La liste de vérification des voyages d’affaires par excellence pour les adjoints de direction

1. Renseignez-vous sur les préférences de votre patron  

Avant d’effectuer une réservation pour un membre de la direction, tentez de savoir quelles sont ses préférences. Préfère-t-il avoir une place côté hublot? Accumule-t-il des points de fidélisation dans les hôtels? Est-il à l’aise en classe économique ou s’assoit-il généralement à l’avant? Connaître ses préférences d’entrée de jeu permet de rationaliser le processus de réservation et de s’assurer que votre voyageur sera satisfait.  

Si vous conservez manuellement les préférences de vos voyageurs, le fait de travailler avec une compagnie de gestion de voyages peut vous aider à créer des profils pour les sauvegarder de façon permanente et les appliquer automatiquement chaque fois que vous réservez un voyage pour un membre de votre équipe. Vous pouvez facilement garder la trace des préférences, des numéros des programmes de fidélisation et des détails du voyage, ce qui vous fera gagner du temps et vous évitera des maux de tête.  

2. Créez un itinéraire facile à consulter  

Personne n’aime avoir un itinéraire compliqué. Utilisez un modèle qui comprend les vols, les réservations d’hôtel, les horaires des réunions et les excursions après les heures de travail. Un itinéraire clair et organisé est le gage d’un voyage agréable et permet au voyageur de trouver rapidement les renseignements dont il a besoin.  

Il existe de nombreuses applications qui vous aident à réunir toutes les composantes des voyages en un seul endroit. Si vous travaillez déjà avec une compagnie de gestion de voyages, vous pourrez accéder à un itinéraire détaillé couvrant tous les éléments du voyage que vous réservez auprès d’elle. De plus, certaines compagnies proposent même une application mobile qui permet à votre patron d’accéder aisément à son itinéraire, ainsi qu’à d’autres fonctionnalités telles que le clavardage en direct.   

3. Sachez qui appeler en cas d’urgence  

Lorsque votre patron est en déplacement, il peut arriver qu’il ait besoin d’assistance en cas d’annulation, de retard ou d’autres pépins. Il peut être utile de lui remettre une fiche sur laquelle figurent les numéros de téléphone et les coordonnées de votre conseiller en voyages attitré et du soutien d’urgence en dehors des heures normales, ou les instructions sur la façon d’accéder à la fonction de clavardage en direct. Cela lui évitera de s’inquiéter à propos des fuseaux horaires ou de la possibilité de vous réveiller au milieu de la nuit.   

7. Renseignez-vous sur les options de transport terrestre  

Parfois, louer une voiture n’est pas la solution. La coordination des transports terrestres locaux peut sembler exiger une précision militaire. Que vous réserviez un transport à partir de l’aéroport ou un déplacement en ville à bord d’une voiture noire, vous voudrez vous assurer que le voyage du membre de votre direction se déroule impeccablement.   

Vous ne savez pas par où commencer? Pensez à utiliser Uber for Business ou adressez-vous à votre conseiller en voyages attitré afin d’obtenir de l’aide pour réserver d’autres voitures et transports nolisés privés.  

8. N’oubliez pas les cartes professionnelles  

Bien que les cartes professionnelles puissent sembler désuètes, elles demeurent un outil important lorsque vous nouez des contacts ou participez à des événements. Assurez-vous que votre membre de la direction en apporte un nombre suffisant en voyage.   

9. Adaptez-vous aux changements  

Même le plan le mieux préparé peut échouer si des perturbations surviennent une fois que votre voyageur a pris la route. Recevoir des appels au milieu de nuit peut être pénible. Mais si vous conservez tous les renseignements dont vous avez besoin à porter de main, cela peut faire toute la différence. Assurez-vous que votre patron a facilement accès aux coordonnées importantes et que vous les avez également à portée de main au cas où il aurait besoin de vous joindre lorsque vous n’êtes pas à votre bureau.