Comment intégrer avec succès une nouvelle compagnie de gestion de voyages
Un partenariat avec une compagnie de gestion de voyages peut transformer la manière dont votre entreprise gère les voyages, en déchargeant vos équipes internes du lourd fardeau de la planification, de la réservation et de l’administration des voyages. Plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment? Oui, s’il vous plaît!
La clé d’une relation fructueuse avec une compagnie de gestion de voyages réside dans la recherche d’un fournisseur qui correspond parfaitement à la taille, à la culture, au budget et aux besoins de votre entreprise. Que vous soyez novice en matière de voyages d’affaires, que vous gériez le programme en interne ou que vous quittiez votre ancienne compagnie de gestion de voyages, une approche stratégique vous aidera à trouver la solution idéale.
Voici nos meilleurs conseils pour que la transition se fasse en douceur.
Comment savoir s’il est temps de passer à une nouvelle compagnie de gestion de voyages?
Vous vous demandez s’il est temps d’améliorer votre façon d’aborder les voyages d’affaires? Commencez par examiner attentivement votre système actuel et relevez les avantages et les points de friction.
Votre façon de faire actuelle correspond-elle à votre politique de voyage? Répond-elle aux besoins des employés et aux objectifs de l’entreprise? Vos voyageurs bénéficient-ils de l’assistance dont ils ont besoin lorsqu’ils sont en déplacement? Si vous êtes confronté à des problèmes de service, d’inefficacité des coûts ou de lacunes technologiques, il est peut-être temps de changer les choses.
Comme pour toute recherche d’un nouveau fournisseur, il vous faut garder à l’esprit quelques points importants. Découvrez les huit questions essentielles que les entreprises devraient se poser pour évaluer les avantages et les inconvénients de l’intégration d’une nouvelle compagnie de gestion de voyages.
Sélectionner la bonne compagnie de gestion de voyages
Par où commencer? Tout d’abord, établissez ce à quoi vous voulez que votre gestion des voyages ressemble à l’avenir. Vos objectifs commerciaux comprennent-ils une expansion mondiale, la mise sur pied d’un réseau de vente national ou l’embauche de cadres? Tous ces objectifs nécessitent une approche différente en matière de voyages d’affaires. Prenez le temps de répondre aux questions suivantes, mais avant tout, commencez par vous assurer de bien comprendre vos besoins.
Il est également important de choisir une nouvelle compagnie de gestion de voyages qui soit en phase avec la culture de votre entreprise, vos besoins en matière de voyages et vos exigences en ce qui concerne la technologie. Quelle est la position de la nouvelle compagnie de gestion de voyages à l’égard des gestionnaires de comptes? Vous sentez-vous à l’aise de leur parler?
Recherchez une compagnie de gestion de voyages dont la taille est similaire à celle de votre entreprise, car il est plus probable qu’il y ait des synergies communes en matière de communication et de niveaux de service.
Corporate Traveller est la seule compagnie de gestion de voyages spécialisée dans les PME et les entreprises dont les frais de déplacement sont inférieurs à 10 millions de dollars. Un examen attentif des besoins de votre entreprise et de vos plans pour l’avenir ainsi qu’un processus d’achat solide vous apporteront la réponse.
Communiquer le changement
Vous avez décidé de travailler avec une nouvelle compagnie de gestion de voyages. D’accord. Et maintenant? Une étape cruciale consiste à informer les parties prenantes du changement. Il y aura peut-être des questions et des commentaires, mais après avoir suivi le processus initial d’évaluation et de sélection d’un nouveau partenaire de voyages, vous serez bien préparé à communiquer clairement sur le sujet.
Les employés voudront connaître les raisons du changement et les avantages attendus. S’agissait-il d’économiser sur les coûts ou de réduire les erreurs? Était-ce plutôt une question d’améliorer les processus de réservation ou d’approbation devenus frustrants? Il est essentiel pour les entreprises de communiquer de manière proactive afin d’obtenir l’adhésion des parties prenantes.
Au fur et à mesure que vous échangerez avec différentes personnes et que vous expliquerez le processus de mise en œuvre, il se peut que vous rencontriez d’autres difficultés. Obtenir une rétroaction très tôt dans le processus vous permettra d’envisager des solutions possibles et de savoir s’il y aura de la résistance à gérer lors de la mise en œuvre du partenariat avec une compagnie de gestion de voyages.
Après avoir diffusé une déclaration brève et claire sur les raisons pour lesquelles le programme de voyages va changer, concentrez-vous sur le moment et la manière dont la transition aura lieu :
- Mettez en évidence ce qui est nouveau : expliquez ce que le nouveau programme de voyages apporte. Quelles sont les améliorations et les fonctionnalités intéressantes auxquelles les employés peuvent s’attendre?
- Fournissez une vue d’ensemble du processus de mise en œuvre : présentez une vue d’ensemble concise du processus de mise en œuvre. Décomposez le projet en étapes gérables afin que chacun sache à quoi s’attendre.
- Reconnaissez qu’il s’agit d’un travail en cours : soyez transparent sur le fait qu’il s’agit d’un travail en cours. Informez votre équipe de la date de la prochaine mise à jour.
