Huit questions essentielles à poser à votre compagnie de gestion de voyages
Si votre entreprise collabore avec une compagnie de gestion de voyages, vous connaissez peut-être déjà le type de services qu’elle propose.
Mais profitez-vous pleinement de ce partenariat? Quelles questions pouvez-vous poser pour anticiper les besoins de vos futurs déplacements professionnels? Et si les réponses ne sont pas à la hauteur, il est peut-être temps d’envisager une autre solution.
Nous avons recensé huit questions essentielles à poser à votre partenaire de voyages dès maintenant :
1. Qui est mon conseiller en voyages attitré ou mon gestionnaire de voyages?
Quand vous avez des questions concernant les voyages, que vous avez besoin d’aide pour faire des réservations ou qu’une urgence se présente, qui est votre conseiller en voyages attitré? Quel est le rôle du gestionnaire de voyages d’affaires? Si vous ne connaissez pas son nom ou si vous ne parlez pas à la même personne lorsque vous appelez, comment avoir la certitude d’obtenir un service de qualité de la part d’une personne que vous connaissez et en qui vous avez confiance?
Chez Corporate Traveller, notre priorité est d’apprendre à connaître nos clients et leurs activités. Nos conseillers en voyages attitrés, qui ont en moyenne huit ans d’expérience, deviennent les experts de votre compte et connaissent les tenants et les aboutissants de votre programme, de votre politique, de vos collaborateurs, de vos préférences et même de votre culture en matière de déplacements professionnels. Vous avez alors toujours le même interlocuteur et bénéficiez d’un service personnalisé à chaque appel.
« Nous sommes vraiment reconnaissants du soutien que nous offre Corporate Traveller, sans parler des économies que cette compagnie nous a permis de réaliser. Modern Niagara n’avait jamais fait appel à une compagnie de gestion de voyages auparavant, mais à présent nous comprenons l’importance d’avoir votre équipe à nos côtés! », déclare Elizabeth Levi, responsable des Services à la haute direction chez Modern Niagara. Un excellent gestionnaire de voyages saura prévoir vos besoins et résoudre rapidement les problèmes.
2. Avez-vous des ententes de service?
Votre compagnie de gestion de voyages a-t-elle défini des normes minimales pour les temps d’attente, les temps de sonnerie ou les délais de traitement pour toutes les demandes? Assurez-vous de vérifier les normes concernant les demandes non transactionnelles, comme les rapports et la résolution des problèmes. Vous devez définir clairement les besoins de votre entreprise et des employés qui voyagent, d’autant plus que 60 % des acheteurs prévoient une augmentation du nombre de déplacements au cours de l’année à venir. Veillez à ce que votre compagnie de gestion de voyages offre à votre équipe un service professionnel et rapide pour maintenir la satisfaction de vos voyageurs et favoriser une culture de voyage positive au sein de l’entreprise.
Que peut faire votre compagnie de gestion de voyages pour optimiser votre programme de voyage? Demandez à votre compagnie de gestion de voyages comment elle se différencie des équipes internes de gestion des voyages. Sydney Sackett, adjointe de direction au Centre Shaw, témoigne : « Les agents de Corporate Traveller ont été tout simplement INCROYABLES en ces temps compliqués. Au cours de mes 20 ans d’expérience dans la réservation de voyages complexes au niveau local et à l’étranger, et en tant qu’ancienne agente de bord ET épouse de pilote, aucune agence ne m’a autant impressionnée que les représentants de Corporate Traveller. Le service est rapide, informatif, précis et opportun ».
3. Que faire en cas d’urgence?
Que faire lorsqu’un vol de groupe est annulé? Ou bien quand une catastrophe naturelle perturbe vos projets de voyage... Avez-vous pris vos dispositions pour savoir à qui vous adresser et connaître les procédures à suivre? Si votre solution actuelle vous laisse dans le pétrin lorsque vous en avez le plus besoin, il vaut mieux collaborer avec une équipe qui réagit rapidement. Votre compagnie de gestion de voyages doit pouvoir accéder rapidement à la politique de votre entreprise et à votre plan de gestion des risques, et tirer parti de ses relations avec les compagnies aériennes, les hôtels et les fournisseurs de transport terrestre en cas de besoin.
