Un programme de voyages réussi commence par le bon partenaire

Vous avez fait un excellent choix en vous associant à une compagnie de gestion de voyages. Il est clair que vous appréciez l’efficacité, l’expertise et la tranquillité d’esprit que procure le fait de savoir que vos voyages d’affaires sont entre de bonnes mains. Vous avez fait le premier pas vers la mise en œuvre d’un programme de voyages qui ne se contente pas de répondre aux besoins de votre entreprise, mais les dépasse.

Mais même les meilleures décisions doivent être réévaluées de temps en temps. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vos besoins en matière de voyages évoluent, il est essentiel d’évaluer si votre compagnie de gestion de voyages actuelle est toujours la solution idéale. Vous fournit-elle le soutien, les économies et la visibilité qui font une réelle différence?

Si vous vous demandez si votre compagnie de gestion de voyages actuelle répond à vos attentes, vous ne faites pas exception. Si vous constatez des lacunes, il est peut-être temps de réévaluer la situation et d’explorer de nouvelles options qui correspondent mieux à vos objectifs.

Savoir quand il est temps de changer, et connaître les étapes à suivre, peut faire toute la différence pour vous assurer que votre programme de voyages continue à servir efficacement votre entreprise.

Évaluation de votre relation actuelle avec votre compagnie de gestion de voyages

Il est important de prendre du recul de temps en temps et de vous demander si votre compagnie de gestion de voyages répond vraiment aux besoins de votre entreprise. L’évaluation de votre relation avec votre compagnie de gestion de voyages peut vous aider à déterminer si elle vous convient toujours ou s’il est temps d’envisager de la remplacer.

Voici quelques signes révélateurs à surveiller :

1. Elle est plus réactive que proactive

Si votre compagnie de gestion de voyages n’intervient qu’en cas de problème, il est possible que vous ne profitiez pas des avantages amenés par un partenaire proactif. Une compagnie de gestion de voyages proactive anticipe vos besoins, apporte de nouvelles occasions et offre de nouvelles perspectives et solutions avant que les problèmes ne surviennent. Si elle se contente d’éteindre des incendies, il est peut-être temps de réévaluer la situation.

2. Ses solutions semblent universelles

Votre entreprise ne ressemble à aucune autre, alors pourquoi vos solutions de voyage devraient-elles être les mêmes que pour tout le monde? Si votre compagnie de gestion de voyages n’adapte pas son approche à vos besoins, cela signifie qu’elle ne s’investit pas pleinement pour vous aider à réussir. Vous méritez un partenaire qui comprend vraiment votre entreprise et qui s’adapte à vos besoins particuliers.

3. La communication est une corvée

Si vous talonnez constamment votre compagnie de gestion de voyage pour obtenir des mises à jour ou si vous attendez trop longtemps pour obtenir des réponses, c’est un signal d’alarme. Une solide compagnie de gestion de voyages doit faciliter la communication, vous tenir informé et veiller à ce que vous ne vous sentiez jamais exclu.

4. Sa technologie est figée dans le passé

Votre entreprise a besoin d’une technologie qui lui facilite la vie, et non le contraire. Si la plateforme de votre compagnie de gestion de voyages semble dépassée ou ne s’intègre pas facilement à vos systèmes, elle pourrait freiner votre programme de voyages.

5. Ses rapports ne vous disent pas tout

Est-ce que vous obtenez les renseignements dont vous avez besoin pour prendre des décisions judicieuses? Si votre compagnie de gestion de voyages ne fournit pas de rapports et d’analyses clairs et exploitables, vous passez à côté de données cruciales qui pourraient vous aider à optimiser vos frais de déplacement et à améliorer la conformité.

6. Vous ne réalisez pas d’économies

L’une des principales raisons de faire affaire avec une compagnie de gestion de voyages est de réaliser des économies. Si vous ne constatez pas les économies promises, il convient de vous demander si votre compagnie de gestion de voyages tire réellement parti de ses relations et de son expertise dans le secteur pour vous en faire profiter.

7. Vous n’avez pas assez de flexibilité

Les voyages d’affaires peuvent être imprévisibles et votre compagnie de gestion de voyages doit pouvoir s’adapter. Si elle ne propose pas d’options flexibles ou ne facilite pas les modifications en cas de changement, c’est un problème. La flexibilité est essentielle dans le contexte actuel des voyages d’affaires. 

