Le guide complet sur les politiques de voyages d’affaires 

Qu’est-ce qu’une politique de voyages? 

Une politique de voyages est un guide que les voyageurs d’affaires doivent suivre et qui décrit les éléments suivants : 

• Comment, où et quand réserver 
• Les outils technologiques approuvés pour la gestion des voyages 
• Les fournisseurs privilégiés pour les vols, le transport terrestre et l’hébergement 
• Le processus d’approbation pour les réservations non conformes à la politique 
• Les prolongations de séjour et les voyages personnels 
• Les dépenses ainsi que ce qui est pris en charge ou non 
• Le processus de remboursement 
• Les renseignements sur l’assurance voyages d’affaires 
• Les procédures et personnes à joindre en cas d’urgence 

La politique de voyages de votre entreprise doit refléter la culture et les valeurs de votre entreprise, soutenir vos voyageurs et leurs besoins, et protéger votre entreprise contre les circonstances imprévues. Il s’agit d’un document central qui oriente votre équipe du début à la fin du processus d’organisation d’un voyage d’affaires. 

Si les mots « politique » ou « processus » suscitent quelques mécontentements, ne vous inquiétez pas! Une politique de voyages ne doit pas nécessairement être rigide et inflexible. 

Vos voyageurs préfèrent-ils effectuer leurs réservations eux-mêmes? Ne les privez pas de leur autonomie. Ils auront toujours la possibilité de faire eux-mêmes leurs réservations; vous leur offrirez simplement un outil plus performant et une méthode plus efficace pour le faire. 

Vos collaborateurs se sentent-ils prêts à faire face à tout événement susceptible de perturber leurs déplacements? En mettant en place une politique de voyages, vous leur offrez des repères et les aidez à se sentir mieux préparés lorsqu’ils voyagent pour des raisons professionnelles. 

1) Établir les directives en matière de voyages d’affaires 

En prenant le temps d’élaborer une politique qui répond aux besoins de votre entreprise, vous assurez la sécurité de vos voyageurs, maîtrisez les coûts et optimisez chaque déplacement professionnel. 

Commencez par passer en revue les types de voyages autorisés et le motif de chacun d’entre eux. 

Si les membres de votre équipe voyagent à l’international, vous pourriez envisager de mettre en place des mesures de sécurité supplémentaires. Vous devez également déterminer les restrictions quant au type de transport terrestre utilisé ou aux lieux de séjour des employés. 

Mettez en place un processus de réservation pour les vols, les hôtels et d’autres moyens de transport terrestre. Combien de temps à l’avance doivent-ils effectuer leurs réservations? Des règles différentes s’appliquent-elles en fonction du poste de la personne qui voyage? Qui sert de point de contact pour les réservations et autres questions relatives aux voyages? 

Il est également important de veiller à inclure les renseignements relatifs à l’assurance voyage de votre entreprise. Veillez à noter si votre politique prend en charge les frais médicaux et/ou toute perte due à des annulations ou des retards des services de transport en raison de facteurs indépendants de la volonté des employés. 

Disposez-vous d’une politique de production de rapports et de documentation des dépenses? Il s’agit notamment de mettre en place un système pour les demandes de remboursement (comme les frais de repas) ainsi que la procédure à suivre, afin que votre équipe puisse facilement récupérer son argent! 

2) Élaborer une politique de voyages qui place vos collaborateurs au premier plan

Vous connaissez déjà le terme « devoir de protection ». Il est donc important d’élaborer une politique de voyages d’affaires qui accorde la priorité à la sécurité des voyageurs et aux besoins en matière d’accessibilité. Il vous faudra définir et attribuer les rôles et les responsabilités de toutes les personnes impliquées, notamment le gestionnaire de voyages, si vous en avez un. 

Prévoyez un plan d’urgence et mettez à disposition les renseignements sur la sécurité des voyageurs. Déterminez la personne à joindre en cas d’urgence (votre compagnie de gestion de voyages?) et les moyens de prendre contact avec elle. Est-il possible de la joindre pour bénéficier d’une assistance en cas d’urgence en tout temps, par téléphone ou par clavardage? Qu’en est-il de l’assistance par courriel? 