- Ouvrez des canaux pour la rétroaction : faites en sorte que les employés puissent facilement poser leurs questions et fournir leurs commentaires. Vous pourriez créer une adresse électronique dédiée, fournir un formulaire en ligne ou organiser de séances régulières de rétroaction.
Planifier la transition vers la compagnie de gestion de voyages
Que faut-il faire pour réussir la mise en œuvre d’une compagnie de gestion de voyages? La meilleure façon de faire avancer un projet de transition de la gestion des voyages est d’utiliser les renseignements que vous avez déjà recueillis. Après avoir parlé du changement, il y aura probablement des parties prenantes dans des domaines tels que le service des finances, le service informatique et le service des ressources humaines qui souhaiteront participer au processus ou donner leur avis sur la transition.
Pour créer un solide plan de mise en œuvre, prenez ces informations et définissez des objectifs, des échéances et des stratégies d’atténuation des risques. Essayez de communiquer avec chaque groupe en adoptant son point de vue. Les changements seront-ils logiques pour eux ou auront-ils besoin d’un guide de formation détaillé?
Assurer l’intégration des données et de la technologie
Les entreprises doivent gérer plusieurs aspects concernant l’intégration de la technologie de gestion des voyages, notamment le transfert de données, l’intégration des systèmes et la formation requise pour les nouveaux outils et logiciels. Il s’agit là d’aspects techniques cruciaux dans la mise en œuvre d’une nouvelle compagnie de gestion de voyages.
Il vous faut un plan! Élaborez une stratégie pour le transfert de données et l’intégration des systèmes, car ils sont interdépendants. L’intégrité, la sécurité et l’accessibilité jouent un rôle important dans le transfert de données. Une intégration des systèmes bien planifiée signifie que les données des dossiers des clients, des opérations et des fournisseurs de voyages peuvent toutes être connectées.
Assurer la formation et l’intégration d’une nouvelle compagnie de gestion de voyages
Comment se déroule la formation pour les nouveaux outils de voyage? Existe-t-il une démonstration ou une FAQ que les employés peuvent utiliser pour commencer? Les employés apprennent et absorbent les informations différemment, c’est pourquoi une variété d’outils de formation comme des vidéos, des infographies et des listes à suivre étape par étape peuvent faire de la formation sur les voyages un processus efficace.
La formation du personnel doit faire partie du plan de mise en œuvre de la compagnie de gestion de voyages. Selon la culture et les besoins de votre entreprise, il peut s’agir d’un programme interactif de formation des formateurs, d’ateliers ou d’options en libre-service. Par exemple, si vous avez beaucoup d’entrepreneurs ou de clients qui se déplacent, une démonstration vidéo peut être la meilleure solution.
Les programmes de formation doivent comprendre une planification à long terme pour assurer la réussite du programme de voyages. C’est un aspect primordial qui peut faire partie du processus d’intégration des employés ou être inclus dans les séances de formation annuelles.
Gérer la conformité et les mises à jour des politiques
Lorsque le passage à une nouvelle compagnie de gestion de voyages reçoit le feu vert, il est nécessaire de revoir et de mettre à jour les politiques relatives aux voyages d’affaires afin d’y refléter les changements. Assurez-vous de bien connaître les coordonnées des équipes d’assistance à contacter en cas d’urgence ou en dehors des heures de travail. Cela permet de s’assurer que les politiques et les procédures sont cohérentes avant qu’un problème ne survienne durant un voyage d’affaires.
La nouvelle politique de voyage peut être incluse dans la formation des employés. En informant à l’avance les voyageurs du nouveau système, on évite les surprises. Les seules surprises que vous souhaitez avoir sont des voyageurs ravis, n’est-ce pas?
Assurer un soutien au lancement et après la mise en œuvre
Ça y est, le projet est lancé! Tout d’abord, vous pouvez pousser un soupir de soulagement en constatant que vous êtes arrivé jusqu’à ce stade du projet de transition. La communication continue et les conseils que vous avez fournis ont conduit au lancement et à la fin de la mise en œuvre. C’est le moment d’indiquer aux employés qui doit être contacté pour les questions courantes et qui fournira une assistance continue, et de recueillir des commentaires en vue d’améliorations.
Pour qu’un programme de voyages puisse fonctionner sans anicroche, le suivi et la communication sont essentiels. Toute question peut être soulevée rapidement et traitée.
À quoi s’attendre
Grâce à un processus de mise en œuvre bien exécuté, on réduit au minimum les obstacles en définissant les attentes et en gardant un œil sur les défis imprévus. La planification, des options de formation accessibles et une communication ouverte avec les employés sont autant de bons moyens d’assurer une transition en douceur.
Le changement dans les organisations peut être difficile, mais à long terme, les avantages qui en découlent en valent généralement la peine. Corporate Traveller est reconnue pour son haut niveau de service et de communication lors des transitions, et lorsque vous en avez le plus besoin. Nous mettons ces qualités à profit pour créer des partenariats et collaborer en équipe avec nos clients.
Prêt pour une nouvelle compagnie de gestion de voyages? Contactez-nous pour obtenir des solutions détaillées, des consultations ou des services liés à la mise en œuvre d’un nouveau partenariat avec une compagnie de gestion de voyages.
