Vols d’affaires : comment réserver des voyages d’affaires et économiser
Le prix des vols d’affaires ne cesse d’augmenter. En fait, ils montent en flèche.
Depuis 2021, les coûts des vols dans les principaux aéroports américains ont explosé de 29 %. Et ce n’est pas tout. Le prix moyen des billets d’avion pour les voyages d’affaires a augmenté de pas moins de 72,2 % en 2022 par rapport à l’année précédente. Pour couronner le tout, en 2023, l’indice des prix à la consommation pour les billets d’avion a grimpé de 25 %, la plus forte hausse depuis 1989.
Chaque dollar compte – les voyages d’affaires efficaces et rentables ne sont plus un luxe, mais une nécessité. Les entreprises qui maîtrisent l’art de la réservation de vols d’affaires peuvent réaliser des économies substantielles et éviter que leur budget ne parte en vrille.
Vous en avez assez de voir votre budget de voyage s’envoler à chaque réservation? Et s’il existait un moyen d’économiser beaucoup d’argent et de faciliter vos voyages d’affaires?
Nous vous expliquons comment vous pouvez réserver plus judicieusement et économiser de l’argent sans sacrifier le confort et la convivialité que votre équipe mérite. Allons-y!
1. Évaluez les besoins de votre entreprise en matière de voyages et définissez votre programme de voyages d’affaires
Tout d’abord, vous devez connaître les exigences et les habitudes de votre entreprise. L’évaluation des besoins de votre entreprise en matière de voyages, c’est comme tracer une trajectoire de vol avant le décollage. Examinez la fréquence des voyages de votre équipe, les principales destinations de l’organisation, ainsi que ses compagnies aériennes et ses hôtels préférés. Vos employés voyagent-ils dans le monde entier ou prennent-ils surtout des vols intérieurs?
Maintenant, nous passons à la partie essentielle –la création d’une politique de voyage. Considérez ce document comme le manuel de vol de votre entreprise. Une politique de voyage claire et concise permet de s’assurer que tout le monde connaît les règles de la piste. Elle couvre les procédures de réservation, les fournisseurs privilégiés, les plafonds de dépenses et les processus de remboursement.
Prenez notre modèle de politique de voyage et créez une politique personnalisée pour votre entreprise en un clin d’œil.
Pourquoi est-ce important? Sans politique de voyage, vous volez à l’aveuglette. Les employés risquent de réserver en fonction de leurs préférences personnelles plutôt que du rapport coût-efficacité, ce qui entraîne des incohérences et des frais de déplacement plus élevés. Une politique solide permet de normaliser les procédures de réservation, de réglementer les frais de déplacement et de tirer parti de tarifs négociés avec des compagnies aériennes, hôtels et services de location de voitures. Votre entreprise peut ainsi réaliser d’importantes économies.
Prêt pour la prochaine étape? Attachez votre ceinture, car nous ne faisons que commencer!
2. Planifier et réserver – S’y prendre à l’avance
Il est important de s’y prendre à l’avance quand on réserve un vol. Imaginez-vous que vous devez réserver des billets de première rangée pour un spectacle à guichet fermé. Plus vous réservez tôt, plus les tarifs sont intéressants et plus vous avez d’options. L’idée, c’est qu’il faut profiter des offres spéciales avant qu’elles ne s’envolent.
En utilisant des outils et des plateformes de réservation d’entreprise, vous pouvez rationaliser votre processus de réservation et vous assurer d’obtenir les meilleurs tarifs. Ces outils permettent un contrôle centralisé, facilitant la comparaison des options, le suivi des dépenses et le respect des politiques de l’entreprise.
Voilà l’avantage de notre plateforme de voyages d’affaires tout-en-un, Melon. Sur cette plateforme, vous pouvez lancer des recherches, faire des réservations et produire des rapports en fonction de vos besoins de voyage, et ce, en quelques clics seulement. Vous aurez également accès à des offres exclusives, et à des tarifs négociés. De plus, notre service d’assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 vous permet de clavarder avec de vrais humains.
Vous devriez aussi rester flexibles dans vos horaires de déplacement. En voyageant lors de périodes creuses ou moins populaires, vous pouvez réaliser des économies substantielles. La flexibilité dans votre emploi du temps peut faire une grande différence dans votre budget de voyage. Il sera plus facile de trouver les meilleures offres et d’éviter les tarifs excessifs.
