Guide sur la sécurité des voyages d’affaires et la gestion des risques

Comment intégrer la sécurité des voyages d’affaires et la gestion des risques dans votre politique d’entreprise

Comment intégrer la sécurité et la sûreté des déplacements professionnels dans une politique de voyages? Une bonne politique de voyages doit permettre aux employés de savoir à quoi s’attendre lorsqu’ils voyagent, comment rester en sécurité et ce qu’il faut faire en cas d’urgence.

La plupart des politiques donnent des conseils et des instructions sur des questions de base telles que la réservation, les différentes formes de voyage, l’hébergement, la sécurité et la sûreté. Tout doit être mis en œuvre pour vous permettre de vous concentrer sur l’objectif de votre voyage d’affaires. Nos gestionnaires de voyages vous aident à vous y retrouver dans la complexité des voyages, qu’il s’agisse d’obtenir des informations ou de trouver les meilleures options de voyage, afin que votre équipe puisse se concentrer à bien faire son travail.  

Comment les voyages peuvent-ils être inclusifs et accessibles?

Pour toute main-d’œuvre, il est important d’examiner comment la diversité et les besoins individuels s’appliquent à la gestion des risques. Les politiques de voyages peuvent présenter l’occasion de favoriser l’inclusion et de renforcer les valeurs générales de la culture d’entreprise.   

Tout est question de point de vue. Les politiques de voyages doivent tenir compte des valeurs de l’entreprise, mais aussi des besoins individuels et des préférences des voyageurs. Écoutez ce que les employés ont à dire sur votre programme de voyage, en particulier les membres de l’équipe qui se déplacent fréquemment pour le travail. Travaillez avec les RH pour connaître les commentaires des employés sur la diversité, l’équité et l’inclusion et faites le lien avec votre compagnie de gestion de voyages.    

La sécurité. C’est essentiel pour les voyages d’affaires. Vous pouvez utiliser un exercice d’évaluation des risques pour élaborer une politique de voyages adaptée à votre groupe diversifié de voyageurs d’affaires. Votre politique de voyages doit mettre l’accent sur les services et les hébergements inclusifs, afin d’éviter les problèmes décrits ci-dessous.   

• Voyageurs LGBTQIA+ : Informez les voyageurs des lois locales afin qu’ils puissent faire des choix sûrs en matière de voyage. Environ 70 pays disposent de lois interdisant les relations entre personnes de même sexe.  
• Femmes : Le harcèlement est un problème courant pour les femmes qui voyagent seules. Fournissez aux femmes des informations sur les services d’urgence locaux et les options ou services de transport (taxi, transports publics) les plus sûrs.   
• Voyageurs handicapés : L’autorisation préalable de modifications raisonnables de la politique de voyages peut aider les voyageurs handicapés à assumer leurs responsabilités professionnelles et de voyage en toute sérénité. Une autre bonne idée est d’évaluer les risques pour la santé et le soutien médical propres au voyageur et au pays.
• Profilage racial des voyageurs : Les personnes de couleur et les minorités religieuses peuvent faire l’objet d’interactions négatives et de stéréotypes lorsqu’elles voyagent. Utilisez votre politique de voyages pour faire savoir aux employés que l’entreprise comprend ces risques et qu’elle leur apporte son soutien par le biais de ressources.   

Comment procéder à une évaluation des risques  

Il y a six volets dont il faut tenir compte pour procéder à l’évaluation des risques. Comment évaluez-vous votre niveau de connaissances et de préparation pour chaque volet? Si cela vous semble nouveau, parlez-en à votre gestionnaire de voyages, qui pourra vous aider à définir votre stratégie de gestion des risques. 
 

1. Préparation et flexibilité 

Aidez les employés à partir du bon pied. L’intégration des employés est le moment idéal pour examiner la politique de voyages. Une politique actualisée, claire et facilement compréhensible par toutes les parties prenantes est essentielle. Les employés savent-ils quels types de voyages sont autorisés et comment réserver un voyage d’affaires ou obtenir des approbations? Existe-t-il des directives claires sur ce qu’il faut faire en cas d’urgence?  

Si vous vous rendez fréquemment dans certains pays, un guide de prévoyage contenant des informations sur les conseils de sécurité pour les voyages d’affaires, les transports publics, les coutumes professionnelles et les codes vestimentaires est indispensable.   

