Le logiciel de gestion des voyages d’affaires
Rationalisez les voyages d’affaires avec un logiciel de gestion des voyages
Au fur et à mesure que vous développez vos activités, le besoin d’un logiciel de gestion des voyages efficace et performant, ainsi que d’une assistance et d’un service dédiés, se fait également sentir. Vous devez rationaliser votre programme de voyage d’affaires, qu’il s’agisse des dépenses, du devoir de protection, du processus de réservation ou des rapports. Mais par où commencer?
Grâce à notre plateforme de gestion de voyages, Melon, profitez de voyages d’affaires simplifiés, mieux planifiés et plus sûrs. Melon vous accompagne en simplifiant l’expérience de réservation, en recueillant des informations et des données issues des analyses, ainsi qu’en rationalisant les processus et la gestion des risques.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des voyages d’affaires?
Un logiciel de gestion des voyages permet à votre entreprise de :
- Réserver et gérer vos voyages d’affaires
- Consigner les données sur les voyageurs, leurs profils et leurs préférences
- Produire des rapports sur vos réservations de voyages d’affaires et sur les frais de déplacement
- Gérer votre politique de voyages et atténuer les problèmes de conformité et les risques
- Consolider votre programme de voyage pour garantir son efficacité et sa bonne organisation
Pour gérer vos voyages d’affaires, vous utilisez probablement différents outils, chacun ayant des fonctions différentes. Et vous risquez de passer beaucoup de temps à passer de l’un à l’autre pour accomplir la tâche qui vous incombe.
Il se peut également que des voyageurs réservent leur voyage de manière ponctuelle en ligne avec une carte de crédit. lls doivent ensuite soumettre des notes de frais de déplacement, au risque de perdre des reçus et d’oublier des réservations en cours de route. Une plateforme de gestion de voyages conviviale permet de se conformer facilement aux politiques de réservation de l’entreprise tout en assurant une bonne organisation.
L’intérêt de travailler avec Corporate Traveller est que nous avons conçu notre plateforme de gestion de voyages dans le but de simplifier chaque étape de votre processus de gestion des voyages d’affaires. Vous utiliserez une seule plateforme et un seul identifiant pour réserver des vols, analyser des données et même assurer la sécurité de votre personnel.
Vous êtes prêt pour en profiter? C’est parti!
Le logiciel de réservation de voyages facilite les voyages d’affaires
Une plateforme de gestion de voyages comme Melon simplifie avant tout la réservation des voyages. Elle prend en compte tous les tarifs intégrés et facilite la recherche, la réservation et la gestion des voyages. Mais tous les outils de réservation en ligne ne sont pas conçus de la même manière, et tous ne sont pas simples d’utilisation ou ne font pas ce que vous attendez d’eux.
En comparant les compagnies de gestion de voyages ou en vérifiant ce qu’offre votre solution actuelle, posez-vous les questions suivantes :
- Me propose-t-on un outil de réservation en ligne convivial que mes voyageurs apprécieront?
- Les réservations peuvent-elles être effectuées depuis n’importe quel appareil, ou doivent-elles être effectuées sur un ordinateur de bureau au moyen d’un logiciel de réservation de voyages?
- Quel type de tarifs pouvons-nous obtenir grâce au logiciel de réservation? Par exemple, s’agit-il uniquement de tarifs négociés, ou peut-on accéder à du contenu en ligne, à des tarifs exclusifs, etc.? Plus d’options = plus de choix.
- Est-il possible de rationaliser le processus d’approbation grâce à l’automatisation ou aux flux de travail intégrés?
Au sein d’une entreprise, l’efficacité est primordiale; la rationalisation ou la centralisation des procédures peut vous aider à y parvenir. Vous devez vous assurer que l’organisation de vos voyages est cohérente, conforme et en totale adéquation avec les politiques de l’entreprise. Une plateforme de gestion de voyages comme Melon vous aide à mettre au point des processus qui simplifient :
Le respect de la politique de voyages :
Vous avez déjà pris la peine d’élaborer une politique qui répond à tous les besoins de vos voyageurs, mais vous devez vous assurer que ces derniers la respectent.
