Corporate Traveller ou gestion des voyages à l’interne

Lorsqu’il s’agit de gérer des voyages d’affaires, le choix de s’en occuper soi-même ou de s’associer à un expert peut faire toute la différence. La gestion des voyages à l’interne peut sembler être la solution facile – après tout, il s’agit d’un processus familier sur lequel vous avez un contrôle total. Mais pour les entreprises en croissance, cette approche peut rapidement devenir un fardeau, entraînant des inefficacités, des coûts inattendus et des pertes de temps.

S’adressant spécifiquement aux entreprises qui exigent plus qu’une simple réservation de voyage, Corporate Traveller offre une solution complète de gestion des voyages conçue pour répondre aux défis uniques des voyages d’affaires. Grâce à un mélange de technologie avancée et de service personnalisé, Corporate Traveller va au-delà de la simple réservation. Sa solution garantit que chaque aspect de votre programme de voyages est efficace, économique et satisfaisant.

En fait, Corporate Traveller fournit une assistance spécialisée et des outils sophistiqués que la gestion des voyages à l’interne ne peut offrir. Examinons les principales différences entre Corporate Traveller et la gestion des voyages à l’interne pour voir quelle option répond à vos besoins.

Qu’est-ce que la gestion des voyages à l’interne?

La gestion des voyages à l’interne consiste à gérer tous les besoins en matière de voyages d’affaires de manière indépendante, sans l’aide d’une compagnie de gestion de voyages. Il s’agit généralement d’utiliser des outils et des plateformes de réservation en ligne pour réserver des vols, des chambres d’hôtel et des transports, souvent en pensant gagner du temps et de l’argent. Si cette solution peut convenir pour de petits voyages ou des déplacements occasionnels, à mesure que votre entreprise se développe, le traitement des réservations, la gestion des changements de dernière minute et le respect des politiques de voyage peuvent devenir des tâches fastidieuses, chronophages et sujettes à des erreurs. De plus, sans le pouvoir d’achat et l’expertise d’une compagnie de gestion de voyages, vous risquez de passer à côté d’offres et d’avantages intéressants.

Corporate Traveller ou la gestion des voyages à l’interne : 8 différences clés

1. Réservation centralisée ou réservation fragmentée

La gestion des voyages d’affaires implique la réservation de vols, de chambres d’hôtel et de locations de voitures. Parfois, les besoins sont encore plus complexes, comme la coordination de plusieurs voyageurs ou le respect des politiques de l’entreprise.

Dans le cadre d’une approche de gestion à l’interne, il faut souvent passer d’une plateforme à l’autre – un site pour les vols, un autre pour les hôtels, et encore un autre pour les locations de voitures. Cela fait perdre un temps précieux et augmente la probabilité de coûts plus élevés, d’erreurs, de correspondances manquées et de non-respect des politiques.

Corporate Traveller simplifie ce processus grâce à une plateforme de réservation centralisée et tout-en-un, Melon. Elle vous permet de réserver des vols, des hébergements et des voitures à partir d’un seul endroit, tout en bénéficiant de recommandations personnalisées et d’un accès à des offres exclusives. La conception intuitive de Melon permet à votre équipe de faire ses réservations, de gérer ses voyages et de produire des rapports en quelques clics, tout en respectant vos politiques.

Prenons l’exemple de Vicki Mann, assistante de direction chez New Era. Elle a remarqué une nette différence après avoir confié la gestion des voyages à Corporate Traveller : « Nos frais de réservation ont diminué. Nous avons maintenant un meilleur suivi des frais de déplacement et une meilleure vision d’ensemble, ce qui nous permet de vraiment comprendre où des économies supplémentaires peuvent être réalisées. »

En ayant recours à la gestion des voyages à l’interne, vous devez composer votre propre programme de voyages, ce qui peut vous faire perdre des économies et de l’efficacité. Par contre, grâce à Corporate Traveller, vous bénéficiez d’une solution rationalisée et simplifiée qui vous permet d’économiser temps et argent tout en offrant à votre équipe une expérience de voyage sans faille. C’est la différence entre un processus fragmenté et chronophage et un processus rationalisé et efficace. Et comme le temps, c’est de l’argent, c’est une différence qui vaut la peine d’être prise en compte.