Conviez votre service des RH, les voyageurs eux-mêmes et la personne responsable de l’équité, de la diversité et de l’inclusion au sein de votre entreprise& à une discussion afin de comprendre les besoins individuels des membres de votre équipe, les difficultés rencontrées lors de leurs déplacements et les lacunes de votre programme de voyage. 

Le fait de collaborer avec une compagnie de gestion de voyages est un excellent moyen de garantir la sécurité des voyageurs avant et pendant leur déplacement.  

3) Fixer des limites budgétaires raisonnables pour les voyages d’affaires

Vous avez un budget à respecter, mais est-il réaliste? Pour une politique efficace, il est primordial de fixer des limites budgétaires raisonnables. 

Votre budget doit tenir compte de toutes les dépenses liées aux voyages, comme les billets d’avion, l’hébergement, les repas et le transport terrestre. Une fois votre budget établi, vous pouvez déterminer les coûts raisonnables pour les hôtels et l’hébergement, le transport terrestre, les vols, etc. Intégrez ces plafonds dans votre logiciel de réservation de voyages afin d’aider les voyageurs à respecter les limites fixées et leur permettre ensuite de rendre compte de leurs dépenses. 

Il est important de définir des règles précises quant aux remboursements permis par l’entreprise et aux dépenses qui doivent être assumées par les employés. 

Si vous avez fixé un tarif journalier maximum pour les repas lors des déplacements professionnels, il est essentiel que les voyageurs comprennent cette limite avant d’accumuler des frais supplémentaires. Le fait d’exiger des reçus peut aussi faciliter le suivi des dépenses des employés et éviter tout dépassement de budget. 

En collaborant avec une compagnie de gestion de voyages comme Corporate Traveller, vous pouvez passer en revue vos dépenses de l’année précédente et trouver les éléments à optimiser ou à modifier en fonction de l’évolution du marché. 

4) Rationaliser le processus des demandes de remboursement 

Si vous ne savez pas comment rédiger une politique de frais de déplacement, il est essentiel de créer un processus simple de demande de remboursement pour harmoniser les pratiques de votre équipe. Avez-vous accès à un système de paiement permettant de régler la plupart des dépenses au moment de la réservation? Cela pourrait être un bon moyen de vous éviter du stress et de gagner du temps à l’avenir.  

Plus vous réglez de frais avant l’arrivée de vos voyageurs à destination, plus il sera simple de rapprocher les dépenses à leur retour.  

Si une personne est responsable d’examiner les notes de frais et de veiller à obtenir les approbations préalables aux voyages, assurez-vous de définir des critères d’approbation des demandes et envisagez d’automatiser les processus pour simplifier ces démarches! 

5) Opter pour une plateforme de gestion de voyages tout-en-un et simple à utiliser  

Il est essentiel de choisir le bon logiciel de gestion de voyages. Une plateforme de réservation adéquate peut offrir aux voyageurs une expérience conviviale, leur permettant d’accéder aux tarifs les plus avantageux et aux disponibilités les plus pratiques. 

Chez Corporate Traveller, nous utilisons Melon. Il s’agit d’un outil de réservation, d’une suite de production de rapports, d’un outil de promotion des politiques de voyages, d’un gestionnaire de profils de voyageurs, et bien plus. Melon propose une fonction de « dépenses recommandées », qui permet aux voyageurs de respecter les limites de la politique de réservation. Bonjour la culpabilité visuelle! 

Grâce à son interface utilisateur simple, Melon facilite la réservation, la gestion et le suivi de vos voyages d’affaires, en plus de bénéficier de l’assistance de nos conseillers en voyages attitrés et d’un soutien spécialisé disponible en tout temps. Vous pourrez accéder aux offres et avantages exclusifs de Melon (ainsi qu’à de nombreux contrats négociés et offres en ligne) et vous occuper de tous vos besoins en matière de voyage dans la même solution. 

