Pourquoi faire appel à un agent de voyages d’affaires? Avantages et conseils pour les voyageurs d’affaires
Selon le dernier sondage Business Travel Outlook Poll réalisé par l’organisation Global Business Travel Association, parmi les principales préoccupations des voyageurs d’affaires en 2024 figurent l’augmentation du coût des voyages, les budgets des entreprises qui ne suivent pas le rythme et les perturbations.
Dans un contexte où les entreprises sont confrontées à ces défis, le fait de comprendre la valeur d’un agent de voyage d’affaires pourrait changer la donne. Voyons pourquoi il est judicieux de travailler avec un agent de voyages d’affaires et comment une telle ressource peut faire passer votre expérience de chaotique à bien rodée.
Supposons que la prochaine grande réunion de votre équipe se tienne dans une autre ville et que vous n’ayez pas le choix de vous occuper des vols, des hôtels et des transports. L’heure tourne, le niveau de stress augmente et vous vous demandez s’il n’y aurait pas une meilleure solution. Faut-il s’en occuper à l’interne, faire appel à un agent individuel ou s’associer à une compagnie de gestion de voyages?
Dans le paysage commercial dynamique d’aujourd’hui, une gestion efficace des voyages est indispensable. Qu’il s’agisse de conclure des ventes ou d’assister à des réunions cruciales, un voyage sans stress peut faire toute la différence. La gestion des voyages à l’interne peut sembler rentable, mais cette approche improvisée est souvent épuisante. Les employés doivent jongler avec plusieurs réservations et gérer les perturbations par leurs propres moyens. De plus, ils passent à côté d’offres exclusives qu’un agent de voyages d’affaires peut obtenir. C’est comme essayer de faire un soufflé sans recette – c’est possible, mais risqué et stressant.
Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi le recours à une agence de voyages d’affaires change la donne, comment ces agences peuvent simplifier vos problèmes de voyage et quels sont les avantages que vous pouvez attendre d’elles.
Comprendre les agents de voyages d’affaires
Imaginez un partenaire à vos côtés qui connaît tous les tenants et aboutissants des voyages d’affaires. C’est ça, un agent de voyages d’affaires. Ces agences s’occupent de tout, de la réservation des vols et des hôtels à la gestion des perturbations lors des voyages, tout en adaptant l’expérience aux besoins uniques de votre entreprise. Mais l’histoire ne s’arrête pas là.
Agent interne et compagnie de gestion de voyages
Un agent de voyages d’affaires interne travaille de manière indépendante et offre des services personnalisés à ses clients. Il peut gérer les réservations, trouver des offres et fournir une assistance directe. Il offre une approche pratique et personnalisée à la planification des voyages, idéale pour les petites entreprises ou celles dont les besoins en matière de voyages sont relativement simples.
D’autre part, une compagnie de gestion de voyages comme Corporate Traveller va au-delà du service individualisé en offrant une gamme élargie de services. Une compagnie de gestion de voyages combine l’expertise de ses agents de voyage internes et exploite les technologies de pointe pour gérer efficacement les besoins complexes en matière de voyages d’affaires. Les compagnies de gestion de voyages proposent des solutions de voyage complètes, une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, des rapports détaillés et une conformité à votre politique de voyage. Une compagnie de gestion de voyages est comme une machine bien huilée pour les entreprises ayant des besoins importants en matière de voyages, prête à relever n’importe quel défi dans ce domaine.
Avantages d’un partenariat avec un agent de voyages d’affaires
Voici ce que vous devez absolument savoir sur les agents de voyages d’affaires. Pourquoi devriez-vous envisager un partenariat avec un agent de voyages d’affaires, plus précisément au sein d’une agence ou d’une compagnie de gestion de voyages bien établie? Il s’agit de l’ingrédient secret pour un voyage d’affaires parfait. Le choix d’un agent de voyages d’affaires au sein d’une agence solide ou du réseau d’une compagnie de gestion de voyages ouvre la voie à toutes sortes de services, d’assistances et de conseils d’experts qui vont au-delà de ce qu’un seul agent peut fournir. Ce partenariat est votre passeport pour des voyages d’affaires faciles et sans souci. Voyons chacun des avantages :
Économies de coûts
L’un des principaux avantages d’un agent de voyages d’affaires est l’accès à des offres et des réductions exclusives. Ces agents ont des contacts et des ressources dans le secteur qui peuvent vous aider à obtenir les meilleurs tarifs. Une planification efficace des itinéraires permet également de réduire au minimum les dépenses, ce qui rend votre programme de voyages rentable.
