Tout d’abord, quels sont les objectifs de votre politique de voyages? 

Rédiger une politique de voyages, c’est un peu comme jouer aux fléchettes. Il faut savoir ce que l’on vise pour faire mouche.  

Ainsi, avant de commencer à élaborer ou à réviser votre politique de voyages, prenez le temps de déterminer vos deux ou trois principaux objectifs. Vous souhaitez réduire les frais de déplacement afin que votre organisation puisse offrir de nouveaux ordinateurs de bureau sophistiqués pour l’ensemble du personnel? Ou peut-être en avez-vous assez de trier des piles de reçus et vous souhaitez améliorer le suivi de vos dépenses.  

Quels que soient vos objectifs, les intégrer en tête de votre modèle de politique de voyages d’affaires vous permettra de vous assurer que votre politique est conçue pour les atteindre.  

Les éléments de votre politique de voyages 

Maintenant que vous avez une idée précise de ce que vous attendez de votre politique, voyons ce qu’elle doit contenir. 

Une politique de voyages bien structurée aborde toutes les questions relatives aux voyages d’affaires, notamment tous les points que les employés doivent savoir ET dont ils doivent rendre compte. Sans ce cadre (et un excellent logiciel de gestion des voyages pour l’appuyer), les voyages d’affaires peuvent rapidement devenir chaotiques. 

Pour commencer, une politique de voyages peut inclure des instructions de base sur ce qui suit : 

• Données de réservation 
• Vols nationaux 
• Voyages internationaux 
• Location de voitures/transport 
• Hébergement 
• Communication interne 
• Sécurité et bien-être des voyageurs 

Saisissez vos instructions pour chacun de ces éléments dans un document (comme un modèle de politique de voyages d’affaires) qui peut être partagé et rédigé avec l’appui d’une compagnie de gestion de voyages. C’est également une bonne idée de le distribuer à l’interne et, éventuellement, avec un ou deux voyageurs réguliers de votre organisation pour valider sa cohérence. 

1. Données de réservation 

Pour l’élaboration d’une politique de voyages, il est important de décrire l’ensemble du processus de réservation (vous avez bien lu : le processus dans son intégralité). Votre politique doit traiter de tous les aspects comme les outils technologiques approuvés pour la gestion des réservations, les étapes à suivre pour les demandes de modification, ainsi que l’importance du suivi et de l’enregistrement de toutes les réservations de voyage. Et n’oubliez pas de détailler!  

Un logiciel de réservation de voyages d’affaires permet à votre entreprise de s’assurer que vos employés tiennent leurs renseignements à jour et savent lesquels sont à inclure dans leurs profils, comme leur numéro de poste ou leur service. Ainsi, il sera plus simple d’établir les budgets et de contrôler les coûts, mais aussi de gérer les modifications ou les annulations. 

2. Transport 

Les frais de transport peuvent comprendre les voyages en avion, les billets de train ou d’autobus, la location de voitures et les services de taxi ou de covoiturage. Une politique exhaustive en matière de voyages et de dépenses doit indiquer clairement les types de transport autorisés et les limites fixées.  

Par exemple, les membres de l’équipe peuvent être autorisés à louer une voiture jusqu’à un certain coût par jour ou à utiliser un service de covoiturage uniquement pour les déplacements professionnels inférieurs à une certaine distance. Vos employés voyagent-ils en classe économique ou en classe affaires?  

La politique doit préciser la classe de réservation de vol qui sera admissible aux remboursements des frais. 

3. Hébergement 

Avez-vous établi des critères concernant les hôtels dans lesquels vos employés sont autorisés à séjourner et le tarif maximal par nuitée? Et si vos employés ne font pas leurs réservations par l’entremise d’un agent, les incitez-vous à utiliser votre outil de réservation en ligne et fixez-vous des montants maximums pour les hôtels? Évitez de payer plus que nécessaire pour des chambres d’hôtel ou d’autres types d’hébergement en étant clair dès le départ.  

Vous pouvez également indiquer les frais supplémentaires que votre organisation n’est pas disposée à payer. Par exemple, votre budget prend-il en compte les frais de stationnement? Qu’en est-il du service aux chambres et des frais de représentation? Déterminez ces frais de déplacement dès maintenant afin de ne pas avoir à les contester plus tard. 

4. Sécurité et bien-être des voyageurs 

En tant que gestionnaire de voyages, votre devoir de protection est de donner la priorité à la sécurité et au bien-être de vos voyageurs. Faire des personnes la priorité de votre politique de voyages implique de mettre en œuvre des stratégies visant à assurer leur sécurité et leur confort. Par exemple, vous pourriez avoir recours à une fonction de suivi des voyageurs (comme dans Melon!), fournir des protocoles et mettre à disposition des ressources pour les situations d’urgence, et veiller à aborder les questions de responsabilité et d’assurance.  

Cependant, le devoir de protection ne se limite pas aux préoccupations générales en matière de sécurité. Il est essentiel de mettre en place des politiques d’inclusion pour que tous les collaborateurs se sentent à l’aise et bienvenus lors de leurs déplacements. En rédigeant le modèle de politique de voyages de votre entreprise, tenez compte des personnes les plus exposées à la discrimination, telles que les personnes de couleur, de la communauté LGBTQ+ et les voyageurs ayant des besoins en matière d’accessibilité.  

Rappelez-vous : votre objectif doit être d’élaborer une politique qui prend en compte naturellement les besoins de vos employés, plutôt que de les obliger à demander des aménagements personnels. 

En savoir plus sur la sécurité et le bien-être des voyageurs :

• Élaborer une politique proactive de gestion des risques liés aux voyages
• Les cinq piliers d’un logiciel de gestion des risques liés aux voyages

5. Communication interne 

Alors, vous avez rédigé votre politique de voyages? Félicitations! À présent, comment allez-vous amener vos employés à s’y intéresser?  

Il est important de réfléchir à la manière dont vous ferez connaître votre politique avant sa version définitive. Pensez à organiser des séances de formation ou mettre en place un canal de communication pour que tous les collaborateurs soient au courant de la politique et de son contenu.  

Veillez également à communiquer la politique aux responsables des finances ou des ressources humaines de votre entreprise. Une fois votre politique mise en place, établissez un calendrier de révision (nous vous recommandons de le faire au moins une fois par an). Et si des mises à jour sont apportées, veillez à communiquer clairement ces modifications à vos employés.  

Établissez des bases solides et révisez votre politique à mesure que votre entreprise se développe pour vous assurer que votre programme fonctionne de manière optimale et respecte le budget sur le long terme.