Dès le départ, vous pourrez travailler en étroite collaboration avec notre équipe pour veiller à ce que tous vos besoins soient satisfaits. Nous vous aiderons à personnaliser votre programme de voyage pour répondre aux besoins particuliers de votre entreprise, à intégrer votre politique de voyages dans la plateforme et à offrir de la formation aux membres de votre personnel pour les guider à chaque étape. 

Bravo! Vous avez à présent tous les renseignements nécessaires en main pour rédiger une politique de voyages d’affaires. Tape-m’en cinq! Il est maintenant temps de tout consigner par écrit.  

Il se peut que vous ayez déjà mis en place certains éléments qui méritent d’être retravaillés ou totalement remaniés. Consultez notre modèle facile à utiliser et commencez à cocher les cases! 

1. Politiques en matière de voyages internationaux ou à l’étranger  

Quand vos collaborateurs voyagent partout dans le monde, il est important de concevoir une politique qui traite des voyages internationaux ou à l’étranger. Il s’agit d’une protection pour eux (et pour vous), sur tout ce qui concerne la sécurité des voyages, les dépenses et toutes les autres situations. 

Que ce soit pour des voyageurs individuels ou des équipes entières, votre politique de voyages internationaux doit intégrer les éléments suivants : 

• Comment et où réserver – avec un gestionnaire de voyages, un outil de réservation en ligne, une compagnie de gestion de voyages? 
• Assurances voyage et coordonnées – numéros internationaux et renseignements sur les politiques 
• Personnes à joindre en cas d’urgence – les moyens de les joindre et le processus à suivre lors de situations d’urgence à destination 
• Frais de déplacement – limites et modalités de remboursement 
• Documentation de voyage – la personne à joindre en cas de questions 
• Les délais de réservation anticipée – à quel moment doit-on effectuer ses réservations pour les voyages internationaux? 
• Prolongations de séjour – sont-elles autorisées et quels coûts doivent assumer les voyageurs s’ils décident de prolonger leur séjour pour des raisons d’agrément? 

En précisant l’ensemble de ces renseignements dans votre politique, vous rimplifierez le processus pour vos équipes des finances, vos gestionnaires de voyages et vos voyageurs. Et très sincèrement, qui n’a pas envie de rendre son expérience de voyage plus agréable? 

2. politique de voyages d’affaires pour les voyages en classe affaires 

Votre programme de voyage d’affaires prévoit-il des règles, des limites ou des indemnités différentes selon le niveau d’ancienneté? Certains employés subalternes doivent-ils voyager en classe économique, alors que certains cadres sont autorisés à réserver des vols en classe affaires? 

Si certaines exceptions et situations permettent à un membre du personnel de faire une réservation en classe affaires, quel que soit son poste, vous devez également les intégrer dans votre politique. 

En clarifiant ce point autant que possible, vous vous éviterez un véritable casse-tête lors des approbations à venir. 

3. Politique d’indemnités de repas de l’entreprise 

C’est super si vous avez déjà centralisé la plupart de vos frais de déplacement comme les vols, l’hébergement, le transport et la location de véhicules, mais vos employés doivent quand même manger! Il est très important d’inclure une politique d’indemnités de repas qui précise les repas (et leur montant) que vous prendrez en charge. 

Certains membres de votre équipe peuvent voyager avec des cartes de crédit professionnelles, tandis que d’autres peuvent avoir besoin d’être remboursés. Les directives et les procédures relatives à la soumission des dépenses ou aux demandes de remboursement doivent être parfaitement claires! 

N’oubliez pas de préciser si votre politique de voyages d’affaires comprend également des dispositions concernant la consommation d’alcool! Il vaut mieux que les règles soient bien définies lorsqu’il s’agit de payer l’addition des boissons. 

Quelques éléments à prendre en compte en matière d’indemnités de repas et de consommation de boissons alcoolisées : 

• Quels sont les repas pris en charge et pour quel montant? 
• Qui paie l’addition d’un dîner avec boissons alcoolisées? 
• Si vous invitez des clients, quel est le budget prévu et dans quelle mesure peut-il être modifié? 
• Quel est le processus de soumission des dépenses liées à la carte de crédit professionnelle? 
• Quelle est la procédure de demande de remboursement? 