2. Une assistance personnalisée, partout et en tout temps

L’un des plus grands défis de la gestion des voyages à l’interne est l’absence d’assistance personnalisée. Lorsque vous êtes seul, gérer les changements de dernière minute, les annulations inattendues ou les itinéraires complexes peut vite devenir pénible. Vous vous retrouvez à traiter avec des représentants du service à la clientèle qui ne comprennent pas toujours vos besoins particuliers ou les nuances de votre secteur d’activité. 

Grâce à Corporate Traveller, vous n’êtes jamais seul. Notre service ne se limite pas à la réservation de vols et de chambres d’hôtel. Nous vous mettons en relation avec un conseiller en voyages attitré qui connaît parfaitement votre entreprise. Ce consultant devient une extension de votre équipe et veille à ce que chaque aspect de votre programme de voyages soit traité avec soin et expertise. Qu’il s’agisse de trouver les meilleurs itinéraires, de confirmer des réservations difficiles à obtenir ou de faire face à des perturbations soudaines, votre conseiller attitré est à votre disposition 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. 

Curtis Jeffrey, directeur des ressources humaines à Paper Excellence, a pu constater par lui-même la valeur de cette approche personnalisée : « Les employés savent qu’il s’agit du service le plus rentable qui soit. Stephanie fait des réservations pour nous depuis cinq ans et continue à nous offrir un excellent service. Si nous avons besoin de quoi que ce soit, nous l’appelons et nous savons que ce sera facile. »

La gestion des voyages à l’interne implique souvent de traiter avec plusieurs représentants du service à la clientèle qui ne connaissent pas nécessairement vos besoins particuliers, ce qui entraîne des incohérences et des frustrations. Mais avec Corporate Traveller, vous disposez d’un point de contact cohérent et compétent qui veille à ce que votre expérience de voyage soit fluide, efficace et sans stress à chaque fois.

3. Visibilité complète des frais de déplacement

La gestion des frais de déplacement peut s’avérer fastidieuse et chronophage, surtout lorsqu’il s’agit de vérifier manuellement les dépenses. Si vous gérez des réservations sur différentes plateformes, il est facile de perdre de vue vos frais de déplacement. La gestion des frais de déplacement à l’interne implique souvent de jongler avec les reçus, de suivre les dépenses sur plusieurs plateformes, de faire face à des retards de remboursement et de stresser inutilement les voyageurs et les équipes des finances. C’est compliqué.

Avec Corporate Traveller, tous vos frais de déplacement sont centralisés au même endroit, ce qui vous permet d’avoir une vision claire et complète de vos dépenses. Notre plateforme de voyages, Melon, fournit des renseignements détaillés et en temps réel sur vos frais de déplacement, ce qui facilite le suivi de chaque dollar dépensé. Vous pouvez rapidement détecter des tendances, repérer des économies potentielles et garantir l’efficacité de votre budget de voyage.

Ce niveau de visibilité est inestimable pour prendre des décisions éclairées qui profitent à votre entreprise et à vos voyageurs. Au lieu de vous démener pour rapprocher les dépenses et de passer à côté de données cruciales, vous aurez tout ce dont vous avez besoin à portée de main.

En gérant les voyages à l’interne, vous risquez de perdre la trace d’importants renseignements financiers. Cependant, avec Corporate Traveller, vous bénéficiez d’un contrôle et d’une transparence absolus, ce qui vous permet de garantir que votre programme de voyages est aussi rentable que possible.

4. Plus de choix, de meilleurs tarifs et des économies

Les options peuvent faire toute la différence dans les voyages d’affaires. Avec la gestion des voyages à l’interne, vous êtes souvent obligé d’assembler des vols, des chambres d’hôtel et des locations de voiture sur différentes plateformes, en espérant profiter d’une bonne affaire. C’est fatigant et vous risquez de payer plus que vous ne le devriez.

Chez Corporate Traveller, nous proposons une solution à la fois complète et efficace. Notre réseau s’étend sur plus de 90 pays, vous donnant accès à de nombreuses options de voyage et à des offres exclusives que vous ne trouverez nulle part ailleurs. Grâce à nos relations de longue date avec les fournisseurs, nous pouvons proposer des millions de tarifs pour les vols, les voitures et les chambres d’hôtel, ainsi que des offres spéciales. Du système mondial de distribution aux tarifs d’Expedia et au-delà, réserver avec nous, c’est s’assurer d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible.

