils attendent trop longtemps pour réserver. Les gestionnaires et les assistants sont souvent submergés par des tâches urgentes, laissant de côté l’organisation des projets de voyage à la dernière minute, au moment où les prix sont au plus haut.

Mais, réserver tôt permet d’éviter ces coûts élevés, et de réaliser des économies substantielles.

Prenons l’exemple d’A-Gas, un chef de file mondial dans le domaine des réfrigérants et de la gestion du cycle de vie. En 2017, l’entreprise ne réservait généralement ses voyages que 15 jours à l’avance. L’équipe de Corporate Traveller a élaboré une stratégie visant à anticiper les réservations, avec un objectif de 23 jours en 2018 et de 30 jours en 2019. Résultat? L’entreprise a atteint ses objectifs et économisé 10 % par année.

Le fait de réserver plus tôt a permis à A-Gas de bénéficier d’options de vol moins chères et de négocier de meilleurs tarifs avec les compagnies aériennes et les hôtels. Par exemple, nous avons mis en place une correspondance avec Virgin pour les voyageurs qui voyageaient habituellement avec British Airways, afin qu’ils profitent des mêmes avantages et bénéfices. En 2021, A-Gas a étendu son programme de voyages à l’échelle mondiale avec notre aide, continuant ainsi à réaliser des économies.

Ce qu’il faut en retenir? Planifier n’est pas seulement judicieux, c’est essentiel. Une réservation anticipée permet d’obtenir des prix plus bas, de faire de meilleurs choix et de maximiser le budget de voyage. Alors, configurez des rappels, réservez tôt et vous verrez les économies se multiplier.

2. Faire appel à des compagnies de gestion de voyages

Les correspondances manquées, les changements de dernière minute et les innombrables problèmes de réservation peuvent vous donner envie de vous arracher les cheveux.

Mais, imaginez que vous ayez à portée de main un expert en voyages qui vous évite de vous poser des questions sur la réservation des vols d’affaires, des hôtels et des transports. Cela vous permettrait de vous concentrer sur les choses importantes, comme une présentation réussie ou la conclusion d’une affaire cruciale.

Les compagnies de gestion de voyages peuvent vous faire profiter de meilleurs tarifs sur les vols et les hôtels. Elles peuvent fournir des services complets et veiller à ce que tous les voyages soient conformes à la politique de l’entreprise. De plus, elles offrent une assistance en tout temps, pour que vous puissiez appeler quelqu’un lorsque les choses tournent mal à 3 heures du matin.

Bien que les frais de la compagnie de gestion de voyages peuvent sembler être une dépense supplémentaire, les économies et la tranquillité d’esprit qu’ils procurent peuvent largement compenser les coûts.

3. Tirer parti de la technologie

Pourquoi les voyages d’affaires devraient-ils être considérés comme une exception à l’ère des téléphones intelligents et des technologies avancées? L’utilisation de la bonne technologie, des outils de réservation aux logiciels de gestion des dépenses, peut vous faire gagner du temps, économiser de l’argent, et vous éviter des maux de tête.

Ces outils simplifient l’ensemble du processus, de la réservation des vols et des hôtels à la gestion et au suivi des dépenses. Ils fournissent des données et des analyses en temps réel, garantissent le respect des politiques et offrent des intégrations sans heurts avec vos systèmes actuels.

• Prenons l’exemple de Melon, une plateforme numérique mondiale qui permet de chercher et de réserver des vols en quelques clics. Melon vous donne un accès privilégié à des offres et des tarifs exclusifs, ce qui vous permet de toujours obtenir les meilleurs prix. De plus, les outils de production de rapports complets de Melon vous aident à suivre les frais de déplacement et à maintenir une conformité totale à la politique, ce qui facilite une prise de décision plus éclairée.

Avec la bonne technologie, vous pouvez automatiser les tâches courantes, réduire les erreurs et suivre de près les dépenses.

4. Négocier les tarifs d’entreprises

L’avantage de négocier des tarifs d’entreprise avec les compagnies aériennes et les hôtels est de pouvoir obtenir un traitement VIP à chaque déplacement, sans avoir à débourser le coût habituel d’un tel service. Il ne s’agit pas seulement d’obtenir des réductions sur les voyages d’affaires, mais aussi de nouer des relations qui permettront de réaliser des économies à long terme.