Votre équipe aura toujours des questions sur la politique en matière de repas et de boissons. Veillez donc à ce que vos collaborateurs puissent trouver facilement l’information et qu’un point de contact compétent soit mis en place pour clarifier certains points. 

4. Politique de voyage des cadres 

Nous avons brièvement abordé les voyages des cadres au chapitre des déplacements en classe affaires, mais il y a certainement plus à dire sur les déplacements des hauts dirigeants. 

Les voyages des cadres peuvent être un sujet délicat si les politiques en vigueur sont plus souples que celles conçues pour les membres de l’équipe d’un échelon hiérarchique inférieur. Vos cadres peuvent également avoir besoin de connaître les directives en place pour leurs propres déplacements, afin d’éviter tout dépassement accidentel qui pourrait causer des problèmes comptables! 

Veillez à leur fournir un guide portant sur les approbations, les procédures, les délais de réservation, les repas, l’hébergement, etc. 

Mettez tout à disposition. Faites en sorte que votre politique soit aussi accessible que possible et, pour un cadre très occupé, pensez à inclure des puces et des titres en gras pour qu’ils puissent rapidement trouver les informations dont ils ont besoin. 

5. politique de voyages d’affaires en ce qui a trait aux catastrophes naturelles ou aux restrictions liées à la COVID-19  

Nous pouvons tous convenir que la COVID-19 a freiné de manière brutale les voyages d’affaires. Dans la plupart des secteurs d’activité, la pandémie a eu une incidence sur les relations avec les clients et sur la capacité d’en attirer de nouveaux, tout en entraînant des coupes budgétaires assez drastiques.  

Bien qu’il ne s’agisse que d’un seul événement, de nombreuses entreprises ont commencé à réfléchir à ce qu’il adviendrait de leurs programmes de voyage en cas de nouvelle épidémie de COVID ou d’un autre virus. On croise les doigts, mais ça ne suffit pas, malheureusement. 

Il y a aussi le risque que les voyages soient touchés par une catastrophe naturelle. Ce n’est pas une nouveauté : tremblements de terre, tsunamis, éruptions volcaniques, ouragans. Avez-vous mis en place un plan ou une politique pour soutenir votre équipe et la guider face à l’imprévisible? 

En 2022, nous avons interrogé 120 employés de différents secteurs et entreprises. Plus de la moitié des personnes interrogées (51 %) ont déclaré que leur entreprise ne mettait pas à leur disposition des ressources ou des conseils pour garantir leur sécurité lors de leurs déplacements. Le devoir de protection n’est pas une tâche à reléguer au second plan; il s’agit de votre obligation légale de vous assurer que votre équipe est bien informée. 

Alors, quelle est la solution? 

En collaborant avec une compagnie de gestion de voyages, vous bénéficiez du soutien dont vous avez besoin si des personnes qui voyagent à l’étranger rencontrent un problème. Corporate Traveller propose Melon, notre logiciel de gestion des voyages, qui centralise votre politique pour que vous puissiez y accéder très facilement. De plus, nos experts en voyages peuvent vous guider sur les actions à entreprendre, les personnes à joindre et les moyens de rapatrier votre équipe en toute sécurité et le plus rapidement possible. 

Avez-vous oublié quelque chose dans votre politique de voyages? 

Examinons ceci de plus près. Si vous imaginez votre politique comme un sandwich, elle doit comprendre : 