3. Tirer parti des programmes de fidélisation et de réductions pour entreprises
Inscrivez votre entreprise à des programmes de fidélisation et voyez les économies s’accumuler. Les programmes de fidélisation ne sont pas réservés aux vacanciers – vos voyageurs d’affaires peuvent eux aussi accumuler des récompenses. Ces programmes offrent des avantages, par exemple, l’embarquement prioritaire, les surclassements gratuits et un accès à des offres exclusives.
Et ça ne s’arrête pas là : lorsque vous vous associez à une compagnie de gestion de voyages, vous avez accès à des tarifs exclusifs et négociés qui ne sont pas offerts au grand public. Grâce au volume de voyages qu’elles gèrent, les compagnies de gestion de voyages ont la possibilité d’obtenir des offres imbattables. Ainsi, vous pouvez rentabiliser chaque dollar lors de vos voyages d’affaires.
4. Optimiser la technologie pour économiser
La gestion des voyages n’a jamais été aussi facile, grâce à un grand nombre d’applications et d’outils de voyage comme notre application mobile Melon, qui offre la flexibilité de lancer des recherches, de faire des réservations et d’obtenir de l’assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Plus besoin de passer d’un site à l’autre ou de vous inquiéter à cause de changements de dernière minute. Ces outils sont là pour vous aider à dénicher les meilleures offres et à gagner du temps.
Mais la réservation n’est que la première étape. Lorsqu’il s’agit de gérer les frais de déplacement, le bon logiciel peut changer la donne. Imaginez que vous n’ayez plus à vous soucier des notes de frais et que vous puissiez garder un œil sur chaque dollar dépensé, qu’il s’agisse d’un vol ou d’un dîner raffiné. Vous pourriez ainsi assurer la conformité continue aux politiques de votre entreprise et obtenir des renseignements intéressants sur les habitudes de dépense de votre organisation.
Et n’oubliez pas l’analyse des données! L’analyse des frais de voyage vous permet de cerner les tendances, de trouver des occasions d’économiser et d’affiner votre budget de voyage. Cette approche judicieuse vous permet d’économiser et de prendre des mesures qui améliorent les résultats de votre entreprise.
5. Être créatif dans votre façon de voyager
Qui dit que vous devez voyager comme tout le monde? Il n’y a pas de règles strictes. Ne négligez pas les compagnies aériennes à bas prix pour les vols à courte distance – elles peuvent vous faire économiser beaucoup d’argent sans trop de compromis en matière de confort. Pour les destinations peu éloignées, pourquoi ne pas envisager le transport ferroviaire ou routier? C’est souvent moins cher et parfois plus pratique que l’avion.
Et voici un conseil de pro : consolidez vos voyages. Combinez plusieurs réunions ou visites de clients en un seul voyage pour économiser sur les frais de déplacement. En vous y prenant à l’avance et en remaniant vos horaires, il sera plus facile de tirer le meilleur parti de chaque voyage. Vous économiserez ainsi de l’argent et du temps, tout en conservant les interactions en personne essentielles aux activités d’affaires de votre entreprise.
6. Adopter des pratiques judicieuses de réservation des chambres d’hôtel
Lorsqu'il s’agit de réserver une chambre d’hôtel, les tarifs avantageux accordés aux entreprises peuvent faire une énorme différence. Recherchez des tarifs négociés et des offres exclusives – vous en trouverez dans notre plateforme de gestion des voyages d’affaires, Melon. Grâce à Melon, vous pouvez repérer des offres exclusives et accéder aux meilleures options d’hôtels pour tous vos voyages d’affaires.
Il y a des avantages à l’utilisation d’une plateforme de voyages d’affaires pour vos réservations. Vous avez accès à des tarifs négociés et bénéficiez du pouvoir d’achat d’une compagnie de gestion de voyages. Vous ne négociez donc pas seulement en tant qu’entreprise unique, mais à titre de membre d’un réseau élargi, ce qui vous permet d’obtenir les meilleures offres possibles.
N’oubliez pas de profiter des programmes de fidélisation pour les séjours à l’hôtel. Cumulez des points pour chaque séjour et profitez d’avantages, par exemple, des nuits gratuites ou des surclassements. En combinant les programmes de fidélisation et l’utilisation d’une plateforme de voyages d’affaires, vous pouvez maximiser vos économies et rendre chaque voyage d’affaires plus confortable.
7. Gérer les frais de déplacement
Le suivi des frais de déplacement peut sembler fastidieux, mais cela n’a pas à être compliqué. Commencez par mettre en place un système de suivi des dépenses adapté à votre équipe. Notre partenariat avec la plateforme de gestion des dépenses Ramp vous permet de profiter d’une solution intelligente qui offre efficacité et précision. Oubliez les reçus perdus et les retards de remboursement – Ramp simplifie la gestion des dépenses.