Que vous voliez avec une compagnie aérienne privilégiée, que vous preniez la route avec une voiture de location ou que vous séjourniez dans l’un des milliers d’hôtels qui nous proposent des tarifs négociés en exclusivité, nous avons tout ce qu’il vous faut. Vous bénéficierez de l’enregistrement gratuit des bagages, de l’embarquement prioritaire, du WiFi gratuit, du petit-déjeuner et du départ tardif tout en économisant de l’argent.

Voyons ensemble le cas de la Société canadienne de la sclérose en plaques. Avant de s’associer avec nous, leurs réservations de voyages étaient un véritable fouillis, le personnel effectuant ses réservations auprès de différents services sans aucun moyen de suivre l’ensemble des dépenses. Ce manque de données n’a pas permis de dénicher des occasions d’économies malgré la volonté de réduire les frais de voyage.

« Nous nous étions engagés, en tant qu’organisation, à réduire notre budget de voyage, mais nous ne disposions pas de suffisamment de renseignements pour savoir par où commencer », déclare David Arbuthnot, vice-président des services partagés à la Société canadienne de la sclérose en plaques.

Dès que Corporate Traveller est intervenu, tout a changé. Nos rapports détaillés leur ont fourni les renseignements dont ils avaient besoin pour rationaliser leur politique de voyage et dénicher des économies importantes. Aujourd’hui, leur programme de voyages se déroule sans problème, grâce à notre technologie de gestion des voyages conviviale et à nos gestionnaires de voyages attitrés qui s’occupent de tous les détails.

« Ce qui nous a vraiment marqués après des années de programme de voyages non géré, c’est la première série de rapports de données de Corporate Traveller que nous avons reçue », souligne Arbuthnot. « Non seulement cela nous a montré les tendances consolidées, mais aussi les économies globales – c’est à ce moment-là que nous avons su que le programme fonctionnait. »

La gestion des voyages à l’interne manque souvent de visibilité et de pouvoir de négociation pour obtenir les meilleures offres. Grâce à Corporate Traveller, vous obtenez plus de choix, de meilleurs tarifs et des économies substantielles sans tracas. Pourquoi se contenter de moins quand on peut avoir ce qu’il y a de mieux?

5. Politique de voyage intégrée

La gestion des voyages d’affaires sans politique claire peut s’avérer chaotique. Lorsque les entreprises décident de gérer les voyages à l’interne, elles ont souvent du mal à contrôler les frais de déplacement, à coordonner efficacement les remboursements et à garantir la sécurité des employés. Sans une politique de voyage structurée, le risque de réservations non autorisées augmente, les approbations s’enlisent et le rapprochement des dépenses peut devenir compliqué et prendre du temps.

Une politique de voyage est un outil essentiel pour toute entreprise. Elle définit les modalités de réservation des voyages, les coûts acceptables et les fournisseurs de confiance. Plus important encore, elle offre un cadre pour la gestion de l’ensemble du processus de voyage, de la réservation au rapport postvoyage. Une politique bien établie clarifie également les procédures de remboursement et garantit que tous les voyages sont conformes au budget et aux normes de sécurité de l’entreprise.

Notre plateforme de voyages d’affaires, Melon, intègre de manière transparente votre politique de voyage directement au processus de réservation. Cela signifie que les employés disposent d’un ensemble de lignes directrices claires à suivre, ce qui facilite le respect du budget et des politiques de l’entreprise. Les fonctions intégrées de Melon, telles que la fonction « dépenses recommandées », aident les voyageurs à faire des choix qui correspondent aux attentes de l’entreprise, réduisant ainsi la probabilité de réservations hors politique.

En utilisant Melon, la politique de voyage passe de simple document à celui d’élément actif du processus de gestion des voyages. En intégrant la politique au système de réservation, les entreprises peuvent rationaliser les approbations, minimiser les dépenses non autorisées et s’assurer que chaque voyage est rentable et sûr.

