Concevoir une politique de voyages et de dépenses exhaustive : les différentes étapes 

Que se passe-t-il en l’absence d’une politique de voyages et de dépenses? 

Disons simplement que ce qui peut mal tourner, tournera probablement mal.  

En fin de compte, une politique de voyages et de dépenses vise à rationaliser les processus opérationnels, à réduire les coûts et à éliminer la fraude. Si ces facteurs ne sont pas pris en compte, vous vous exposez aux risques suivants :  

• Des dépenses excessives dues à des coûts cachés si les dépenses ne font pas l’objet d’une surveillance constante. 
• Des notes de frais soumises en retard ou incomplètes si les employés ne connaissent pas ou ne comprennent pas bien certaines directives spécifiques. 
• Une augmentation des demandes de remboursement frauduleuses sous la forme de demandes de remboursement en double, exagérées ou comportant des erreurs. 
• En l’absence de directives, les comportements frauduleux ne peuvent être contrôlés ou traités et, par conséquent, sont encouragés davantage. 
• Sans une méthode fixe d’enregistrement et de conservation des données relatives aux dépenses, vous n’avez aucune idée des tendances et des modèles de dépenses.  
   

Une politique de voyages et de dépenses n’est pas une solution universelle 

Les entreprises sont toutes différentes; il va donc de soi que la politique de voyages et de dépenses de chacune d’entre elles soit unique. Par exemple, certaines entreprises devront rembourser les frais accessoires, mais ce ne sera pas le cas pour d’autres. Certaines prévoient des indemnités quotidiennes, tandis que d’autres ne remboursent que les dépenses réelles. Vous saisissez le tableau. 

Pour mettre en place une politique de frais de déplacement efficace et dynamique, il faut d’abord déterminer les besoins propres à votre organisation en matière de contrôle et de dépenses. Pour comprendre ce dont vous avez besoin, vous devrez évaluer vos dépenses actuelles. Voici quelques éléments essentiels à prendre en compte :  

• Quel est le coût moyen d’un voyage d’affaires? 
• Quel est le taux de déplacements de vos collaborateurs? 
• À quelle fréquence voyagent-ils? Vers quelles destinations? 
• Quel est votre rendement du capital investi? Il peut être simple ou compliqué de mesurer cet aspect en fonction de la nature des voyages.  

(N’oubliez pas! Toutes ces données vous paraissent compliquées à gérer? Aucune inquiétude à avoir, le logiciel de gestion des voyages peut grandement faciliter ce processus. 

Définir le champ d’application de votre politique de voyages et de dépenses

Maintenant que vous savez ce dont vous avez besoin, il est temps d’établir vos directives.  

N’oubliez pas : les politiques de voyages et de dépenses ont pour but de gérer et de réguler le processus de soumission des notes de frais. Lors de sa création, gardez à l’esprit les catégories de dépenses suivantes : 
 

1) Transport 

Les frais de transport peuvent comprendre les billets d’avion, de train ou d’autobus, les locations de voiture et les services de taxi ou de covoiturage. Une politique exhaustive en matière de voyages et les dépenses doit indiquer clairement les modes de transport autorisés et les limites fixées pour chacun d’entre eux. 

Par exemple, les membres de l’équipe peuvent être autorisés à louer une voiture jusqu’à un certain coût par jour ou à utiliser un service de covoiturage uniquement pour les trajets inférieurs à une certaine distance. Vos employés voyagent-ils en première classe ou en classe affaires? La politique doit préciser la classe de réservation de vol qui sera admissible aux remboursements.  

2) Hébergement 

L’hébergement constitue un autre aspect important des voyages d’affaires. La politique doit préciser les hôtels ou les chaînes d’hôtels dans lesquels vos employés sont autorisés à séjourner, ainsi que le tarif maximal par nuitée. N’oubliez pas de tenir compte des tarifs réduits que votre compagnie de gestion de voyages peut vous proposer. 