Les voyages peuvent être fatigants et les longues escales ou les changements de fuseaux horaires peuvent entraîner un manque de sommeil et un décalage horaire. Placez la santé et le bien-être de vos employés au premier plan en leur proposant des informations sur la manière de rester en bonne santé lorsqu’ils voyagent.  
 

2. Une assurance voyage d’affaires adaptée  

En raison des nombreux risques liés aux voyages, une couverture complète protège non seulement vos voyageurs, mais aussi votre entreprise contre les coûts imprévus. Des catastrophes naturelles aux problèmes de santé, les voyages d’affaires peuvent parfois se compliquer.

Les compagnies d’assurance apportent un soutien financier et logistique lorsque les choses tournent mal et que vous en avez le plus besoin. Assurez-vous de savoir ce qui est couvert et ce qui ne l’est pas en contactant votre fournisseur d’assurance ou votre gestionnaire de voyages attitré.  
 

3. La technologie dans votre trousse de voyages d’affaires

Il y a une application pour ça! La technologie de gestion des voyages peut offrir de nombreux avantages, comme la personnalisation, l’assistance 24 heures sur 24 et les mises à jour en temps réel. L’application Melon est notre outil d’assistance intégrée pour les voyageurs, et c’est un excellent moyen d’assurer la sécurité de vos collaborateurs sur la route. 

L’application propose des mises à jour météorologiques, des changements d’horaires de vol et un accès instantané à un véritable expert en voyage. Avec l’application mobile Melon, les voyageurs peuvent rechercher, réserver et modifier leurs programmes de voyage en déplacement.

Et s’ils sont dans l’embarras, ils peuvent clavarder avec un expert en voyage en un seul clic, recevoir des notifications en temps réel en cas de perturbation d’un voyage d’affaires et se tenir au courant des dernières exigences en matière de sécurité des voyageurs.  
 

4. Conseils d’experts  

Les gestionnaires de voyages sont des professionnels qui comprennent les nuances de la sécurité des voyages d’affaires et de la gestion des risques. En sollicitant leur aide, vous pouvez vous tenir au courant des risques liés à la sécurité des voyages d’affaires.

Nous offrons une assistance d’urgence 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, assurée par des gestionnaires de voyages experts qui connaissent votre entreprise et vos politiques. Quel que soit le moment où vous appelez ou clavardez, vous serez en contact avec une vraie personne qui sait comment vous aider.  
 

5. Simplifier et vérifier

Une seule et unique fois. La gestion des voyages peut rapidement devenir compliquée, surtout si vous utilisez différents systèmes ou fournisseurs de services.

Le regroupement des voyages sous un seul canal peut constituer un avantage considérable. Vous pouvez gagner du temps, économiser de l’argent et avoir une meilleure visibilité en mettant en œuvre des processus appropriés. Lorsque vous ajoutez de nouveaux fournisseurs, il est également judicieux de prévoir des moyens de les contrôler et de les évaluer afin de minimiser les risques futurs liés aux voyages.  
 

6. Solliciter des commentaires  

On ne sait pas tant qu’on ne demande pas. Les employés voyagent pour de nombreuses raisons, et leur expérience et leurs attentes diffèrent. Ne partez pas du principe qu’ils peuvent apprendre en cours de route et assurez-vous que les voyageurs d’affaires savent comment rester en sécurité dans les lieux et les situations où ils se trouveront.

Qu’en est-il de la rétroaction continue? Recueillir l’avis des employés sur l’expérience à l’hôtel, la durée du voyage et d’autres facteurs peut aider à cerner les points faibles du voyage. Nous proposons des tarifs spéciaux et des avantages qui rendent les voyages d’affaires plus confortables. Il suffit de demander!  

Comment mettre en œuvre un programme de gestion des risques

Au cœur de votre politique de voyages se trouve votre personnel, ce qui est un principe fondamental de la gestion des risques. L’écoute, la communication et les séances de formation font partie du processus. L’élaboration d’une solide politique de gestion des risques est le meilleur moyen d’être proactif et d’assurer la sécurité de tout le personnel.

1. Comprendre les besoins des voyageurs pour leur voyage d’affaires 

Les besoins des voyageurs peuvent avoir plusieurs significations, selon la situation. Il peut s’agir de préférences individuelles, d’un élément d’une politique de diversité, d’équité et d’inclusion ou d’un travail d’information sur la sécurité des aliments et de l’eau, ou sur les produits de première nécessité en cas de crise.

