Commencez à rédiger votre politique de voyages d’affaires
Si l’idée d’élaborer une politique de voyages d’affaires pour votre organisation en partant de zéro vous rebute, cessez de vous en faire.
Pour mettre en place une politique de voyages, vous aurez besoin de l’aide d’un spécialiste des voyages d’affaires et d’une technologie fiable pour automatiser les processus en arrière-plan.
Prenez connaissance du modèle au bas de ce blogue pour commencer!
Procédez pas à pas
La première étape consiste à s’associer à une compagnie de gestion de voyages d’affaires qui mettra à la disposition de votre organisation un conseiller en voyages attitré. Ce dernier travaillera en étroite collaboration avec vous pour vous indiquer comment élaborer une politique ainsi que les éléments à y inclure.
Une politique de voyages bien conçue répond à toutes les questions sur les voyages d’affaires, de sorte que vous n’avez pas à répondre à ces questions chaque fois que quelqu’un effectue une réservation. Sans ce cadre et une technologie de pointe pour l’appuyer, les voyages d’affaires risquent de devenir chaotiques.
Pour commencer, une politique de voyages peut inclure des instructions de base sur ce qui suit :
- Données de réservation
- Vols nationaux
- Vols internationaux
- Hébergement
- Location de voiture /transport
- Communication interne
- Sécurité et bien-être des voyageurs
Saisissez vos instructions pour chacune de ces composantes du voyage dans un document. Nous vous suggérons de communiquer ce document avec votre conseiller en voyages ou de le faire participer dès le début pour vous aider à documenter de manière cohérente les préférences de votre entreprise. C’est également une bonne idée de le distribuer à l’interne et, éventuellement, avec un ou deux voyageurs réguliers de votre organisation pour valider sa cohérence.
Sur le plan technologique
En matière de technologie, votre conseiller en voyages vous expliquera comment une bonne plateforme de gestion de voyages peut soutenir les modes de contrôle de votre politique.
Avec la plateforme Melon de Corporate Traveller, les options des voyageurs peuvent être contrôlées grâce à des algorithmes personnalisés prédéfinis et à des niveaux de dépenses individuels. La configuration de la politique de Melon, alimentée par l’IA, effectue les démarches et élimine la frustration typiquement associée à la recherche sur de multiples sites. Melon propose un éventail de choix de voyages basés sur les comportements appris (des utilisateurs) afin de se conformer à la politique et aux objectifs de voyages de votre entreprise.
En combinant les lignes directrices de vos voyages d’affaires à une plateforme de voyage performante comme Melon, la réservation et la gestion des voyages deviennent beaucoup plus simples pour les voyageurs et les coordonnateurs de voyages.
À long terme
Au début, il vous faudra un peu de temps avant de passer d’une bonne à une excellente politique de voyages. Nous suggérons de réexaminer une politique de voyages récemment mise en place au bout d’environ six mois. Vous pourrez juger de l’efficacité de votre politique par le nombre de questions provenant des voyageurs et des décideurs ou à leurs réactions. Lorsque vous serez prêt à élaborer une politique plus détaillée, des intervenants clés interviendront dans le processus.
En établissant des bases solides pour les voyages d’affaires et en réexaminant votre politique au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, vous vous assurerez que les voyages d’affaires seront gérés efficacement et respecteront le budget à long terme.
Vous souhaitez faire passer vos voyages d’affaires au niveau supérieur?
Téléchargez ce modèle de questions sur les voyages pour guider la première ébauche de votre politique. Communiquez ensuite directement avec l’un de nos spécialistes des voyages afin qu’il vous aide à mettre en place la politique dans votre entreprise.