Vous avez besoin d’un expert fiable et disponible en tout temps? Vos voyageurs ont manqué leurs vols ou doivent faire face à des changements imprévus? Nous vous offrons une assistance complète pour vous orienter vers des solutions rapides et flexibles. Lorsque l’équipe du film « Blast! » s’est retrouvée bloquée en Sibérie, l’équipe de Corporate Traveller est intervenue pour la ramener chez elle indemne.
4. À qui m’adresser pour réviser ma politique et mon programme de voyage?
Votre programme de voyage commence à vous paraître désuet? Avez-vous un interlocuteur privilégié pour trouver des solutions proactives, et connaissez-vous son nom? Chaque entreprise qui effectue des voyages doit mettre en place une politique de voyages et un programme pouvant être révisés régulièrement. Avant que les problèmes ne vous prennent au dépourvu, assurez-vous d’avoir quelqu’un pour vous aider à repérer les failles dans votre programme actuel et les points à renforcer.
L’industrie du voyage est en perpétuelle mutation. Les tarifs fluctuent, les fournisseurs changent, de nouveaux hôtels, de nouveaux partenariats et de nouvelles technologiques voient le jour. Compte tenu des préoccupations actuelles liées à l’inflation, la hausse des coûts des voyages est le principal enjeu des gestionnaires du secteur en 2024. Une équipe de consultants en relation client vous permet de rester au courant, de réaliser des économies et de valoriser votre programme de voyage d’affaires.
Pour assurer une gestion efficace des voyages, téléchargez notre liste gratuite de vérification des compagnies de gestion de voyages et passez-la en revue avec votre compagnie chaque année.
5. Quelles fonctionnalités offre votre technologie de gestion des voyages actuelle?
De quelle façon votre technologie de gestion des voyages peut-elle vous faire gagner du temps? Les meilleures combinaisons de technologies et d’outils peuvent vous aider à simplifier les situations de réservation complexes. Pour Eliquent Life Sciences, l’utilisation de Melon et de cartes à usage unique a permis de rationaliser ses 30 à 60 réservations mensuelles et de diminuer son principal poste de dépenses, c’est-à-dire les frais d’hébergement.
Le contrôle du respect des politiques est également bien moins contraignant pour tout le monde si l’outil permet de les sélectionner automatiquement. Ainsi, les voyageurs n’ont pas à réfléchir pour choisir les options approuvées. Votre solution actuelle vous permet-elle d’effectuer des réservations de manière rapide et conviviale? Ou d’accéder à une fonction de clavardage en direct depuis n’importe quel appareil?
Saviez-vous que les voyageurs d’affaires consacrent en moyenne 45 minutes à effectuer leurs réservations? Et c’est sans compter le temps nécessaire pour faire une nouvelle réservation ou résoudre les problèmes en cas de retard ou de changement des conditions météorologiques. Votre entreprise doit être en mesure d’effectuer une réservation standard en quelques minutes, de consigner les préférences des voyageurs, de saisir le nombre de kilomètres parcourus par ses grands voyageurs, etc. Les plateformes de gestion de voyages comme Melon offrent un système de réservation ultra-intuitif en cinq minutes, ou bien une option de clavardage en direct si vous préférez bénéficier d’une assistance personnalisée.
Regardez cette brève démonstration pour savoir comment procéder.
6. Quels autres outils technologiques utilisez-vous pour optimiser les déplacements?
La gestion des voyages ne se résume pas à un outil de réservation en ligne et à une application. Vérifiez si les outils technologiques proposés comprennent les éléments suivants :
- Des outils qui automatisent le rapprochement.
- Des options de paiement souples.
- Un accès à vos données de voyage au moyen de rapports.
- Un suivi des voyageurs.
- Une technologie qui regroupe toutes les fonctionnalités qui précèdent ainsi qu’un outil de réservation tout-en-un.