8. Elle ne grandit pas avec vous

À mesure que votre entreprise évolue, votre programme de voyages doit lui aussi évoluer. Si votre compagnie de gestion de voyages n’adapte pas ses services à votre croissance ou ne vous aide pas à relever de nouveaux défis, c’est peut-être le signe qu’elle ne sera pas en mesure de répondre à vos besoins futurs.

Si l’un de ces exemples vous semble familier, il est peut-être temps de réévaluer votre relation avec votre compagnie de gestion de voyages actuelle. Le bon partenaire de voyages doit être comme une extension de votre équipe, travaillant toujours dans votre intérêt et vous aidant à atteindre vos objectifs d’entreprise.

Vous envisagez de changer de compagnie de gestion de voyages? Commencez par vous poser ces huit questions

1. Avez-vous un conseiller en voyages attitré sur lequel vous pouvez compter?

Lorsque des problèmes liés aux voyages se présentent ou que vous avez besoin de conseils d’experts en matière de réservation, qui est votre personne-ressource? Si vous travaillez avec une compagnie de gestion de voyages et que vous n’avez pas de consultant en voyages attitré, vous risquez de passer à côté de l’un des principaux avantages de la gestion des voyages. Un conseiller en voyages attitré n’est pas seulement un nom sur une liste de contacts; c’est votre partenaire, quelqu’un qui comprend votre entreprise et vos besoins en matière de voyages, et qui est toujours prêt à vous aider.

Lorsque vous planifiez un voyage d’affaires ou que vous devez faire face à une urgence soudaine en matière de voyages, qui appelez-vous? Disposez-vous d’un conseiller en voyages attitré qui connaît parfaitement votre entreprise, ou devez-vous vous adresser à une personne différente à chaque fois, en répétant sans cesse les mêmes renseignements?

Si vous ne savez pas qui est votre expert en voyages attitré – ou pire, si vous n’en avez pas – vous manquez certainement le service personnalisé qui fait toute la différence.

Nous croyons en l’établissement de relations solides avec nos clients; c’est un élément crucial de nos partenariats. Nos conseillers en voyages attitrés ne sont pas seulement des voix à l’autre bout du fil; ils sont une extension de votre équipe. Ayant en moyenne huit ans d’ancienneté, nos conseillers se familiarisent avec les politiques de voyage, les préférences et les besoins particuliers de votre entreprise.

Cette continuité signifie que vous pouvez toujours compter sur quelqu’un qui comprend votre entreprise, anticipe vos besoins et vous fournit des solutions sur mesure chaque fois que vous lui demandez son aide.

Parlons de Webber, l’une des plus grandes entreprises de construction civile lourde du Texas. Comptant plus de 3 000 employés et 60 ans d’expérience dans le secteur, Webber n’est pas une entreprise qui se contente de la médiocrité.

Pourtant, c’est exactement ce qu’ils obtenaient de leur ancienne compagnie de gestion de voyages – un service générique, un manque d’attention aux détails et aucune compréhension réelle de leurs besoins uniques en matière de voyage. Vu la frustration engendrée par les inefficacités et les occasions d’économies manquées, Webber savait qu’il était temps de changer les choses.

C’est alors qu’ils se sont tournés vers nous, cherchant plus qu’un simple service de réservation – ils avaient besoin d’un partenaire qui pouvait vraiment comprendre et soutenir leurs besoins complexes en matière de voyages.

Elzette, l’une de nos conseillères en voyages chevronnées ayant plus de dix ans d’expérience, a commencé à travailler en étroite collaboration avec Webber. Elzette a apporté un niveau d’attention personnalisée que Webber n’avait jamais connu auparavant. Elle a organisé des séances de formation sur mesure pour améliorer la conformité des voyageurs, a optimisé les opérations pour accroître l’efficacité des dépenses et a harmonisé les services avec ceux de la société mère de Webber.

Le résultat?

Un effet immédiat. Webber bénéficie désormais d’un programme de voyages fluide et efficace, avec des options d’hôtellerie fiables et une équipe en qui ils peuvent avoir confiance.