Forts de nos années d’expérience au service des voyageurs, nous sommes fiers du service et de l’assistance que nous offrons à nos clients.

ZVRS est un client qui fournit des services de communication vidéo aux personnes malentendantes. Rester en communication avec les employés en déplacement était un grand défi pour l’entreprise, mais en utilisant Melon, elle a pu mettre en place des solutions de voyage simples et efficaces.    

2. Communiquer les ressources

Décrire, expliquer et résumer à nouveau. Disposez d’un plan de communication clair à partager avec l’ensemble des employés et des décideurs. Utilisez également les mêmes canaux pour expliquer toute nouvelle mise à jour de votre politique de voyages. Ce message doit expliquer le fonctionnement des approbations, les attentes en matière de comportement des employés, les questions fréquemment posées et les possibilités pour les employés de faire part de leurs commentaires.

La communication est la première étape pour gagner la confiance des employés et les amener à respecter les nouvelles politiques. Une fois le sujet abordé, la prochaine étape essentielle est la formation.   

3. Former les employés qui voyagent

La technologie et les outils peuvent être intuitifs si vous les utilisez régulièrement, mais ce n’est peut-être pas le cas pour tous vos voyageurs. Nous avons travaillé avec des milliers de voyageurs d’affaires et notre plateforme est facile à utiliser et à expliquer aux nouveaux employés.

Il est également utile d’inclure un guide de formation d’une page à l’intention des personnes qui découvrent votre programme de voyage.  

4. Outils pour faciliter le devoir de protection dans les voyages d’affaires

Alors, comment pouvez-vous assurer un solide devoir de protection à l’égard des voyageurs? Eh bien, nous avons des options! En travaillant avec nous, vous avez accès à des tableaux de bord, à des outils intuitifs et à des modèles pour vous aider dans votre démarche.   

Melon : Tout ce dont vous avez besoin pour voyager au bout des doigts

Vous avez déjà entendu parler de Melon et de ce que la plateforme peut faire, mais saviez-vous qu’il existe une application Melon? L’application mobile Melon est la plateforme mobile pour tout ce qui concerne les voyages, comme l’accès aux itinéraires, la réception d’alertes de voyage en temps réel et l’assistance par clavardage en direct. L’utilisation de l’application présente de nombreux avantages pour les voyageurs et pour l’entreprise.

La gestion des profils permet aux voyageurs de conserver toutes leurs informations importantes en un seul endroit. En cas d’imprévu, il suffit d’un clic pour bénéficier d’une assistance directe, par téléphone ou par courrier électronique, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Le tableau de bord intuitif de Melon sur la sécurité des voyageurs fournit en temps réel des alertes sur la sécurité des voyages et des évaluations des risques par pays, vous aidant ainsi à vous tenir au courant des dernières nouvelles.  

Pour les coordonnateurs de voyages, des mesures telles que le suivi des voyageurs et les perturbations de voyage dans le tableau de bord d’administration vous aident à assurer le devoir de protection et à soutenir vos voyageurs. Les informations relatives aux voyages et à la sécurité peuvent être localisées à l’aide de paramètres linguistiques locaux pour les entreprises dont la main-d’œuvre est diversifiée.   

Réservez une rencontre pour voir comment Melon peut améliorer la gestion des voyages pour votre entreprise.   

Essayez-le maintenant : évaluez votre politique de voyages!

Pour réexaminer votre politique de voyages sous l’angle de la gestion des risques, par où devriez-vous commencer? Voyez où en est votre politique de voyages grâce à notre outil d’évaluation. En moins de trois minutes, vous pouvez évaluer votre politique actuelle à l’aide d’un guide rapide des meilleures pratiques.

L’examen d’éléments tels que la conformité, les approbations, les rapports et les politiques de dépenses peut aider à identifier les éléments nécessitant une mise à jour ou une révision. Un petit conseil : examinez ensemble les politiques de voyages et de santé et de sécurité pour vous assurer qu’elles visent les mêmes objectifs.

Le résultat de la gestion de la sécurité et des risques

La planification et la préparation sont essentielles à la mise en œuvre d’un programme de gestion des risques liés aux voyages. Nos ressources et notre expérience pour vous guider dans les éléments délicats de la sécurité des voyages.

Vous souhaitez créer un plan complet pour gérer la sécurité des voyageurs d’affaires et les risques, et protéger vos meilleurs actifs commerciaux? Discutons d’un plan de sécurité amélioré pour vos voyages d’affaires dès aujourd’hui!