Avec Ramp, chaque dépense est suivie instantanément. Les reçus sont recueillis et comparés grâce à une intégration avec les messages texte et les courriels. Il suffit de prendre une photo avec son téléphone pour envoyer une facture. Finies les notes de frais à l’ancienne! Ramp synchronise automatiquement les itinéraires, transformant la gestion des dépenses en un processus sans heurt.
Il est essentiel pour les vendeurs et les grands voyageurs de gérer et de déclarer efficacement les frais de déplacement. Avec Ramp, les remboursements sont rapides et les équipes responsables des finances peuvent prévoir les dépenses avec précision. Encouragez votre équipe à adopter des outils intelligents comme Ramp, à établir des directives claires pour la soumission des dépenses et à créer un processus de remboursement facile à suivre. Grâce à ces étapes, la gestion des frais de déplacement sera un jeu d’enfant pour tout le monde.
8. Encourager les employés à respecter les politiques de voyage
Il est essentiel que tout le monde soit sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les politiques de voyage. Formez vos employés aux tenants et aboutissants de vos lignes directrices en matière de voyages afin de vous assurer qu’ils les comprennent et les respectent. Vous pouvez également offrir des récompenses aux employés qui respectent les mesures d’économies de coûts, par exemple, des cartes-cadeaux ou des congés supplémentaires.
Révisez et mettez à jour régulièrement vos politiques de voyage pour qu’elles restent pertinentes et efficaces. Ainsi, chacun peut se tenir au courant des pratiques exemplaires et des nouvelles occasions de réduction des coûts. Des employés heureux et respectueux des règles sont synonymes de voyages d’affaires abordables et sans tracas!
9. L’ultime astuce pour économiser : travailler avec une compagnie de gestion de voyages
Si vous voulez faire des économies sur vos voyages d’affaires, établissez un partenariat avec une compagnie de gestion de voyages – c’est le meilleur moyen d’y parvenir. Les compagnies de gestion de voyages offrent toutes sortes de services vous permettant de rationaliser votre processus de voyage et d’obtenir des offres imbattables. De plus, elles s’occupent de tous les menus détails logistiques.
Les compagnies de gestion de voyages offrent un service complet, incluant la réservation des vols et des hôtels, ainsi que la gestion des locations de voitures et des politiques de voyage. Elles tirent parti de leur pouvoir d’achat massif pour obtenir des réductions exclusives, ce qui vous permet de bénéficier des meilleures offres à chaque fois. De plus, grâce à une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, les compagnies de gestion de voyages sont là pour gérer les changements de dernière minute et les urgences, pour des voyages sans stress.
Prenons le cas de Blast! Films. Lors d’un tournage en Sibérie, l’équipe de production vidéo a dû être évacuée immédiatement à la suite d’un accident d’hélicoptère. Corporate Traveller est intervenue : elle a organisé le transport et les vols pour ramener l’équipe en toute sécurité et envoyer une nouvelle équipe pour poursuivre le documentaire, et ce, en respectant un budget serré. C’est le type de gestion efficace et vitale des déplacements qu’une compagnie de gestion de voyages peut fournir.
Et ce n’est pas tout. Les efforts de notre équipe d’économie & et de valeur pour les clients, spécialistes en voyages aériens, se sont traduits en économies de plus de 1,4 million de dollars pour les clients américains de Corporate Traveller. Elle y parvient en trouvant des tarifs avantageux, en suivant les crédits arrivant à expiration et en obtenant des surclassements sans frais supplémentaires. L’année dernière, elle a permis à nos clients d’économiser :
- 496 648 $ grâce à une approche créative de réservation de billets;
- 463 625 $ en suivant les crédits arrivant à expiration;
- 251 321 $ en changeant de compagnie aérienne ou d’itinéraire;
- 192 088 $ en obtenant des surclassements et des avantages.
Ces économies ne sont pas que des chiffres – elles se traduisent par une valeur réelle pour votre entreprise.
Sinon, vous pouvez aussi écouter ce que dit Kiernan Doyle, responsable principal de l’approvisionnement stratégique chez Prescient : « L’utilisation de l’outil "Dépenses recommandées" par la compagnie a permis de réduire de manière transparente les frais de déplacement, avec peu d’incidence sur l’expérience du voyageur ».