Une plateforme de gestion de voyages d’affaires, comme Melon, vous permet de définir votre politique de voyages au sein même de l’outil et d’alerter les personnes qui réservent des options non conformes aux directives de l’entreprise pour les aider à rester sur la bonne voie.
Les voyageurs sont invités à choisir des options qui correspondent à leur budget et aux préférences de l’entreprise et, en prime, on leur propose des vols, des hôtels et des véhicules qui correspondent à leurs choix, en fonction de leurs réservations antérieures.
Apprenez-en davantage sur le respect de la politique de voyages.
Réservation centralisée :
Il est difficile de réserver sur différents sites Web et de regrouper le tout en un seul itinéraire organisé. Melon réunit toutes les options de réservation disponibles, notamment les vols, les hôtels et le transport terrestre, dans la même plateforme. Dites adieu aux navigateurs remplis d’onglets ouverts ou à la recherche dans l’historique pour retrouver les options que vous compariez.
Avec Melon, vous avez accès à toutes les options des compagnies aériennes, des chaînes hôtelières et des services de location de voitures dans la même interface pour que vous puissiez effectuer vos réservations en quelques minutes. Cela minimise également le risque de réservations fragmentées ou d’éventuelles erreurs de réservation.
Intégration de vos fournisseurs privilégiés :
Vous préférez une compagnie aérienne en particulier? Vous avez une préférence pour les lits d’un hôtel précis? Vous voulez accumuler des points de fidélisation pour la location d’une voiture? Notre plateforme de gestion de voyages, Melon, veille à ce que vos fournisseurs privilégiés s’affichent en premier afin que vous trouviez toujours ce que vous cherchez.
Lorsque vos organisateurs de voyages et voyageurs retrouvent d’abord leurs choix favoris, le respect de la politique devient un jeu d’enfant. Vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant qu’ils choisissent des tarifs négociés et des offres exclusives qui vous permettent de réaliser des économies.
Processus d’approbation :
Évitez le cercle vicieux des approbations. Avec Melon, vous pouvez mettre en place un processus d’approbation personnalisé pour vous assurer que les demandes de voyage sont acheminées vers les gestionnaires appropriés aux fins d’examen. Une fois la demande approuvée, Melon se charge du reste de la réservation.
Rapide. Facile. Simplifié!
Analyse des voyages d’affaires pour une prise de décision éclairée
Si vos réservations de voyages ne sont pas centralisées, il peut s’avérer compliqué de trouver les données dont vous avez besoin pour comprendre les besoins de votre programme de voyage d’affaires. Le fait de regrouper toutes vos réservations dans la même plateforme vous permet de déterminer les modèles et les tendances de vos habitudes de réservation. En tirant parti de ces précieux renseignements, vous pouvez optimiser les processus, élaborer des stratégies et rester maître de la situation.
Le savoir, c’est la clé du succès. Les données sur les voyages d’affaires fournies par Melon vous permettront de prendre les décisions qui pourraient vous faire économiser beaucoup d’argent.
Plusieurs stratégies peuvent être mises en place pour utiliser les analyses des voyages d’affaires afin d’améliorer la prise de décision. La puissante fonctionnalité de production de rapports de Melon vous donne les éléments nécessaires pour dresser un tableau précis de vos dépenses, de vos habitudes de consommation et de votre conformité à la politique, ce qui vous permet d’anticiper l’évolution de votre situation au fil du temps.
Profitez d’une analyse de dépenses
Vous aimeriez savoir combien les gens dépensent pour les réservations d’hôtels? Vous avez besoin d’aide pour évaluer la progression de votre budget annuel? Les frais de déplacement sont analysés à partir des données sur les réservations en libre-service et les réservations assistées par un agent afin de fournir une image complète de vos frais de déplacement. Ainsi, en tant qu’entreprise, vous pouvez cerner rapidement les domaines où vous dépensez trop ou ceux qui vous font perdre de l’argent, puis mettre en œuvre des mesures d’économie.