Si les hôtels ne sont pas réservés par l’intermédiaire de votre outil de réservation en ligne ou d’un conseiller en voyages attitré, veillez à orienter les voyageurs vers votre solution de réservation privilégiée. De cette manière, vous pouvez fixer des plafonds de dépenses pour les réservations d’hôtel et éviter de payer trop cher pour les hôtels ou autres types d’hébergement. 

3) Indemnités de repas et indemnités quotidiennes 

Lorsque vous définissez une politique de frais de déplacement, n’oubliez pas de prendre en compte les repas et les frais accessoires. Les indemnités quotidiennes – également appelées indemnités de subsistance – doivent couvrir ces dépenses, notamment les repas, les collations, les frais accessoires (tels que le service de blanchisserie ou les pourboires) et même les frais de représentation. Elles doivent préciser les types de repas pris en charge et les plafonds à respecter. 

Par exemple, les employés peuvent être autorisés à dépenser un certain montant pour le déjeuner et le dîner, mais pas pour le petit-déjeuner ou les boissons alcoolisées. Surtout, fixez des limites claires pour séparer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles. Ainsi, même si votre politique prend en charge quelques consommations avec des clients lors d’un argumentaire de vente, les membres de l’équipe ne doivent pas s’en servir comme excuse pour profiter de l’heure de l’apéro aux frais de l’entreprise. 

4) Dépenses effectuées à l’aide de la carte de crédit professionnelle 

Ces cartes sont généralement remises aux employés qui voyagent fréquemment pour des raisons professionnelles, ce qui leur permet d’imputer ces dépenses directement sur le compte bancaire de l’entreprise. Toutes les entreprises n’offrent pas de cartes de crédit professionnelles pour les voyages, mais si vous faites partie de celles qui le font, vous devrez établir certaines règles de base.  

La politique de dépenses doit préciser les types de frais qui peuvent être imputés à la carte (billets d’avion, chambres d’hôtel et repas), les personnes autorisées à l’utiliser et les plafonds en vigueur. Tout comme pour les indemnités quotidiennes, découragez les employés d’utiliser cette carte à des fins non professionnelles en insistant sur les conséquences en cas de non-respect de la politique. 
 

Élaborer une politique de voyages et de dépenses efficace 

Toute organisation a besoin de règles et de règlements pour mener à bien ses activités quotidiennes. Ainsi, il vous faudra penser au-delà des éléments essentiels et réfléchir sérieusement à l’état actuel de vos frais de déplacement. 

Une politique de voyages et de dépenses bien rédigée et bien communiquée permet d’optimiser la gestion des frais de déplacement pour l’entreprise et de simplifier le processus pour les employés. 

Et faites-nous confiance : vous ne voulez pas vous retrouver à chercher désespérément des reçus lorsque vos collaborateurs reviennent d’une formation ou les laisser dans l’ignorance dans l’attente du remboursement de leurs frais (ce qui nuirait à leur moral). 

Mais le travail ne s’arrête pas à la rédaction de la première ébauche. Comme pour toute activité, une politique de voyages et de dépenses efficace est mise en œuvre et peaufinée régulièrement.  

Communiquez votre politique à vos employés. Et s’ils essayent de se faire rembourser des frais qui dépassent la limite autorisée? Tenez-vous-en à votre politique. Après tout, elle est là pour une bonne raison. 

Si votre politique indique qu’elle ne prend pas en charge les frais de bagages supplémentaires, ne les payez pas. Si elle fixe un tarif kilométrique maximal, ne dépassez pas ce montant. Plus vous faciliterez le respect des règles, plus vos employés seront autonomes. 

Bon, ça faisait beaucoup d’informations. Si l’idée d’élaborer une politique de frais de déplacement pour votre organisation en partant de zéro vous rebute, cessez de vous en faire. Consultez notre modèle de politique de voyages pour vous aider à rédiger la première ébauche de votre politique.