Commencez par analyser vos données de voyage. Vos employés prennent-ils souvent l’avion vers les mêmes destinations ou séjournent-ils dans les mêmes chaînes hôtelières?

Utilisez ces données à votre avantage. Communiquez avec les compagnies aériennes et les hôtels, et présentez le volume d’activités de votre entreprise. Montrez-leur pourquoi il est avantageux pour les deux parties de vous accorder une réduction.

Il est essentiel d’établir une relation solide avec vos fournisseurs de voyages. Il ne s’agit pas d’une négociation ponctuelle, mais d’un partenariat permanent. Lorsque vous réservez régulièrement auprès des mêmes compagnies aériennes ou hôtels, ceux-ci reconnaissent votre fidélité et peuvent vous offrir de meilleurs tarifs ou avantages au fil du temps.

Le fait de communiquer régulièrement et de faire preuve de transparence quant à vos besoins en matière de voyages permet de maintenir ces liens. Voici quelques conseils pour réussir vos négociations et maximiser vos économies potentielles :

• Mettez en valeur votre volume de voyages : Soulignez le volume d’affaires constant que vous générez pour les compagnies aériennes et les hôtels afin de négocier des tarifs dégressifs sur le volume.
• Utilisez les programmes de fidélisation : Utilisez les kilomètres parcourus par les grands voyageurs et les points de fidélisation des hôtels pour profiter d’avantages et de réductions supplémentaires.
• Regroupez les services : Négociez des forfaits comprenant les vols, les hôtels et les locations de voiture pour réaliser des économies supplémentaires.
• Établissez des partenariats à long terme : Établissez des relations solides avec vos fournisseurs de voyages privilégiés afin d’obtenir de meilleurs tarifs au fil du temps.
• Soyez souple : Faites preuve de souplesse dans vos projets de voyage afin de négocier des tarifs plus avantageux hors des périodes de pointe.
• Tirez parti d’une compagnie de gestion de voyages : En fin de compte, tirer parti de l’échelle et du pouvoir d’achat d’une compagnie de gestion de voyages est votre plus grand atout lors de la négociation des tarifs d’entreprise.

La prochaine fois que vous planifierez un voyage d’affaires, faites appel au négociateur qui sommeille en vous. En négociant stratégiquement les tarifs de chambres d’hôtel pour entreprises, vous pouvez réduire considérablement vos frais d’hébergement tout en veillant à ce que vos employés soient logés dans des endroits confortables et pratiques.

5. Être flexible concernant les dates de voyage

Bon, abordons maintenant la question de la flexibilité. Vous savez que la vie peut vous réserver des surprises? Les voyages d’affaires ne font pas exception. Faire preuve de souplesse dans vos projets de voyage peut vous aider à préserver votre budget.

Imaginons que votre entreprise doive réserver un vol pour une réunion importante, mais aucune date précise ne vous est imposée. C’est là que la magie opère. En décalant vos dates de voyage d’un jour ou deux, vous pouvez découvrir des économies cachées qui ne demandent qu’à être saisies.

Les billets flexibles vous permettent de modifier vos dates de voyage, vos horaires ou même vos destinations sans avoir à payer les frais exorbitants que les compagnies aériennes adorent facturer. C’est une aide précieuse pour les voyageurs d’affaires qui effectuent souvent des changements de dernière minute. Vous êtes prêt à partir le vendredi, mais votre client doit reporter le rendez-vous? Pas d’inquiétude à avoir! Avec un billet flexible, vous pouvez modifier vos plans sans frais supplémentaires.

Les statistiques montrent qu’un départ en milieu de semaine peut vous faire économiser beaucoup d’argent. Un simple déplacement du vendredi au mercredi permet d’économiser environ 35 $ en moyenne sur les vols. Il en va de même pour les hôtels : choisissez un enregistrement le jeudi plutôt que le vendredi ou le samedi, et vous économiserez 60 $ de plus.