Le pain et le beurre  

• Où et pourquoi : Y a-t-il des restrictions concernant les personnes qui voyagent à l’intérieur du pays ou à l’étranger? Ou des directives sur les motifs de déplacements? 
• Quand : Y a-t-il des restrictions quant aux périodes où les voyages d’affaires sont autorisés, par exemple lors d’une période auditée ou d’une récession financière? 
• Comment? Comment faire les réservations de voyages d’affaires? À l’aide de votre outil de réservation en ligne ou par l’intermédiaire d’une compagnie de gestion de voyages préférée? Combien de temps à l’avance les voyages nationaux et internationaux doivent-ils être réservés? 
• Fournisseurs préférés : Avez-vous des partenaires préférés pour le transport aérien, l’hébergement, le transport terrestre ou l’assurance voyage? 
• Approbations : Qui doit autoriser les voyages? 
• Questions d’argent : Quel est le processus de gestion/soumission des dépenses, de paiement des voyages et de remboursement? 
• Oh, oh! : Comment allez-vous prévenir ou traiter le non-respect de la politique de voyages? 
• Niveau de confusion : Il y a beaucoup de « confusion » et de questions sur des points de votre politique? Cela signifie qu’elle n’est pas claire et qu’il est temps d’examiner la ou les raisons de la confusion auprès de vos employés (ou de votre équipe des finances!). 

 La garniture  

• Le grand luxe : Qui a le droit de voyager en classe affaires, de réserver dans des établissements 5 étoiles ou de commander un véhicule UberLUX? Et comment votre entreprise gère-t-elle les surclassements ou l’accès aux salons d’aéroport pour les vols long-courriers? 
• Beaucoup de travail, un peu de plaisir : Quelles sont les conditions à remplir si quelqu’un souhaite prolonger son voyage d’affaires pour prendre un congé personnel? Êtes-vous d’accord pour que vos voyageurs ajoutent des congés annuels à un voyage d’affaires, et si oui, qui paie la facture? 
• Fidélisation : Existe-t-il des programmes de récompenses ou de fidélisation des entreprises qui peuvent être utilisés lors de la réservation? 
• Argent de poche : Vos employés en déplacements disposent-ils d’une indemnité quotidienne pour les repas, les collations et les boissons? Quel est le montant prévu et qu’est-ce qui est couvert et non couvert par cette indemnité? Peuvent-ils commander un service aux chambres, prendre une boisson du minibar ou utiliser le service de blanchisserie de l’hôtel? 

La sauce pas si secrète  

• La sécurité avant tout : Votre politique doit soutenir les fournisseurs de transport aérien, d’hébergement et de transport terrestre qui ont fait l’objet d’un contrôle de sûreté et de sécurité. Il est également utile d’avoir des directives ou de la documentation sur l’assurance voyage pour les voyages professionnels. 
• Et maintenant : Quel est le plan d’action en cas de catastrophe naturelle ou de cas de force majeure? Votre équipe sait-elle qui appeler pour obtenir de l’aide? 
• Et ensuite : Qui est responsable de la mise à jour et de la révision de votre politique de voyages et à quelle fréquence? 

1. Adapter la rédaction aux lecteurs pressés  

L’une des premières étapes de la rédaction d’une politique de voyages axée sur les personnes consiste à comprendre comment vos voyageurs la liront. En toute sincérité...  

Ils ne le feront probablement pas.   

Les recherches ont démontré que les adultes se laissent distraire toutes les 47 secondes. Par conséquent, si un voyageur d’affaires consulte votre politique, il est fort probable qu’il cherche une réponse précise – et qu’il la veuille rapidement. Alors, comment s’y prendre?  

Premièrement, assurez-vous que le document est facile à parcourir. Il doit donc comporter les éléments suivants :   

• Une table des matières  
• Des éléments visuels qui permettent d’attirer le regard vers les renseignements essentiels, comme des organigrammes et des tableaux  
• Des titres clairs et des détails importants en gras  
• Des listes à puces (comme ce que nous avons fait ici) 

Et même s’il s’agit d’un document technique, n’en donnez pas l’impression. Une politique de voyages efficace doit être claire, concise et facile à comprendre. Évitez donc les structures de phrases longues et complexes et le jargon technique, et écrivez dans un français simple et direct. Rédigez-la de façon à ce qu’un élève de huitième année puisse la comprendre.   

2. Orienter les voyageurs vers les ressources appropriées  

Souvenez-vous lorsque nous avons affirmé que les voyageurs ne liront votre politique que pour trouver une solution à un besoin particulier. Qu’il s’agisse d’un lien, d’un numéro de téléphone ou d’un tutoriel détaillé, une politique de voyages bien gérée doit leur mettre à disposition les bonnes ressources.  