Pour les entreprises qui gèrent actuellement leurs voyages de manière autonome, l’intégration d’une politique de voyage à une plateforme centralisée peut considérablement améliorer l’efficacité et réduire le stress des voyageurs et de ceux qui gèrent le programme de voyages.

6. Expertise spécialisée pour le secteur d’activité

Dans le domaine des voyages d’affaires, les solutions uniques sont rarement satisfaisantes. Les nuances propres à chaque secteur exigent un niveau d’expertise qui va au-delà de la simple logistique. Comprendre les besoins particuliers, les défis et le rythme de votre secteur d’activité permet d’améliorer votre expérience en matière de gestion des voyages. Sans cette connaissance spécialisée du secteur, vous risquez de perdre en efficacité, de rater des occasions d’économiser et de vous exposer à des complications inutiles.

L’expertise dans le secteur d’activité n’est pas seulement un atout : c’est la pierre angulaire d’une gestion efficace des voyages. Prenons l’exemple de Webber, un acteur de premier plan dans le secteur de la construction civile lourde. Leurs vastes activités engagent des milliers d’employés et de projets nécessitant une méticuleuse coordination.

Pourtant, la précédente compagnie de gestion de voyages de Webber n’était pas à la hauteur, car elle ne possédait pas la connaissance approfondie nécessaire pour soutenir une entreprise aussi complexe. Cela a donc mené à un programme de voyages décousu qui a laissé Webber aux prises avec des inefficacités et des économies manquées.

L’expertise spécialisée de Corporate Traveller a fait toute la différence. Lorsque Webber a opté pour Corporate Traveller, l’entreprise s’est entourée d’une équipe attitrée qui comprenait parfaitement les subtilités de son secteur d’activité.

Elzette, la conseillère en voyages qui lui a été attribuée, possède plus d’une décennie d’expérience. Cela lui a permis de transformer les activités de voyage de Webber grâce à des solutions sur mesure répondant aux besoins particuliers de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’organiser des séances de formation pour améliorer la conformité ou d’aligner les services sur la société mère de Webber, la connaissance approfondie qu’a Elzette du secteur de la construction lui a permis d’élaborer des solutions qui répondent aux besoins uniques de Webber.

Le résultat? Un programme de voyages qui fonctionne bien, de manière efficace, et qui est soutenu par une équipe en qui Webber peut avoir confiance.

Lorsque vous gérez vos voyages seul, vous pouvez vous débrouiller, mais vous serez toujours désavantagé. Sans la connaissance approfondie du secteur qu’offre un partenaire comme Corporate Traveller, vous êtes confronté à la complexité des voyages sans bénéficier des conseils essentiels qui pourraient faire toute la différence. À une époque où l’efficacité et la précision sont primordiales, il est essentiel de compter sur un partenaire de voyages qui comprend parfaitement votre secteur d’activité.

7. Rapports et visibilité

Lorsque l’on gère les voyages d’affaires, il n’est pas seulement bon de savoir où va l’argent, d’assurer la sécurité des voyageurs et de respecter les politiques en vigueur : c’est essentiel. L’accès à des rapports détaillés et personnalisables peut faire toute la différence, en vous aidant à prendre des décisions judicieuses qui permettent d’économiser, d’améliorer l’efficacité et d’assurer la sécurité de votre personnel en déplacement.

Gérer les voyages seul peut donner l’impression de devoir reconstituer un casse-tête auquel il manque des pièces. Obtenir une vision claire et consolidée peut s’avérer presque impossible lorsque vos renseignements sont répartis sur plusieurs canaux et plateformes de réservation. Cela signifie que vous risquez de manquer des occasions d’économiser, d’améliorer le respect de vos politiques ou même d’assurer la sécurité de votre équipe.

Mais avec Corporate Traveller, nous facilitons les choses. Notre plateforme, Melon, vous offre de puissants outils de production de rapports pour obtenir le portrait complet de votre programme de voyages. Du suivi des dépenses au contrôle des émissions de carbone, Melon vous propose des rapports détaillés et faciles à personnaliser.