Ces petits changements s’additionnent, laissant plus de place dans votre budget pour d’autres choses importantes, comme un souper chic avec un client potentiel. Un peu de souplesse permet de limiter votre budget de voyage.

6. Mettre en œuvre une politique de voyage détaillée

Une politique de voyage est la pierre angulaire d’une planification des voyages d’affaires efficace. Elle permet de s’assurer que toutes les activités de voyage sont conformes aux politiques et aux budgets de l’entreprise. Elle constitue un guide complet pour les voyageurs, qui couvre tous les aspects, de la réservation des vols à la gestion des dépenses. Une politique de voyage solide répond à toutes les questions essentielles :

• Comment, où et quand réserver : Définit des lignes directrices claires pour le processus de réservation.
• Les outils technologiques approuvés pour la gestion des voyages : Précise les outils et les plateformes à utiliser.
• Les fournisseurs privilégiés : Indique les compagnies aériennes, les hôtels et les entreprises de location de voitures à privilégier.
• Les processus d’approbation : Détaille les étapes à suivre pour obtenir l’autorisation d’effectuer des réservations difficiles en dehors de la politique.
• Les prolongations de voyage et les déplacements personnels : Décrit les choses à faire et à ne pas faire pour allier affaires et loisirs.
• Les dépenses et les remboursements : Définit ce qui est couvert et comment se faire rembourser.
• L’assurance voyage et les personnes-ressources à contacter en cas d’urgence : Assure que tout le monde sait ce qu’il faut faire si les choses tournent mal.

L’élaboration d’une politique de voyage ne doit pas être un casse-tête.

Pour vous faciliter la tâche, consultez notre modèle de politique de voyage. Cet outil vous guidera pas à pas, en vous aidant à élaborer une politique personnalisée qui conviendra parfaitement à votre entreprise. Grâce à des lignes directrices claires, votre équipe voyagera de manière plus intelligente, dépensera plus judicieusement et sera mieux protégée.

MODÈLE DE POLITIQUE DE VOYAGE

7. Surveiller et analyser les frais de voyage

Il est essentiel de suivre de près les frais de voyage. Un suivi et un examen réguliers des frais de voyage d’affaires permettent d’éviter les dépassements de budget, de cerner les possibilités de réduction des coûts et de s’assurer que chaque dollar dépensé est comptabilisé. Il s’agit de préserver la santé financière et la transparence, ce qui permet de prendre des décisions commerciales plus éclairées.

Pourquoi est-ce si important?

Sans une vision claire de vos frais de voyage, vous risquez de gaspiller de l’argent dans des dépenses inutiles ou de passer à côté d’économies potentielles. En contrôlant régulièrement les frais de voyage, vous pouvez repérer les tendances, ajuster les politiques et prendre des décisions éclairées qui améliorent votre rentabilité.

Alors, comment faire pour être efficace?

La clé réside dans l’utilisation des bons outils de suivi des dépenses, et c’est là que notre plateforme de voyage, Melon, se distingue. Melon vous permet d’analyser vos dépenses et d’économiser dans tous les domaines, où que vous soyez et sur n’importe quel appareil. Que vous soyez aux États-Unis, au Royaume-Uni ou au Canada, la plateforme est conçue pour vous faciliter la vie.

L’outil de politique intelligente de Melon vous permet de la mettre en place et de ne plus y penser, tout en guidant vos voyageurs sur le lieu et le montant de leurs dépenses. Le tableau de bord personnalisé de votre entreprise s’adapte à l’évolution des conditions du marché, ce qui vous fait gagner du temps, à vous et à vos coordonnateurs. Grâce à des données et à des renseignements en temps réel, la production de rapports devient un jeu d’enfant.

En utilisant des outils comme Melon, vous vous assurez que chaque dollar consacré aux voyages est dépensé judicieusement, ce qui vous permet de mieux contrôler votre budget et de libérer votre équipe pour qu’elle se concentre sur ce qu’elle fait le mieux : favoriser la réussite de l’entreprise.

8. Utiliser les programmes de fidélisation

Qui n’aime pas les avantages? Les programmes de fidélisation peuvent être une mine d’or pour économiser de l’argent et obtenir des extras lors de voyages d’affaires. Imaginez que vous obtenez des kilomètres de récompenses pour chaque dollar dépensé par votre entreprise en billets d’avion.