Économies en temps
Le temps, c’est de l’argent, surtout en ce qui concerne les voyages d’affaires. Un agent de voyages d’affaires rationalise le processus de réservation et s’occupe de toute la logistique du voyage, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos activités d’affaires principales.
Expertise et expérience
Les agents de voyages d’affaires sont des experts dans leur domaine. Ils ont une connaissance approfondie des destinations et des pratiques exemplaires en matière de voyages, ce qui garantit que vos voyages d’affaires se dérouleront sans heurt et sans tracas. Puisque les agents de voyages ont accès aux contacts et aux ressources du secteur, ils peuvent vous fournir des conseils et des recommandations d’initiés.
Soutien et assistance
Les perturbations lors des voyages peuvent être un cauchemar. Avec une agence de voyages d’affaires, vous disposez d’une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à portée de main. Qu’il s’agisse d’un retard de vol ou d’un changement de dernière minute, les agences sont là pour vous aider et veiller à ce que vos projets de voyage restent sur la bonne voie.
Technologie
La gestion moderne des voyages d’affaires s’appuie sur une technologie avancée pour vous donner une vue d’ensemble de votre programme de voyages. Les agences de voyages d’affaires s’assurent que vous demeuriez informé au moyen de mesures, d’indicateurs de rendement clés, d’analyses sur les dépenses et de capacités de production de rapports, entre autres. Ils contribuent également au respect de votre politique de voyage, à la durabilité, à la sécurité et au bien-être des voyageurs.
Qui a besoin d’un agent de voyage d’affaires?
Les agents de voyages d’affaires ne sont pas réservés aux grandes entreprises – tout le monde peut en avoir besoin. Que vous soyez une petite entreprise en démarrage avec de grands rêves ou une société bien établie cherchant à rationaliser ses déplacements, un agent de voyages d’affaires peut transformer votre expérience de voyage.
Quel type d’entreprise a besoin d’un agent de voyage d’affaires?
Si les voyages d’affaires fréquents, les itinéraires complexes ou la gestion des frais de voyage occupent trop de temps et de ressources, c’est peut-être le moment idéal pour s’associer à un agent de voyages d’affaires. Mais comment savoir s’il est vraiment temps de faire appel à ses services? Voici quelques signes révélateurs :
- Nombre d’employés : Si votre entreprise a plus de 50 employés, surtout si elle compte 20 à 500 employés qui sont de grands voyageurs, il pourrait être temps de s’associer à un agent de voyages d’affaires. Coordonner les déplacements d’une grande équipe peut s’avérer un cauchemar logistique sans l’aide d’un professionnel.
- Frais de déplacement : Les entreprises dont les frais de déplacement dépassent 50 000 $ par an ont beaucoup à gagner de services de gestion des voyages. Les agents de voyage d’affaires peuvent vous aider à conclure de bons marchés et veillent à ce que chaque dollar dépensé soit optimisé.
- Destinations de voyage : Vos employés s’envolent-ils vers des lieux exotiques ou éloignés? Certaines destinations nécessitent des connaissances approfondies. Un agent de voyages d’affaires possède le savoir-faire et les relations nécessaires pour naviguer facilement sur ces itinéraires délicats.
- Secteur : Certains secteurs ont des besoins précis en matière de voyages d’affaires. Par exemple, les professionnels de l’exploitation minière, de l’énergie et du divertissement ont souvent des exigences particulières en matière de déplacements. Les agences de voyages d’affaires comprennent ces nuances et peuvent fournir des solutions de gestion des voyages sur mesure.
Comment savoir si vous êtes prêt à externaliser la gestion de vos voyages d’affaires?
Alors, comment savez-vous qu’il est temps de faire appel à des professionnels? En voici quelques signes :
- Les complications liées aux voyages : Si la gestion des voyages vous prend trop de temps et de ressources, c’en est un signe.
- Les dépassements de coûts : Si, la plupart du temps, votre budget de voyage échappe à tout contrôle, une compagnie de gestion des voyages peut vous aider à garder le cap et à vous assurer que vos dépenses en matière de voyages soient optimisées au maximum.