Voici ce que vous pouvez accomplir avec Melon :

• Analysez de manière approfondie vos frais de déplacements pour vous aider à repérer les aspects dans lesquels vous pouvez économiser sans tourner les coins ronds. C’est l’idéal pour resserrer votre budget.
• Visualisez le degré de respect des politiques de voyage par votre équipe et obtenez les renseignements dont vous avez besoin pour améliorer la conformité et affiner votre stratégie.
• Gardez un œil sur votre empreinte carbone grâce à des rapports faciles à comprendre, afin de faire des choix de voyage plus judicieux et plus durables.
• Obtenez des mises à jour en temps réel sur l’endroit où se trouvent vos collaborateurs grâce à notre rapport de suivi des voyageurs en temps réel, vous aidant ainsi à assurer leur sécurité et à maintenir une communication fluide.
• Visualisez le degré d’efficacité de vos politiques de voyage grâce à des renseignements clairs et simples sur vos économies.

Prenons l’exemple du Groupe Pelsis. Ils ont pour mission de réduire leur impact environnemental, et avec l’aide de Corporate Traveller, ils ont pu surveiller et compenser leurs émissions de carbone grâce à un système vérifié d’élimination du carbone. Grâce au tableau de bord de rapports de Melon et à notre assistance attitrée, les gens de Pelsis peuvent maintenant prendre des décisions de voyage qui sont bonnes pour leur entreprise et pour la planète.

Lorsque vous vous chargez vous-même de la gestion de vos voyages, vous pouvez peut-être surveiller certains de ces éléments, mais sans un outil de production de rapports centralisé et tout-en-un comme Melon, vous risquez de ne pas avoir une vue d’ensemble de la situation. Avec Corporate Traveller, vous bénéficiez de la clarté et du contrôle nécessaires pour que votre programme de voyages fonctionne mieux pour tout le monde.

8. Modalités de voyage complexes et changements de dernière minute

L’organisation d’un voyage peut s’avérer délicate en temps normal. Alors quand il s’agit de répondre à des besoins particuliers – jongler avec des équipes de tournage, transporter du matériel ou faire face à des changements de dernière minute – les choses peuvent rapidement devenir un cauchemar logistique.

Imaginez-vous en train d’essayer de réserver des vols, des chambres d’hôtel et des transports terrestres par vous-même, en sautant d’une plateforme à l’autre, et que quelque chose ne se passe pas comme prévu. Vous devez peut-être modifier une réservation à la dernière minute ou faire face à des lois locales inattendues. Sans le soutien approprié, les choses peuvent rapidement dégénérer.

Le fait de compter sur un conseiller en voyages attitré fait toute la différence. Chez Corporate Traveller, nous nous occupons des choses difficiles pour que vous n’ayez pas à le faire. Nos conseillers en voyages attitrés disposent de l’expertise nécessaire pour gérer les modalités de voyage les plus complexes.

Voyons le cas de Blast! Films. Lors du tournage de l’émission télévisée « Atterrir au bout du monde », l’équipe s’est retrouvée bloquée en Sibérie après un accident d’hélicoptère. La situation était délicate, mais notre équipe a organisé le transport et les vols pour les ramener chez eux en toute sécurité et en respectant le budget. Et lorsque le moment de renvoyer une nouvelle équipe sur le terrain pour terminer le travail est venu, nous l’avons fait sans perdre une seconde.

Avec Corporate Traveller à vos côtés, vous pouvez respirer librement en sachant que même les modalités de voyage les plus complexes sont sous contrôle. Nous nous occupons des détails pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel : la réalisation de votre prochain grand film ou la conclusion d’un accord crucial. Vous tentez d’organiser ce genre de voyages par vous-même? Vous risquez d’être stressé et de dépasser votre budget, en vous efforçant de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent. Pourquoi ne pas nous laisser nous en charger?

Conclusion

Corporate Traveller offre une solution de gestion des voyages bien au-delà de ce que la gestion à l’interne peut accomplir. Avec des réservations centralisées, une assistance personnalisée, une gestion transparente des dépenses et une connaissance spécialisée du secteur d’activité, nous rationalisons tous les aspects des voyages d’affaires. Des rapports détaillés à la prise en charge des déplacements plus complexes, Corporate Traveller garantit l’efficacité, la réduction des coûts et la tranquillité d’esprit. Pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur programme de voyages et garder une longueur d’avance, Corporate Traveller est le choix le plus évident par rapport à la gestion à l’interne. Il n’y a pas photo!