Comme le dit Mohammad Ayubi, responsable de la conformité chez Webber : « Ce que nous aimons chez Corporate Traveller, ce sont les gens et les capacités de production de rapports. Notre équipe, composée d’Elzette et de Jennifer, est très réactive à nos problèmes liés aux voyages et à nos besoins en matière de rapports. C’est une expérience nettement meilleure. »

Si vous êtes coincé avec une compagnie de gestion de voyages qui n’offre pas un tel niveau de service personnalisé, il est peut-être temps d’envisager un changement. Un expert en voyages attitré n’est pas seulement un luxe, c’est une nécessité pour une expérience de voyage sans faille. Chez Corporate Traveller, nous sommes prêts à être ce partenaire pour vous.

2. Avez-vous mis en œuvre des ententes de service claires?

Lorsque vous gérez des voyages d’affaires, disposer d’ententes de service claires n’est pas seulement une bonne chose, c’est une nécessité. Les ententes de service définissent les attentes quant au niveau de service sur lequel vous et vos voyageurs pouvez compter, depuis les temps de réponse jusqu’à la résolution des problèmes. Si votre compagnie de gestion de voyages actuelle ne propose pas d’ententes de service définies ou ne les respecte pas systématiquement, il est peut-être temps de reconsidérer votre partenariat.

Chez Corporate Traveller, nous prenons nos ententes de service au sérieux. Nous savons que le temps, c’est de l’argent, surtout lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires. C’est pourquoi nous appliquons des normes strictes en ce qui concerne les délais de mise en attente, les délais de réponse et les délais d’exécution pour toutes les demandes, même celles qui ne sont pas transactionnelles, comme la production de rapports et la résolution des problèmes. Cet engagement garantit que vos voyageurs bénéficient à chaque fois d’un service professionnel et rapide, ce qui est essentiel pour maintenir une culture de voyage positive au sein de votre entreprise.

Lorsque Allteck, l’une des plus grandes sociétés de distribution d’énergie du Canada, a rencontré Corporate Traveller pour la première fois, elle a été attirée par notre structure tarifaire simple et nos ententes de service complètes. Mais ce n’est que lorsqu’ils ont commencé à travailler avec nous qu’ils ont réalisé à quel point ces ententes de service allaient transformer leur programme de voyages.

Nicole DesRosiers, gestionnaire du siège social de Allteck, a dit : « Une fois que nous avons rencontré l’équipe et qu’ils nous ont expliqué l’entente de service, nous avons réalisé que nous avions trouvé une solution qui nous fournirait ce dont nous avions besoin. »

Pour une entreprise comme Allteck, où les voyages de dernière minute sont la norme, il était crucial de disposer d’une compagnie de gestion de voyages capable de suivre le rythme. Grâce à nos gestionnaires de voyages attitrés et à des ententes de service claires, Allteck a constaté une augmentation spectaculaire de la précision des réservations, un important gain de temps et une réduction significative des erreurs coûteuses.

Comme l’a mentionné Nicole DesRosiers : « Nos réservations de voyage se sont déroulées sans problème, ou presque. Les problème mineurs sont rapidement résolus. »

Si votre compagnie de gestion de voyages actuelle ne tient pas ses promesses ou ne dispose même pas d’ententes de service claires, il convient de vous demander si elle répond réellement à vos besoins. Choisissez un partenaire avec qui vous saurez exactement ce à quoi vous attendre.

3. La technologie de voyage de votre compagnie de gestion de voyages vous fait-elle vraiment gagner du temps?

Si la technologie de votre compagnie de gestion de voyages actuelle n’est pas à la hauteur, vous risquez de perdre du temps et de l’argent. La bonne technologie de voyage devrait simplifier votre processus de réservation, rationaliser la conformité à la politique et faciliter la gestion de tous les aspects à partir d’une seule plateforme. Si les outils de votre compagnie de gestion de voyages vous semblent compliqués ou dépassés, il est peut-être temps de réévaluer vos options.

Eliquent Life Sciences, par exemple, se noyait dans la complexité de la gestion de 30 à 60 réservations par mois. Ils avaient besoin d’une solution capable de gérer le volume sans nuire à l’efficacité.