Considérez une politique de voyages comme une fiche de ressources plutôt qu’une liste de règles. Voici des éléments d’information essentiels que les voyageurs doivent pouvoir retrouver facilement :  

Votre outil de réservation en ligne approuvé (et les instructions pour l’utiliser)  

• Les codes QR permettant de télécharger votre application mobile de voyages  
• Les compagnies aériennes privilégiées, ainsi que la classe, les budgets et d’autres restrictions  
• Les hôtels autorisés, y compris les directives sur la catégorie d’étoiles et les frais accessoires  
• Les directives relatives au transport terrestre (trains, services de covoiturage, voitures de location et utilisation d’une voiture personnelle)  
• Les procédures pour l’assistance aux voyageurs  
• La compagnie d’assurance voyage 
• Les détails du processus de remboursement (Nous vous donnerons plus de renseignements à ce sujet ultérieurement)  

Vous pouvez aussi intégrer d’autres éléments propres à votre entreprise, mais les éléments ci-dessus vous permettront de constituer le socle de votre politique pour que vos collaborateurs puissent effectuer les bons choix de manière autonome.  

3. Automatiser vos politiques  

Rendons-nous à l’évidence : même avec les meilleurs efforts de communication, il y a toujours un risque qu’un membre du personnel enfreigne la politique, même sans le vouloir. Alors, comment s’y prendre?  

Intégrez la politique au processus de réservation.  

En intégrant votre politique de voyages dans votre logiciel de gestion des voyages, elle devient inévitablement intégrée dans le processus de réservation : même les employés qui se trompent facilement finissent par la respecter par défaut.   

Les outils d’automatisation peuvent détecter les réservations non conformes à la politique et même fournir une piste de vérification. Cette fonction peut être d’une grande aide pour les employés qui ont du mal à se souvenir des procédures et des politiques, surtout à la suite de changements importants apportés à votre programme de voyage.  

4. Fixer un délai pour les demandes de remboursement  

Personne n’a envie d’attendre l’argent qui lui est dû – ou pire – d’apprendre qu’une dépense qu’elle pensait être prise en charge ne lui sera pas remboursée.  

La mise en place d’un processus de remboursement des frais défini de manière claire et précise est essentielle à toute politique de voyages. Les employés doivent pouvoir connaître la procédure de remboursement de leurs frais de déplacement, le délai pour soumettre une note de frais et le moment où ils recevront un remboursement.   

La politique doit également indiquer clairement les dépenses qui font l’objet d’un remboursement ou non, en incluant toute restriction ou exception. Par exemple, si un membre du personnel doit réserver une classe de sièges différente en raison d’un handicap, la politique doit détailler la procédure de demande et d’approbation de cette dépense.   

De plus, en indiquant une échéance pour la soumission des notes de frais, cela permet de minimiser les problèmes de trésorerie tout en offrant des données plus précises et plus complètes sur les dépenses pour la période en question (votre équipe des finances vous en remerciera plus tard).  

5. Se préparer à faire face aux imprévus  

En tant qu’entreprise, vous avez un devoir de protection. En matière de voyages d’affaires, il faut être prêt à faire face à l’imprévu. Malgré tous vos efforts de planification, il y aura toujours quelques déconvenues.   

Par exemple, la perte de bagages, l’annulation ou le retard d’un vol, des intempéries soudaines ou des situations d’urgence politique dans des destinations inconnues peuvent bloquer vos employés sur place.   

« Les entreprises doivent pouvoir préparer une planification spécifique et non pas seulement globale. Tous les aspects du programme de voyage doivent sembler faits sur mesure pour chacune des personnes qui l’utilisent, soit en établissant des plans adaptables, soit en prévoyant l’accès à des spécialistes ou à des technologies qui simplifient les déplacements. » – Emese Graham, Responsable, Équité, Diversité et Inclusion chez FCTG  

Ne vous laissez pas surprendre par des situations imprévues. Mettez en place des procédures pour assurer la sécurité des voyageurs. Veillez à ce qu’ils aient connaissance des démarches à suivre, des lieux où se rendre et des personnes à joindre en cas de difficulté. En adoptant une approche proactive et préparée de votre politique, vous pouvez minimiser l’incidence des situations d’urgence et garantir le bien-être de votre équipe lorsqu’elle est en déplacement.  

CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE : N’oubliez pas de mettre à jour votre politique régulièrement  

C’est une meilleure pratique à suivre que nous vous recommandons pour votre politique de voyage d’affaires! Ce document n’est pas immuable, il est dynamique.  

Qu’est-ce que ça implique exactement? Lorsque votre entreprise se développe et que les conditions de déplacement évoluent, il est essentiel d’ajuster votre politique de voyages en conséquence. Passez en revue votre politique de dépenses au moins une fois par an pour vous assurer qu’elle reste pertinente et efficace – et qu’elle vous oriente vers de nouvelles solutions d’économies.    

Vous pouvez compter sur les données pour vous y aider. Voici quelques facteurs déterminants à prendre en compte au moment de mettre à jour votre politique de voyages :  

• Prenez le temps d’analyser les modèles de frais de déplacement – dépensez-vous beaucoup d’argent de l’entreprise auprès de certains fournisseurs? Vous pouvez essayer de négocier une nouvelle offre ou de trouver des tarifs plus avantageux ailleurs.  
• Cerner les domaines de dépenses excessives ou d’inefficacité – les employés accumulent-ils des frais de stationnement ou de déplacement élevés? Cherchez à savoir si vous pouvez obtenir des abonnements saisonniers ou d’autres arrangements.  
• Évaluez l’efficacité générale de votre politique – est-elle toujours conforme aux nouvelles réglementations qui sont entrées en vigueur depuis sa création? Comment améliorer l’expérience des voyageurs?  

Vous pouvez même envisager de demander l’aide de professionnels, comme une compagnie de gestion de voyages ayant de l’expérience dans la gestion des dépenses, pour vous donner des conseils sur la manière d’optimiser votre politique de voyages afin de mieux répondre aux besoins de vos employés et de votre entreprise dans son ensemble.   

La conception d’une politique de voyages qui soit favorable aux entreprises et aux voyageurs et qui réponde à leurs besoins n’est pas une mince affaire. Mais que vous cherchiez à fidéliser votre équipe, à attirer de nouveaux talents ou à faciliter la vie de vos voyageurs, investir dans une politique de voyages bien conçue est assurément un effort qui en vaut la peine et qui est bénéfique pour la culture d’entreprise.  

En suivant ces meilleures pratiques en matière de politique de voyages et en veillant à ce que votre politique réponde aux besoins de tous les voyageurs, vous serez sur la bonne voie pour offrir à tous des expériences de voyage plus harmonieuses, plus sûres et plus agréables.  

Alors, qu’attendez-vous? Commencez par utiliser ce  modèle de politique de voyages et voyez votre entreprise atteindre de nouveaux sommets!  

Les voyages d’affaires peuvent ne pas être une priorité pour la plupart des employés, surtout ceux qui ne travaillent pas directement avec la clientèle. La sensibilisation constitue le premier pas vers la promotion de politiques de voyages d’affaires efficaces. 

Les employés sont-ils au courant de la politique? Où peuvent-ils trouver des renseignements et des mises à jour sur les voyages d’affaires? Une communication transparente aux moments décisifs et à intervalles fréquents peut contribuer à informer l’ensemble des collaborateurs.

Passer en revue les problèmes courants et anticipés

Les politiques relatives aux voyages d’affaires peuvent être inefficaces si elles ne répondent pas aux besoins de certains voyageurs d’affaires. Vous pouvez anticiper les difficultés en comprenant qu’un voyage de dernière minute peut être nécessaire ou que chaque voyageur a des besoins particuliers. 

Les politiques inclusives visent à assurer la sécurité et le bien-être des employés lors de différents déplacements d’affaires, en prêtant attention à différents détails comme les heures d’arrivée et de départ, la location de voitures, le transport terrestre et le niveau de bruit.  