Après avoir examiné de près les outils offerts par votre compagnie de gestion de voyages et la façon dont ils s’intègrent, il est plus facile de choisir les outils qui permettront à votre programme de fonctionner de manière harmonieuse. Votre solution technologique s’intègre-t-elle aux plateformes de gestion des dépenses? Les solutions performantes d’établissement de rapports vous permettent-elles d’obtenir les indicateurs dont vous avez besoin? Pouvez-vous facilement suivre les voyageurs et garantir leur sécurité pendant leurs déplacements? La technologie ne se résume pas à sa fonction utilitaire. Elle peut servir de fil conducteur à votre programme de voyage, en vous permettant de ne rien oublier.
7. Quelle valeur ajoutée pouvez-vous m’offrir en tant que client?
Les gestionnaires de voyages sont bien renseignés sur les conseils les plus avisés en matière de voyage et sur les dernières tendances de l’industrie. Vous avez des questions sur la gestion des points de fidélisation? Quel est le moment adéquat pour mettre à jour une politique de voyages? Quels sont les nouveaux risques liés aux voyages? Les employés s’adressent-ils à vous pour des questions élémentaires ayant trait aux déplacements? Nous pouvons également vous aider dans ce domaine. Rassurez les voyageurs d’affaires à l’aide d’outils et de ressources comme une liste des questions les plus fréquemment posées sur les voyages d’affaires ou cette liste de vérification des voyages d’affaires pour les adjoints de direction.
La sécurité et le confort de vos voyageurs d’affaires sont la priorité absolue des compagnies de gestion de voyages. Demandez à votre partenaire de voyages s’il existe des programmes spéciaux ou services supplémentaires lors des séjours à l’hôtel (comme le départ tardif, les surclassements, les bons de repas ou les services de blanchisserie gratuits). Assurez-vous que votre fournisseur de voyages continue de vous offrir des avantages supplémentaires en plus de ses services de réservation. Corporate Traveller a établi le tout premier partenariat du secteur avec Uber for Business, qui aide les clients à mieux gérer les déplacements de leurs employés et de leurs clients lorsqu’ils sont en déplacement.
8. Comment gérez-vous les changements et les demandes de dernière minute?
Il est essentiel de savoir comment une compagnie de gestion de voyages que vous envisagez accompagnera votre entreprise dans les moments difficiles comme les agitations politiques ou civiles, les alertes sanitaires ou les catastrophes environnementales. Pourrez-vous compter sur un interlocuteur dédié pour orienter vos voyageurs dans les moments de stress et/ou d’angoisse? Optez pour une compagnie de gestion de voyages capable de vous offrir un soutien personnalisé, quelle que soit la taille de votre entreprise.
La présence d’une équipe disponible après les heures de bureau n’est pas seulement un avantage logistique; c’est également un élément essentiel de votre plan de gestion des risques liés aux voyages qui vous permet d’assurer votre devoir de protection. Notre plateforme technologique, Melon, intègre la gestion des risques avec des rapports sur l’incidence des alertes, une cartographie des destinations à risque, des alertes de sécurité en voyage, des évaluations de la sécurité des pays et des villes, et le partage de la localisation.
Pour assurer une gestion efficace des voyages, téléchargez notre liste gratuite de vérification des compagnies de gestion de voyages et passez-la en revue avec votre compagnie chaque année.
Comment reconnaître un partenariat de voyages de qualité
L’évaluation de votre compagnie de gestion de voyages, qu’il s’agisse d’un partenaire actuel ou d’un nouveau fournisseur, se résume à la communication, à la fiabilité et à la confiance. Pouvez-vous compter sur votre compagnie de gestion de voyages pour accompagner vos voyageurs d’affaires au moment où ils en ont le plus besoin? Y a-t-il une bonne communication sur les changements à venir et un souci d’amélioration continue? Les préoccupations et les critiques sont-elles traitées rapidement et de manière exhaustive?
Un partenariat de qualité doit permettre de renforcer les capacités de votre équipe interne, sans grever le temps ou les ressources de l’entreprise. Les experts de l’industrie du voyage peuvent partager leurs vastes connaissances pour améliorer l’efficacité, la rentabilité et la sécurité de votre programme et de vos politiques en matière de voyage. Corporate Traveller fait les choses correctement pour que vous puissiez vous concentrer sur vos points forts : la croissance de l’entreprise!
Comment pouvons-nous vous être utiles ?