Travailler avec une compagnie de gestion de voyages vous permet non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi d’avoir la tranquillité d’esprit et d’être aussi efficace que possible. Laissez les experts s’occuper de vos besoins de voyage pendant que vous vous concentrez sur ce que vous faites le mieux. Si vous êtes prêt à transformer votre expérience de voyage, laissez Corporate Traveller prendre en charge vos voyages et regardez les économies se multiplier.
Des histoires de réussite qui en disent long
Nous comprenons que tout le monde aime les histoires de réussite. Alors, laissez-nous vous emmener dans les coulisses et vous montrer comment nous avons aidé des marques comme la vôtre à rationaliser leurs voyages, à faire des économies substantielles et à faciliter la vie de leurs équipes.
Commençons par le parcours inspirant de Beyond Energy et voyons comment l’entreprise, autrefois découragée par sa gestion des voyages à l’interne, s’est maintenant dotée de processus bien rodés pour ses voyages. La logistique des déplacements devenait un cauchemar pour Beyond Energy, chef de file dans le domaine des services de forage sous pression contrôlée. Jusqu’en 2017, tout était géré à l’interne. Toutefois, au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise, la complexité de la coordination des déplacements vers des lieux éloignés s’est aussi accrue.
C’est alors que Corporate Traveller est entré en jeu.
Un employé de Beyond Energy a suggéré de nous confier la gestion de leurs voyages. Notre conseillère spécialisée, Kate, s’est penchée sur leurs besoins. Elle a travaillé à la simplification des approbations et à la gestion des aspects logistiques complexes. Lili, responsable de la relation client, est ensuite intervenue, transformant un partenariat déjà excellent en une puissance stratégique. Des examens trimestriels et des rapports détaillés ont permis à Beyond Energy d’optimiser son programme de voyages et de réaliser des économies substantielles.
« Kate a été formidable. Elle ne rate jamais la cible, elle ne m’a jamais laissé tomber, et d’autres personnes de l’équipe Beyond Energy me disent la même chose à propos d’elle », déclare Eric Legge, président & et chef de la direction de Beyond Energy.
Résultat? Des voyages en douceur et des économies substantielles.
En 2022 seulement, Beyond Energy a économisé près de 18 000 $ grâce à nos processus rationalisés et à la prise en charge par nos spécialistes. Selon Eric Legge, toutefois, notre principal atout est : « Les gens. Les gens d’abord, c’est ce qui compte ».
Alors, que peut-on retenir de cette réussite? En voici les principales leçons retenues :
- La vision stratégique : Les examens réguliers et les rapports détaillés changent la donne. Ils fournissent un portrait clair de vos frais de déplacement, ce qui vous aide à prendre des décisions éclairées et à anticiper les problèmes potentiels.
- Une assistance attitrée : Avoir accès à une conseillère personnelle comme Kate qui connaît parfaitement votre entreprise peut faire toute la différence. Ces spécialistes s’occupent des questions complexes pour que vous n’ayez pas à le faire, ce qui garantit à votre équipe une expérience de voyage tout en douceur.
- D’importantes économies : La gestion experte ne rend pas seulement les voyages plus faciles, elle permet aussi d’économiser beaucoup d’argent. Grâce à nos partenariats stratégiques et nos connaissances d’initiés, nous obtenons les meilleures offres et rationalisons vos processus de voyage, ce qui permet de réaliser des économies considérables.
Et voici une autre victoire à considérer :
La collaboration avec Corporate Traveller a permis d’avoir un effet encore plus important sur la santé mentale. Nous économisions de l’argent sur les déplacements, ce qui nous a permis de faire croître notre équipe de vente et de la faire voyager davantage.
Tom Hess, chef des finances, Genomind
Attachez vos ceintures : récapitulons
Nous avons passé en revue les points essentiels liés aux économies sur les vols d’affaires : évaluer les besoins de voyage, réserver judicieusement, tirer parti de la technologie et s’associer à une compagnie de gestion de voyages. L’idée, c’est que vos voyages d’affaires soient fluides, rentables et sans tracas.
Maintenant, c’est à votre tour de vous approprier ces stratégies – et de prendre votre envol! Mettez en œuvre ces conseils et votre budget de voyage se verra transformé.
Envie d’économiser davantage? Lisez bien ce qui suit!
Pourquoi faire tout cela vous-même? Économisez plutôt 35 $ par réservation avec Corporate Traveller! Faites le calcul et découvrez combien de temps et d’argent vous pourriez économiser lors de la réservation de votre prochain voyage d’affaires avec la bonne équipe de gestion des voyages. Près de 49 minutes par réservation? Voilà beaucoup de temps perdu que vous pourriez récupérer.