Communiquer efficacement les politiques relatives aux voyages d’affaires

Les gestionnaires de voyages d’affaires peuvent adopter les meilleures pratiques pour s’assurer que tous les employés sont informés des programmes de voyage et les comprennent. Les politiques visuelles, les documents internes et les guides donnent de bons résultats. Les gens assimilent les informations de différentes manières; il est donc judicieux de présenter les informations essentielles sous forme visuelle et textuelle. 

Il est également recommandé de procéder à une mise à jour annuelle de la politique, ainsi que de communiquer les changements majeurs, comme les nouvelles technologies ou les modifications apportées aux processus d’approbation ou de soumission des dépenses. Une FAQ interne peut aider à mieux comprendre les directives relatives aux voyages d’affaires et susciter de nouvelles questions.

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Renforcer l’adhésion des employés 

Mettez en avant les aspects des domaines des voyages d’affaires qui offrent une certaine souplesse, afin de montrer ce qui est possible en fonction des préférences de chacun. Parlez des avantages d’un outil de réservation en ligne par rapport à la possibilité de collaborer directement avec une compagnie de gestion de voyages.

En proposant du contenu interactif, comme des sondages auprès des employés, vous pouvez savoir si les voyageurs sont satisfaits. Cette méthode permet également de déterminer les voyages inutiles afin de réaliser des économies.

Recruter des ambassadeurs en interne pour promouvoir le programme de voyage d’affaires 

Les politiques en matière de voyages d’affaires concernent un grand nombre de services différents, des ventes à l’équipe des finances. Identifier les principaux acteurs et les impliquer dans le développement du programme de voyage vous permettra de garantir l’adhésion et d’avoir un soutien au sein de l’entreprise.

Forte de sa longue expérience dans le domaine de la gestion des voyages, Corporate Traveller est prête à s’intégrer à votre équipe de planification des voyages en tant que partenaire externe.  Simplifions le processus de réservation, ensemble.  

Études de cas : des stratégies efficaces pour promouvoir votre programme de voyage d’affaires

Un gestionnaire de voyages doit être en adéquation avec la culture de votre entreprise pour une intégration optimale. Découvrez comment ces entreprises ont réussi à trouver la bonne combinaison de technologies et de services pour répondre aux attentes des employés et aux objectifs de l’entreprise.

Si la dernière révision ou mise à jour de votre politique de voyages remonte à plus d’un an, c’est qu’elle est dépassée et qu’elle a besoin d’être actualisée. Si votre entreprise est de petite taille et que son taux de roulement du personnel est faible, vous pouvez probablement vous contenter de petites modifications et optimisations. 

En revanche, si votre entreprise est de taille plus importante avec plusieurs services et un taux de roulement du personnel élevé, il vous faudra probablement effectuer une refonte de votre politique et la réviser plus régulièrement. On ne dit pas que vous devez la modifier à chaque fois qu’une personne est embauchée ou quitte l’entreprise, mais il est important de s’assurer qu’elle est pertinente pour les personnes en poste et qui voyagent! 

Selon une enquête réalisée par Corporate Traveller en 2022, 48 % des personnes interrogées ne savaient pas si leur entreprise disposait de ressources adaptées à des profils de voyageurs particuliers, tandis que 41% ont déclaré que leur entreprise n’en fournissait pas. Cela montre bien qu’il est possible d’améliorer les méthodes d’élaboration des politiques pour mieux accompagner les employés et les entreprises. 

Alors que le monde évolue et commence à comprendre la neurodiversité, les handicaps et les différences culturelles, des programmes et des politiques de voyages mettant les personnes au premier plan sont devenus essentiels. Lorsque nous connaissons les besoins divers des membres de notre équipe, nous pouvons mieux comprendre comment les accompagner lorsqu’ils s’aventurent à l’étranger dans le cadre de nos activités. 

GUIDE : Télécharger le guide « Comment concevoir un programme de voyage axé sur les personnes? » 

Nous recommandons de revoir la politique tous les 3 à 6 mois, mais au minimum une fois par an.