- Perturbations lors des voyages : Les perturbations fréquentes lors des voyages sans accès à un système de soutien approprié peuvent être frustrantes. Un agent de voyages d’affaires peut fournir une assitance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et transformer de manière proactive les crises potentielles en matière de voyages en contretemps mineurs.
- Manque de visibilité : S’il est difficile de suivre les dépenses liées aux voyages de votre entreprise, si vous n’êtes pas sûr que les politiques de voyage sont suivies ou si le respect des règles et des réglementations devient compliqué, il est peut-être temps de faire appel à une agence de voyages d’affaires.
Considérez l’effet transformateur du partenariat avec Corporate Traveller sur le programme de voyages d’Aletek.
En tant qu’acteur clé de l’ingénierie mécanique connu pour ses systèmes d’échappement robustes et ses solutions thermiques, les employés d’Aletek visitent fréquemment des entreprises, notamment dans le domaine ferroviaire ou de l’exploitation minière. La société réservait des voyages ici et là et manquait des occasions d’économiser. La réconciliation des comptes traînait en longueur. Nous les avons dotés d’un outil de réservation astucieux qui leur permet d’obtenir les meilleures offres et de suivre de près les frais de déplacement.
Le résultat? Un gain de temps considérable de sept semaines de comptabilité par an, soit 14 800 $ en économies. Voilà une belle victoire! Grâce à notre solution, Aletek bénéficie désormais d’une visibilité et d’un contrôle sans faille, le tout par le biais d’une seule plateforme parfaitement intégrée. C’est de cette manière que vous pourrez oublier les voyages chaotiques et maîtriser l’art d’économiser.
Qu’il s’agisse d’une petite entreprise aux besoins croissants en matière de voyages ou d’une grande organisation aux demandes de voyages complexes, une agence de voyages d’affaires peut simplifier et améliorer votre expérience en matière de voyages d’affaires.
Trouver le bon agent de voyage d’affaires pour votre entreprise
Vous êtes donc convaincu que vous avez besoin d’un agent de voyages d’affaires. Mais comment choisir le bon? S’engager dans un partenariat de voyage d’affaires, c’est comme commencer un nouveau parcours. Idéalement, votre copilote posséderait l’expérience nécessaire, aurait fait ses preuves et aurait accès à différents services adaptés à votre destination.
Facteurs clés à prendre en compte
Tout d’abord, vous devez évaluer vos options. Voici les principaux facteurs à prendre en considération :
- Expérience : Visez une agence ayant fait ses preuves. Depuis combien de temps l’agence existe-t-elle? Vous avez besoin de professionnels chevronnés qui connaissent les tenants et les aboutissants de la gestion des voyages d’affaires, et non d’un débutant qui essaie de trouver ses marques.
- Réputation : Consultez les critiques, les témoignages et les études de cas. Quels sont les commentaires des autres clients? Une excellente réputation est comparable à une étoile Michelin – c’est la marque d’une excellence constante.
- Services offerts : Qu’est-ce qu’ils vous procurent? Assurez-vous que l’agent propose une gamme complète de services répondant à vos besoins en matière de voyages d’affaires. Vous avez besoin de plus que de simples réservations – pensez à l’assistance, aux rapports et au service personnalisé.
Questions à poser aux agents potentiels
Vous devez poser les bonnes questions pour savoir si votre agent peut répondre à vos besoins. Avant de signer sur la ligne pointillée, posez les questions suivantes pour vous assurer que vous avez trouvé le bon agent :
- Expérience : Depuis combien de temps gérez-vous des voyages d’affaires?
- Spécialisation : Avez-vous déjà travaillé avec des entreprises de notre secteur?
- Assistance : Quel type d’assistance offrez-vous? Êtes-vous disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7? Comment gérez-vous les perturbations dans les déplacements et les situations d’urgence?
- Technologie : Quelle technologie de gestion des voyages utilisez-vous?
- Personnalisation : Comment adaptez-vous vos services pour répondre à des besoins précis?
- Économies de coûts : Comment pouvez-vous nous aider à économiser sur les frais de voyage? Pouvez-vous donner des exemples d’économies que vous avez réalisées pour d’autres clients?
