Une approche de la gestion des voyages axée sur les personnes

Pour une entreprise telle que Beyond Energy, tout est une question de relations. En tant que chef de file du secteur des produits et services de forage sous pression contrôlée, pouvoir compter sur une équipe expérimentée pour effectuer le travail rapidement, efficacement et avec précision n’a pas d’équivalent. C’est ce que l’entreprise offre à ses clients, mais c’est aussi quelque chose qu’elle valorise en interne avec sa propre équipe. 

Jusqu’en 2017, Beyond Energy gérait ses voyages d’affaires à l’interne. Mais à mesure que l’entreprise se développait et qu’elle s’implantait dans de nouvelles régions éloignées, le déplacement des équipes devenait plus compliqué sur le plan logistique. Le processus semblait inefficace et la situation ne pouvait pas durer. 

En 2017, un employé de Beyond Energy a proposé de faire appel à Corporate Traveller pour obtenir de l’aide dans la gestion du programme de voyages d’affaires. Ce membre de l’équipe avait travaillé avec nous auparavant et connaissait la valeur que nous pouvions apporter afin de faire passer leur programme de voyages d’affaires au niveau supérieur. 

De par la nature de notre activité, nos employés travaillent dans des endroits très reculés, et la coordination peut s’avérer complexe sur le plan logistique. Les déplacements vers une destination internationale ne sont pas sans difficulté : passage aux frontières, vérification du bon déroulement des vols et, en cas d’escale prolongée, réservation à l’hôtel. Collaborer avec Corporate Traveller nous a permis d’éliminer les complications, puisque l’aspect logistique de la coordination des voyages était pris en charge.  

– Eric Legge, président et chef de la direction de Beyond Energy 

Simplification de la partie logistique des voyages d’affaires grâce à une conseillère en voyages attitrée

Après un examen approfondi du programme de voyages d’affaires de Beyond Energy et des processus entourant l’approbation des voyages et la production de rapports, nous avons travaillé ensemble pour déterminer les aspects à simplifier et donner le coup d’envoi d’un partenariat fructueux. 

Nous avons éliminé les difficultés liées à la partie logistique des voyages d’affaires dans des lieux éloignés, à savoir le passage aux frontières, les arrêts intermédiaires et les compagnies aériennes régionales, en plus de les aider pour la documentation, le transport terrestre, les escales, les hôtels et bien d’autres choses encore. L’expérience est maintenant adaptée au voyageur et leur conseillère en voyages attitrée, Kate, atteint toujours la cible. 

« Kate a été incroyable. Quand je voyage, je sais qu’elle est là et qu’elle va s’assurer que j’ai le bon vol, le temps d’escale nécessaire, l’hôtel que je préfère et le véhicule de location adapté à ma destination. Elle ne rate jamais la cible, elle ne m’a jamais laissé tomber, et d’autres personnes de l’équipe Beyond Energy me disent la même chose à propos d’elle. » – Eric Legge, président et chef de la direction de Beyond Energy. 

Optimisation du programme de voyages avec une responsable de la relation Client 

L’arrivée de Lili, responsable de la relation Client, a permis d’amener un partenariat déjà fructueux à un tout autre niveau. Auparavant, la relation était par moments de nature plus transactionnelle. Avec l’ajout d’une responsable de la relation Client, ils ont pu mieux comprendre comment Corporate Traveller fonctionne, comment l’entreprise est structurée, qui est qui et comment les choses se déroulent. 

Et ce n’est pas tout. Beyond Energy a pu se faire une toute nouvelle idée de la façon dont ses déplacements se déroulent grâce à des examens et des rapports trimestriels personnalisés. Cela leur permet de mieux comprendre comment optimiser le processus, ce qui fonctionne et ce qui doit changer. 

La responsable de la relation Client a été un ajout précieux au processus de Corporate Traveller. Depuis que Lili est entrée en fonction, j’ai une vue d’ensemble de Corporate Traveller et je comprends mieux comment l’entreprise fonctionne et est structurée. La responsable de la relation Client m’a aidé à comprendre comment mon entreprise voyage. Nous avons les rapports mensuels que Lili produit et nous effectuons des examens trimestriels, ce qui a amélioré notre façon de voyager. Je crois que c’était une décision brillante de la part de Corporate Traveller de créer ce poste.

– Eric Legge, président et chef de la direction de Beyond Energy 

Le résultat? Un excellent service, de meilleurs processus et d’importantes économies. 

Aujourd’hui, le programme de voyages d’affaires de Beyond Energy fonctionne de manière optimale. L’excellent service qu’ils ont reçu de la part de notre merveilleuse équipe, et les outils qu’ils ont adoptés, comme notre plateforme de voyage Melon, qui simplifie les réservations, les approbations et les rapports, se traduisent par des économies substantielles et une valeur ajoutée à tous les niveaux. En 2022 uniquement, nous avons rapporté près de 18 000 $ d’économies et de valeur ajoutée pour Beyond Energy. 

Dans l’ensemble, ce sont les gens qui font toute la différence. Il n’y a rien de mieux que d’avoir ce point de contact unique, cette personne qui ne vous laissera jamais tomber. La tranquillité d’esprit de savoir que, où que vous soyez dans le monde, vous bénéficiez du soutien dont vous avez besoin, quelle que soit la situation qui pourrait se présenter. 

Quand on lui a demandé ce qu’il aimait le plus à propos de Corporate Traveller, Eric Legge, le président et chef de la direction de Beyond Energy, a répondu : « Les gens. » Et nous sommes tout à fait d’accord. Les gens d’abord, c’est ce qui compte.