Grâce à notre plateforme de voyages tout-en-un, Melon, tout a changé. En intégrant des cartes à usage unique et des contrôles automatisés des politiques, Melon a transformé leur processus de réservation, réduisant ainsi leurs frais de déplacement les plus importants – l’hébergement – et facilitant la gestion des voyages.

Melon se distingue par sa conception intuitive et ses capacités de réservation ultrarapides. Les voyageurs d’affaires prennent en moyenne 45 minutes pour effectuer une réservation, mais avec Melon, ce temps est réduit à cinq minutes seulement. Imaginez le temps que votre équipe pourrait gagner. De plus, la fonction « Dépenses recommandées » de Melon permet aux voyageurs de respecter les politiques de l’entreprise sans même y penser. Il n’est plus nécessaire de passer au crible les options – Melon met automatiquement en évidence les meilleurs choix conformes à la politique de l’entreprise.

Et si les choses ne se passent pas comme prévu? L’assistance par clavardage en direct de Melon est disponible sur n’importe quel appareil, de sorte que l’aide est toujours à portée de clic.

Vicki Mann, assistante de direction chez New Era, a vu de ses propres yeux comment la technologie de Melon pouvait faire la différence : « Nos frais de réservation ont diminué. Nous avons maintenant un meilleur suivi des frais de déplacement et avons une meilleure vision d’ensemble, ce qui nous permet de vraiment comprendre où des économies supplémentaires peuvent être réalisées. »

Si votre compagnie de gestion de voyages actuelle n’offre pas ce niveau de commodité et d’efficacité, il se peut que vous vous contentiez de moins que ce que vous méritez. Avec notre plateforme Melon, vous obtenez plus qu’un simple outil de réservation – vous comptez sur un allié puissant qui vous permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de rendre la gestion des voyages d’affaires plus facile que jamais.

4. Votre compagnie de gestion de voyages offre-t-elle la technologie nécessaire pour réellement simplifier vos processus de gestion des voyages?

Lorsqu’il s’agit de gérer des voyages d’affaires, les outils et applications de réservation ne sont que la partie visible de l’iceberg. La vraie question est la suivante : votre compagnie de gestion de voyages actuelle fournit-elle la technologie qui peut simplifier tous les aspects de votre programme de voyages?

Il ne suffit pas de réserver un vol ou une chambre d’hôtel. Pour gérer un programme de voyages efficace, vous avez besoin d’outils qui vont au-delà des services de base. Pensez à l’automatisation des rapprochements, aux options de paiement flexibles, au suivi des voyageurs en temps réel et à la visibilité de vos données de voyage grâce à des rapports détaillés. Si la technologie de votre compagnie de gestion de voyages n’est pas en mesure d’offrir tout cela dans un ensemble intégré, vous risquez de passer à côté de gains d’efficacité cruciaux.

La gestion des voyages ne se résume pas à une solution de réservation. C’est pourquoi notre plateforme de voyages d’affaires, Melon, est conçue comme une solution tout-en-un.

Melon ne se contente pas de simplifier le processus de réservation, elle s’intègre également aux principales plateformes de dépenses, automatise le rapprochement et fournit de robustes outils de production de rapports qui vous donnent un portrait clair de vos frais de déplacement et de la conformité à votre politique.

De plus, les fonctions de suivi des voyageurs de Melon vous permettent de savoir en permanence où se trouvent les membres de votre équipe, ce qui garantit leur sécurité et vous procure une grande tranquillité d’esprit. Pour les entreprises d’aujourd’hui, disposer d’une technologie qui rassemble tout en un seul endroit n’est pas négociable.

Si la technologie de votre compagnie de gestion de voyages actuelle ne répond pas à toutes ces exigences, il est peut-être temps d’envisager un changement. Avec Corporate Traveller, vous ne disposez pas seulement d’un outil de réservation, mais d’une solution technologique complète qui rend la gestion de votre programme de voyages plus facile, plus sûre et plus efficace.

5. Comment gérez-vous les urgences et les changements de dernière minute?

Planifier un voyage peut s’avérer difficile, même dans les meilleurs jours. Qu’il s’agisse d’un changement de dernière minute, d’un itinéraire complexe impliquant des besoins spécialisés comme le transport de matériel cinématographique, ou de perturbations inattendues dues à des troubles politiques ou à des catastrophes naturelles, les choses peuvent rapidement devenir chaotiques.