Un aperçu sur vos habitudes de voyages
Vous vous rendez fréquemment à Tokyo? Les voyageurs choisissent-ils le luxe plutôt que des options plus économiques? L’analyse de vos données de réservation vous permet de voir rapidement et clairement les tendances, ainsi que de déterminer facilement les itinéraires de voyage les plus fréquents, les compagnies aériennes préférées et les choix d’hôtels afin d’optimiser davantage l’expérience de réservation.
La compréhension de ces données vous permet de négocier plus facilement avec les fournisseurs de voyages afin d’obtenir de meilleurs tarifs ou de savoir comment modifier l’algorithme de la plateforme pour proposer des choix plus adaptés à votre équipe.
Veillez à ce que la politique de voyages soit respectée
Soyons honnêtes, personne n’aime avoir à surveiller ses voyageurs ni à microgérer leurs réservations. Il est préférable de leur donner la liberté de faire leurs réservations comme ils l’entendent tout en s’assurant qu’ils respectent la politique de l’entreprise en matière de voyages.
Les données en temps réel sur les voyages d’affaires permettent de s’assurer que les employés respectent la politique de voyages d’affaires, et toute infraction peut être signalée et traitée rapidement. Cela permet de mieux contrôler les dépenses liées aux voyages et de traiter les problèmes éventuels au moment où ils se présentent.
Anticipez vos frais de déplacement futurs en vous basant sur des données passées
Les boules de cristal fiables sont rares, mais les données historiques peuvent vous aider à prévoir avec plus de précision les coûts des voyages futurs. En connaissant les tendances de réservation, vous pourrez établir des budgets plus réalistes et allouer vos ressources de manière plus efficace.
Planifiez comme un pro grâce aux rapports sur les voyages
Les plateformes de gestion de voyages fiables doivent vous aider à visualiser tous les aspects de votre programme de voyage, tout en vous donnant les informations dont vous avez besoin pour planifier les déplacements comme un professionnel. Votre programme de voyage dépend en grande partie d’une plateforme de rapports de voyage performante. Elle vous permet de mettre en place un environnement où la visibilité est optimale et où toutes les décisions sont fondées sur des données. C’est à ce chapitre que Melon se distingue vraiment.
Supposons que vous connaissez l’évolution de vos frais de déplacement, vos habitudes de réservation et d’autres paramètres importants qui permettent de prendre des décisions fondées sur des données. Ainsi, vous serez mieux préparé à faire face à des facteurs indépendants de votre volonté comme les changements économiques, l’incidence politique, etc.
Quels types de rapports de voyage puis-je trouver dans ma plateforme de gestion de voyages?
Melon vous permet de produire plus de 800 types de rapports, ce qui vous offre une multitude d’informations. Derrière cette plateforme de gestion de voyages se trouve tout un univers de rapports sur les déplacements! Alors que certains clients et secteurs d’activité ont besoin d’organiser les déplacements par code de projet, d’autres peuvent avoir besoin de consulter les réservations par destination, emplacement de bureau, etc.
Il n’est pas rare que les entreprises veuillent rendre compte de leur empreinte carbone, de leur conformité, de leurs crédits de voyage non utilisés ou comprendre les dépenses personnelles de leurs voyageurs. Quel que soit l’objet de votre recherche, il existe un rapport correspondant.
La gestion des risques liés aux voyages permet d’assurer la sécurité des voyageurs
Que votre équipe se déplace à proximité ou à l’étranger, le devoir de protection est une priorité pour toutes les entreprises qui voyagent. Il n’est sans doute pas judicieux d’embaucher des détectives privés pour surveiller votre équipe, mais le fait d’avoir un tableau de bord de gestion des risques liés aux voyages dans votre plateforme vous donne la tranquillité d’esprit de savoir que vos collaborateurs sont en sécurité.
Le tableau de bord intégré de suivi des voyageurs et de gestion des risques de Melon garantit que vous et votre équipe serez informés des perturbations, des alertes de voyage et des changements de plan. Vous aurez accès à ce qui suit :
1. Alertes en temps réel
Ces systèmes surveillent régulièrement les événements mondiaux et fournissent des alertes en temps réel sur les éventuelles perturbations comme l’instabilité politique, les catastrophes naturelles ou les problèmes sanitaires.
