Renforcer le respect de votre politique de voyages d’affaires

Intégrer la politique dans votre outil de réservation 

Imaginez que vous êtes un voyageur très occupé. Vous devez réserver un voyage d’affaires à la toute dernière minute. Malheureusement, vous ne connaissez pas toutes les dispositions de la politique de voyages et de dépenses de votre entreprise.  

Vous hésitez à vous éviter des complications en effectuant vos réservations selon vos préférences... mais un instant! Melon est là pour vous... et pour les membres de votre équipe de gestion des dépenses. 

En intégrant directement des règles et des restrictions dans un logiciel de gestion des voyages comme Melon, vous pouvez : 

• Favoriser le respect de la politique – Melon peut être configuré de manière à appliquer automatiquement des règles et des restrictions lors des réservations effectuées en libre-service. La fonction « Dépenses recommandées » oriente même les collaborateurs qui se trompent facilement dans la bonne direction. Si jamais ils tentent de se soustraire à la politique, vous pouvez toujours... 
•  Envoyer des alertes en temps réel – Les outils d’automatisation peuvent avertir les employés lorsqu’ils réservent des options non conformes aux directives de votre politique. Ainsi, les collaborateurs en sont informés instantanément et cela réduit le risque de non-respect. 
• Simplifier le processus de réservation – Lorsque les politiques sont intégrées directement dans la plateforme de gestion de voyages, les membres de votre équipe peuvent facilement savoir si les choix des collaborateurs respectent la politique de voyage de l’entreprise. Cela leur permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs. 
   

Suivre et traiter les problèmes de non-respect de la politique 

Cette tâche peut sembler déconcertante, mais c’est une excellente occasion de renforcer la conformité aux politiques et de s’assurer que votre équipe respecte les directives. En déterminant les points qui posent problème aux employés, vous pouvez prendre des mesures pour cibler les communications qui les soutiennent dans le respect des règles.  

À titre d’exemple, supposons que vous remarquiez que certains membres de votre équipe soumettent régulièrement des notes de frais qui ne respectent pas les directives de votre politique. Il se peut qu’ils dépassent le montant prévu d’indemnité de repas ou présentent des reçus pour des frais non pris en charge. Ce suivi vous permet d’informer les voyageurs lorsqu’ils sont sur le point de soumettre des frais de déplacement non couverts par la politique et de leur indiquer où trouver l’information. 

En établissant des objectifs en matière de respect de la politique de voyages et de dépenses, votre entreprise pourra également mesurer l’efficacité globale de celle-ci. Après tout, sans fixer d’objectifs, comment savoir si ce que vous faites est vraiment utile? Au fil du temps, ces mesures devraient permettre de réduire les dépenses non conformes des employés et d’améliorer l’efficacité de votre politique de voyages. 
 

Veiller à tenir à jour votre politique de voyages et de dépenses 

Si vous n’avez pas révisé votre politique de voyages et de dépenses récemment, il n’est pas étonnant que vos voyageurs ne la respectent pas! Les politiques périmées sont trompeuses, inexactes et presque impossibles à ne pas enfreindre. Les lois et les règlements changent, l’interface utilisateur des outils technologiques de gestion des voyages fait peau neuve, la culture et les valeurs de l’entreprise évoluent... vous saisissez l’idée. Beaucoup de changements peuvent survenir au fil du temps.  

Alors, à moins de vouloir semer la confusion au sein de votre équipe, nous recommandons aux entreprises de revoir leur politique de voyages au moins une fois par an pour s’assurer qu’elle reste pertinente. Voici quelques moyens de cerner les points à améliorer dans votre politique de voyages et de dépenses :  

• Solliciter les commentaires des employés – Il est important de demander l’avis de vos employés sur votre politique de voyages d’affaires afin de comprendre leurs irritants et les domaines dans lesquels la politique pourrait être améliorée. Par exemple, tenez-vous compte des besoins des employés et intégrez-vous l’inclusion et l’accessibilité dans votre politique? Les commentaires peuvent être recueillis à l’aide de sondages, de groupes de discussion ou de réunions individuelles. 
• Se tenir au courant des évolutions du secteur – L’industrie des voyages d’affaires est en constante évolution et il est essentiel de se tenir au courant des changements susceptibles d’avoir une incidence sur la politique. Il s’agit notamment de l’évolution des réglementations, des tendances en matière de voyages et des avancées technologiques. 
• Impliquer les parties prenantes dans le processus de mise à jour – Il est essentiel d’impliquer toutes les parties prenantes (notamment les gestionnaires des finances, des ressources humaines et des voyages) dans le processus afin de s’assurer que la politique est en adéquation avec les buts et objectifs de l’entreprise. Une compagnie de gestion de voyages peut proposer des idées en ce qui concerne les meilleures pratiques et les évolutions du secteur.
   

Conclusion 

En intégrant la politique à votre outil de réservation, en suivant et en traitant les problèmes de non-respect, et en vous assurant que votre politique est à jour, vous pouvez établir une culture de conformité et de responsabilité. En revanche, avons-nous précisé que vous n’avez pas à tout gérer seul? 

Avec ces stratégies en place, votre politique de voyages d’affaires atteindra de nouveaux sommets. Intégrez des outils de vérification du respect des politiques de voyage et concevez des politiques inclusives et adaptées à tous les employés. Votre programme de voyage répondra alors aux objectifs de votre entreprise, tout en améliorant l’expérience de vos employés lors de leurs déplacements. 

Il est possible de renforcer le respect de votre politique de voyages sans que ce soit un casse-tête. Téléchargez notre modèle de politique de voyages dès maintenant pour connaître les outils dont vous avez besoin.