La vraie question est de savoir comment votre compagnie de gestion de voyages actuelle gère ces situations imprévisibles. Vous apportera-t-elle le soutien dont vous avez besoin en cas d’imprévu? Vous fournit-elle un point de contact attitré qui connaît votre entreprise sur le bout des doigts? Sait-elle orienter vos voyageurs lors de situations stressantes, aussi complexes soient-elles?

Nous sommes convaincus qu’il faut être là pour vous à chaque étape, quoi qu’il arrive. C’est pourquoi nous proposons des conseillers en voyages attitrés qui sont toujours prêts à passer à l’action. Notre équipe excelle dans la gestion des modalités de voyage les plus compliquées, pour que vous n’ayez pas à le faire.

Prenons par exemple, notre expérience avec Blast! Films. Lors du tournage de l’émission télévisée « Atterrir au bout du monde », l’équipe s’est retrouvée bloquée en Sibérie après un accident d’hélicoptère. La situation était délicate, mais notre équipe a rapidement organisé le transport et les vols pour les ramener chez eux en toute sécurité et en respectant le budget.

Et lorsque le moment de renvoyer une nouvelle équipe sur le terrain pour terminer le travail est venu, nous l’avons fait en douceur, en veillant à ce que la production se poursuive sans problème.

Assurez-vous que vous ne vous contentez pas d’un service de réservation, mais que vous bénéficiez d’un partenaire de confiance qui est là pour gérer les tâches difficiles afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment. En cas d’imprévu, nous sommes là pour vous.

6. Sur qui pouvez-vous compter pour vous aider à revoir et à affiner votre politique de voyage?

Votre programme de voyages commence-t-il à être un peu dépassé? Quand avez-vous examiné pour la dernière fois votre politique de voyage afin de vérifier si elle répond toujours à vos besoins? Plus important encore, savez-vous à qui vous adresser si vous souhaitez apporter des améliorations?

Si votre compagnie de gestion de voyages actuelle ne vous fournit pas une personne-ressource pour obtenir des solutions proactives, vous pourriez manquer des occasions d’économiser de l’argent et d’améliorer l’efficacité.

Les voyages sont en constante évolution. Les prix fluctuent, de nouvelles technologies apparaissent et les besoins de votre entreprise et des voyageurs évoluent. Il est essentiel de réexaminer régulièrement votre programme de voyages pour s’assurer qu’il continue d’apporter une valeur ajoutée. Des directives simples sur les procédures de réservation, les fournisseurs privilégiés et les limites de dépenses peuvent vous permettre d’économiser jusqu’à 7 % sur votre budget de voyage.

Mais si vous vous débrouillez tout seul, vous risquez d’être dépassé. C’est là qu’une équipe de consultants en relation client attitrée fait toute la différence.

Notre équipe de consultants en relation client n’est pas seulement là pour résoudre les problèmes; elle anticipe également vos besoins et vous aide à repérer et à saisir les occasions de tirer le meilleur parti de votre programme de voyages avant même que les problèmes ne surviennent.

Avec Melon, notre plateforme de voyages tout-en-un, réviser et ajuster votre politique de voyage ou affiner le cadre de la politique avec l’outil de réglage algorithmique est simple et direct. De plus, grâce à notre équipe de consultants en relation client, vous bénéficierez de conseils d’experts pour assurer le bon fonctionnement et l’efficacité de votre programme de voyages.

Il ne s’agit pas seulement d’avoir une politique de voyage, mais d’avoir un partenaire qui s’investit pour qu’elle fonctionne pour vous. Si votre compagnie de gestion de voyages actuelle n’offre pas ce niveau de soutien, il est peut-être temps d’explorer d’autres options. Assurez-vous que vous disposez d’une équipe dédiée à la mise en place d’un programme de voyages efficace et parfaitement adapté à vos besoins.

7. Quelle valeur ajoutée obtenez-vous en tant que client?

Certes, une compagnie de gestion de voyages peut réserver vos vols et vos chambres d’hôtel, mais qu’apporte-t-elle de plus? Si votre fournisseur actuel n’offre pas grand-chose de plus que les services de base, il est peut-être temps de vous demander si vous en avez vraiment pour votre argent.

Commençons par les avantages.