2. Suivi des voyageurs
Cette fonction est particulièrement utile pour les entreprises dont les équipes se déplacent vers plusieurs destinations. Le tableau de bord permet de localiser facilement les employés lors de leurs déplacements. Dans les situations d’urgence, vous pourrez repérer les voyageurs concernés et leur venir en aide rapidement.
3. Canaux de communication
Que votre équipe soit à destination et ait besoin d’assistance, ou que vous soyez chez vous et ayez besoin d’une solution rapide après les heures de bureau, l’aide est à portée de main. La fonction de clavardage en direct de Melon vous mettra en relation avec un expert en voyages qui saura quoi faire en quelques minutes.
4. Plans d’intervention en cas d’urgence
Melon permet de savoir facilement qui appeler lors des situations d’urgence. Votre équipe peut facilement retrouver la personne-ressource qui lui est attitrée et obtenir de l’aide en quelques clics. Vous pouvez également intégrer vos plans d’urgence dans votre politique de voyages, qui décrit les procédures à suivre en cas de situations dangereuses.
Des fonctionnalités qui améliorent votre expérience de voyage
De nos jours, il est rare qu’un voyageur soit totalement déconnecté. À l’ère de la connectivité, les applications de voyages d’affaires sont devenues des outils fiables pour les jet-setteurs, qu’ils voyagent pour de courtes ou de longues durées. Ces applications mobiles sont principalement des assistants de voyage personnels qui permettent aux employés de gérer leurs itinéraires, de réserver des vols et des hébergements, et de se tenir au courant des mises à jour concernant leurs voyages, directement au creux de leur main.
Voici certaines fonctionnalités essentielles à rechercher dans une application de gestion de voyages d’affaires :
1. Gestion des itinéraires
Une application de voyages comme Melon offre une plateforme centralisée pour conserver et consulter les itinéraires de voyage, ce qui vous évite de devoir imprimer des documents.
Vos voyageurs peuvent accéder à leurs horaires de voyage, aux détails de leurs réservations et aux mises à jour importantes en quelques clics.
2. Réservation de vols et d’hôtels
Les fonctions de réservation intégrées permettent aux voyageurs de rechercher, de comparer et de réserver des vols et des hôtels directement dans l’application. Votre équipe peut facilement respecter les politiques de l’entreprise au moment d’organiser leurs déplacements, même sans leur ordinateur à portée de main.
3. Mises à jour en temps réel
Certaines applications de voyage vous informent en temps réel des retards de vol, des changements de porte d’embarquement et d’autres renseignements essentiels. Cela minimise les perturbations et permet aux voyageurs d’adapter leurs plans en conséquence.
4. Outils de communication
L’application Melon dispose d’un outil de communication, ou clavardage en direct, qui permet à vos voyageurs d’entrer en contact avec des conseillers experts en voyages lorsqu’ils sont en déplacement.
Toutefois, les applications de gestion de voyages ne sont pas les seules que les voyageurs d’affaires trouvent pratiques. Il existe une application pour presque tout, qu’il s’agisse de trouver un salon à l’aéroport, de réserver des visites ou des excursions locales lors de vos temps libres ou de perfectionner vos connaissances en espagnol. En fait, nous allons simplifier votre recherche et vous proposer neuf applications de voyages d’affaires que nous trouvons particulièrement utiles!
Une plateforme de gestion de voyages qui évolue avec votre entreprise
La gestion des voyages d’affaires exige stratégie et efficacité. La solution la plus rapide consiste à utiliser une plateforme de gestion de voyages comme Melon, qui regroupe toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, avec un seul identifiant, et qui comprend la gestion des réservations, l’analyse des données, la production de rapports et la gestion des risques.
En exploitant ces outils, vous rationalisez vos processus de gestion des voyages et prenez de meilleures décisions fondées sur des données fiables. Vous pourrez alors optimiser les coûts, améliorer l’expérience des voyageurs et placer la sécurité au premier plan. Tout le monde y gagne.
Vous souhaitez donner une nouvelle dimension à votre programme de voyage avec Melon? Discutons-en!