Les programmes de fidélisation ne servent pas uniquement à économiser quelques dollars. Ils améliorent l’expérience de voyage grâce à des avantages qui rendent les voyages d’affaires plus confortables et plus agréables. Alors, la prochaine fois que vous réserverez un vol, pensez aux récompenses potentielles et commencez à maximiser la valeur de vos voyages.

9. Encourager l’utilisation des transports en commun

Les transports en commun ne sont pas réservés aux touristes munis de cartes. Pour les voyageurs d’affaires, les économies et les avantages liés aux transports en commun ou au conavettage peuvent être considérables. De plus, c’est bon pour la planète.

Penser avant tout aux avantages en matière de coûts :

• L’utilisation des transports en commun est un moyen de réduire considérablement vos dépenses. Finis les prix exorbitants de l’essence et les locations de voitures coûteuses. Il s’agit d’une option économique idéale pour les entreprises qui cherchent à diminuer leurs coûts.
• Les personnes qui parcourent jusqu’à 20 km  pourraient économiser environ 1 600 $ par année en faisant du covoiturage. Si elles parcourent de plus longues distances, les économies atteignent 4 300 $. Si l’on fait le compte, les économies combinées pour plusieurs employés peuvent être substantielles – jusqu’à 81 000 $.
• L’Association canadienne du transport urbain (ACTU) a indiqué que les transports en commun réduisent les émissions annuelles de gaz à effet de serre (GES) d’environ 4,7 millions de tonnes, évaluées à 207 millions de dollars. 

Les avantages environnementaux ne sont pas négligeables :

Imaginez un scénario dans lequel votre équipe se déplace fréquemment en ville pour des réunions. Au lieu de conduire chacun de son côté et de payer les frais de stationnement, ces personnes pourraient faire du covoiturage. Cela permettrait de réduire les frais de déplacement, d’encourager le travail d’équipe et de faciliter la recherche d’un stationnement.

En encourageant les transports en commun et le conavettage, votre entreprise peut faire des économies substantielles tout en contribuant à une planète plus verte. Tout le monde y gagne!

Veillons à ce que ces économies se réalisent!

Voilà donc le guide qui vous aidera à réduire vos frais de voyage d’affaires tout en garantissant la satisfaction et la productivité de votre équipe. Résumons les principales stratégies que nous avons abordées :

1. Réserver tôt pourobtenir les meilleures offres en planifiant.
2. Utiliser les compagnies de gestion de voyages pour profiter de l’aide d’experts, de meilleurs tarifs et d’une assistance en tout temps.
3. Tirer parti de la technologie en utilisant des outils de réservation et des logiciels de gestion des dépenses pour rationaliser le processus.
4. Négocier des tarifs d’entreprise en établissant des relations avec les compagnies aériennes et les hôtels afin d’obtenir un traitement VIP sans payer le prix VIP.
5. Être flexible concernant les dates de voyage pour économiser de l’argent.
6. Mettre en œuvre une politique de voyage détaillée contenant des lignes directrices claires pour gérer les voyages de manière efficace.
7. Faire un suivi de chaque dollar dépensé pour prendre des décisions éclairées.
8. Utiliser les programmes de fidélisation en profitant des récompenses et des avantages pour améliorer l’expérience de voyage.
9. Encourager l’utilisation des transports en commun pour réduire les coûts et contribuer à une planète plus verte.

Vous souhaitez réduire vos frais de voyage?

La gestion proactive des frais de voyage ne se limite pas à économiser quelques dollars ici et là. Il s’agit de créer un programme de voyages durable qui profite à votre entreprise à long terme. La mise en œuvre de ces stratégies optimisera votre budget de voyage et améliorera l’expérience de voyage de votre équipe, ce qui contribuera à stimuler la productivité et à augmenter la satisfaction.

N’oubliez pas que chaque dollar économisé sur vos voyages est un dollar qui peut être réinvesti dans le développement de votre entreprise. Commencez à mettre en œuvre ces stratégies dès aujourd’hui, et vous verrez vos économies grimper en flèche. Bon voyage!