Nos partenariats vont au-delà des offres habituelles. Par exemple, notre collaboration avec Uber for Business change la donne pour la gestion des voyages des employés et des clients en déplacement.

Et lorsqu’il s’agit de séjours à l’hôtel, nous ne nous contentons pas de la réduction habituelle de 10 % : vous pouvez bénéficier d’économies encore plus importantes dans plus de 90 pays, ou d’autres avantages tels que le départ tardif, le surclassement de la chambre, et bien plus encore. Grâce à notre plateforme de voyages d’affaires, Melon, et à des équipes d’assistance attitrées, la gestion de vos voyages devient aussi facile que rentable.

Et il ne s’agit pas seulement de réductions. Nos conseillers en voyages attitrés sont des experts pour dénicher des offres dont vous ne soupçonnez peut-être même pas l’existence. Ils savent comment maximiser vos points de fidélité et quel est le meilleur moment pour mettre à jour votre politique de voyages.

Grâce à notre pouvoir d’achat mondial, vous pouvez bénéficier de tarifs spéciaux et d’offres auprès de vos compagnies aériennes, hôtels et sociétés de location de voitures préférés. De plus, nous tirons parti de cette reconnaissance mondiale pour négocier des tarifs qui réduisent considérablement les frais de déplacement, parfois jusqu’à 25 %.

Qu’est-ce que votre compagnie de gestion de voyages actuelle vous offre? Si elle ne vous propose que les services de base, vous passez déjà à côté d’économies importantes et d’une valeur ajoutée qui pourraient faire une réelle différence dans vos résultats. Les extras ne sont pas seulement des atouts, ils doivent faire partie intégrante de l’offre.

8. Comment votre compagnie de gestion de voyages gère-t-elle la gestion des risques et la sécurité des voyageurs?

La gestion des risques est un élément essentiel des voyages d’affaires, et concerne tout ce qui s’y rapporte, des retards prévus aux douanes aux situations critiques inattendues. Il s’agit d’une stratégie conçue pour protéger vos voyageurs et votre entreprise. Comment votre compagnie de gestion de voyages gère-t-elle ces risques?

Lorsque les choses tournent mal sur la route, êtes-vous sûr que votre compagnie de gestion de voyages vous soutient? Imaginez votre équipe bloquée dans un endroit isolé, loin de toute aide – que ferait votre fournisseur de voyages pour la ramener chez elle en toute sécurité?

La gestion des risques consiste à mettre en place un plan et à s’appuyer sur un partenaire qui intervient au moment opportun.

Votre compagnie de gestion de voyages doit intégrer la gestion des risques à chaque étape du processus de voyage. Avec nos clients, nous adoptons une approche proactive, en utilisant des outils avancés et une assistance attitrée pour garantir la sécurité des voyageurs.

Melon, notre plateforme de voyages, comprend un outil de gestion des risques qui fournit des mises à jour et des alertes en temps réel. Si un événement important se produit, vous pouvez voir où se trouvent tous vos voyageurs et coordonner une action instantanément. Vous bénéficiez d’une assistance 24 heures sur 24 par clavardage, courriel ou téléphone, avec un accès instantané aux évaluations des risques, aux renseignements sur les fournisseurs, et plus encore.

Un solide programme de gestion des risques ne se limite pas à traiter les problèmes lorsqu’ils surviennent, mais vise également à prévenir les risques potentiels. Il est essentiel que vous disposiez de l’expertise et du soutien d’un partenaire qui donne la priorité à la sûreté et à la sécurité à chacune des étapes.

Votre programme de voyages mérite ce qu’il y a de meilleur!

Si l’une de ces questions vous amène à réévaluer la relation avec votre compagnie de gestion de voyages actuelle, il est peut-être temps d’explorer de nouvelles options. Changer de compagnie de gestion de voyages est une décision importante, mais elle pourrait être grandement bénéfique pour votre entreprise. Si votre fournisseur actuel ne répond pas à vos besoins, il est temps d’envisager de faire affaire avec un partenaire qui le fera. Avec Corporate Traveller, vous obtenez bien plus que des réservations de voyages : vous bénéficiez d’une équipe attitrée, d’une technologie avancée et de l’assistance dont vous avez besoin pour mener votre programme de voyages vers de nouveaux sommets.