Consultez notre feuille de travail « Questions essentielles à poser à votre compagnie de gestion de voyages » pour vous assurer de poser toutes les bonnes questions.
De vraies histoires, de vraies réussites : L’expérience des voyageurs d’affaires
Lorsque vous choisissez votre partenaire de gestion de voyages, rien n’est plus éloquent que les vraies histoires de réussite et les témoignages de clients satisfaits.
Notre plateforme de gestion des voyages d’affaires transforme l’expérience des entreprises – elle leur permet de réaliser d’importantes économies et de bénéficier d’une assistance inégalée. Nous vous présentons deux exemples qui illustrent notre volonté de simplifier la gestion des voyages et de garantir des déplacements sans encombre à nos clients.
1. Économies de temps pour Benevity
Benevity est l’une des premières entreprises certifiées B Corp au Canada, et un chef de file dans le domaine des logiciels d’entreprise. Ses équipes internes avaient de la difficulté à gérer des voyages complexes et urgents. Trop de temps était consacré à tenter de contacter les compagnies aériennes et les fournisseurs; il fallait donc trouver une solution plus centralisée pour simplifier les processus. Il était de plus en plus difficile de trouver un équilibre entre les itinéraires compliqués et les délais serrés.
C’est alors que Corporate Traveller est entré en jeu. Depuis qu’elle collabore avec nous, l’équipe de Benevity a accès à Melon, un logiciel de gestion des voyages qui offre une flexibilité accrue et un processus d’autoréservation simplifié. De la gestion des réservations à la production de rapports, Melon offre transparence et efficacité.
Kate Niven, coordinatrice des lieux chez Benevity, fait l’éloge de l’intégration sans heurt et de l’assistance exceptionnelle de notre équipe. Elle souligne que Corporate Traveller simplifie tous ses problèmes, des séjours à l’hôtel aux voyages compliqués. « L’excellence du soutien et du service nous donne souvent l’impression que nous sommes votre seul client! Nous nous sentons bien traités. Nous recevons toujours de l’aide quand nous en avons besoin, et nous sommes certains de pouvoir compter sur les outils au moment opportun afin de servir au mieux nos équipes à l’interne. »
2. Beyond Energy : Passer à la gestion des voyages par des spécialistes
Les relations sont au cœur des activités de Beyond Energy. En tant que chef de file dans le domaine des produits et services de forage sous pression contrôlée, l’efficacité de l’équipe interne est primordiale. Jusqu’en 2017, les employés géraient eux-mêmes leurs déplacements professionnels, mais au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise, il n’était plus possible d’assurer la logistique liée aux déplacements des équipes vers des lieux éloignés. Un employé qui avait déjà travaillé avec Corporate Traveller a recommandé nos services.
En établissant un partenariat avec Corporate Traveller, l’entreprise a transformé sa gestion des voyages d’affaires. Nous avons géré la logistique complexe des voyages internationaux, nous avons assuré un passage des frontières sans heurts et nous sommes occupés des compagnies aériennes et des hôtels. L’ajout des services de Lili, responsable de la relation client, a fait passer le programme de voyages de Beyong Energy au niveau supérieur. Nous avons fourni des évaluations et des rapports trimestriels personnalisés qui ont conduit à d’importantes améliorations. Aujourd’hui, le programme de voyages de Beyond Energy fonctionne à plein régime, les processus sont rationalisés et l’entreprise économise 18 000 $ par année.
Personne ne nous décrit mieux que nos clients
Envisager autrement vos voyages d’affaires
Un agent de voyages d’affaires améliorera l’ensemble de vos opérations de voyage. Des offres avantageuses à l’assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 en passant par les technologies essentielles et la tranquillité d’esprit, c’est le choix judicieux pour les entreprises en quête de nouveaux horizons. Considérez-nous comme votre tour de contrôle, qui vous guide en toute sécurité à travers les complexités des voyages modernes. Corporate Traveller dispose de l’équipe, des outils et de la technologie nécessaires pour que votre prochain voyage d’affaires soit un jeu d’enfant.
Prêt au décollage?
Votre prochain voyage d’affaires pourrait être une expérience de première classe. Discutez avec nous dès aujourd’hui et découvrez comment Corporate Traveller peut vous aider à rationaliser vos processus de voyage en toute confiance et simplicité.