Voyages d’affaires avec gestion ou sans gestion

Nous aimons tous un peu de spontanéité de temps en temps, mais les voyages d’affaires ne laissent pas la place aux caprices. Comptant parmi les trois principaux postes de dépenses de nombreuses organisations, les voyages d’affaires sont une facette de votre activité qui a besoin d’une structure et d’un soutien tout autant que n’importe quelle autre. Mais comment s’y prendre? Avec un programme de voyage soutenu par une compagnie de gestion de voyages.

Vous avez peut-être l’impression que votre entreprise ne voyage pas assez pour justifier de faire affaire avec une compagnie de gestion de voyages. Ou peut-être pensez-vous que votre personnel gère suffisamment bien les réservations de voyages d’affaires par lui-même et que vous en tirez des avantages. Détrompez-vous. La gestion des voyages d’affaires à l’aide d’une politique de voyage complète et d’une structure solide est essentielle pour la sécurité des voyageurs, le bien-être des employés et vos résultats financiers. Alors, comment les voyages sans gestion se comparent-ils à un programme de gestion des voyages? Voyons cela en détail.

En quoi consistent les voyages sans gestion?

On parle de voyages sans gestion lorsqu’une organisation s’occupe elle-même de la réservation de ses voyages d’affaires. Dans certains cas, les tâches et les responsabilités liées aux voyages peuvent être déléguées à un organisateur de voyages ou à un assistant. Dans d’autres cas, les entreprises laissent les employés réserver eux-mêmes directement sur InsérerCompagnieAérienneIci.com

Pour certaines entreprises, il s’agit d’une option très attrayante. Mais les choses ne sont pas toujours ce qu’elles semblent être. Jetons un coup d’œil sur ce qui se cache au-delà de la frontière sauvage de la logistique des voyages.

Quels sont les avantages des voyages d’affaires sans gestion?

Liberté et flexibilité des employés – Les membres de l’équipe peuvent apprécier d’avoir plus de contrôle sur leurs déplacements, ce qui peut leur donner un sentiment d’autonomie et d’indépendance. Mais les grands pouvoirs s’accompagnent... d’erreurs humaines. *Voyez les drapeaux rouges agités par vos services des RH et des finances.*
La méthode semble plus facile et préférable – Nous avons bien dit « semble ». Les voyages d’affaires sans gestion peuvent sembler plus faciles en raison de la réservation directe, mais ils peuvent s’accompagner de complexités et de pièges potentiels.
Accès direct aux fournisseurs de voyages — Éliminez les intermédiaires et remontez directement à la source. Cela semble très bien jusqu’à ce que vous réalisiez que vous vous privez également d’offres et de réductions qui vont souvent de pair avec une compagnie de gestion de voyages.
Économies potentielles – En contournant la compagnie de gestion de voyages, vous pensez peut-être économiser beaucoup d’argent, mais vous renoncez à des tarifs de groupe qui pourraient donner un coup de pouce à votre budget de frais de déplacement. N’oublions pas non plus que les erreurs humaines ont un prix.

Qu’est-ce qu’un programme de gestion des voyages?

Les voyages avec gestion, quant à eux, se réfèrent à tout voyage d’affaires soutenu par les services et l’expertise d’une compagnie de gestion de voyages. Les réservations de voyage sont effectuées soit par un conseiller en voyages attitré, soit par l’intermédiaire de l’outil de réservation en ligne de la compagnie de gestion de voyages, toutes ces réservations étant consolidées dans un rapport unique, facile à interpréter.

Mais ce n’est pas tout ce qu’il y a à gagner avec un programme de gestion des voyages. Examinons quelques autres avantages de la gestion des voyages d’affaires :

Économiser du temps, de l’argent et du stress

Les compagnies de gestion de voyages ne se limitent pas à des réservations sophistiquées. Elles disposent d’une grande expertise et d’une profonde connaissance de l’industrie. Qu’est-ce que cela signifie pour vous? Des options rapides et économiques pour les vols, l’hébergement, le transport, etc. De plus, lorsque vous confiez le gros du travail à des professionnels, vous déchargez vos équipes du poids de la gestion des voyages d’affaires. Cela signifie moins de maux de tête liés aux voyages d’affaires et plus de temps pour se consacrer au travail qui compte.

Une seule plateforme. Pour tout.

Vous n’avez pas besoin d’une méthode sans gestion pour donner à vos voyageurs un sentiment d’indépendance. Lorsque votre programme de voyage est géré, vous donnez à votre personnel un accès constant à un guichet unique pour tous ses besoins. Cela signifie qu’ils peuvent réserver, recevoir des mises à jour et même clavarder avec un expert en voyage en direct, le tout à partir d’une seule plateforme de voyage.

La sécurité avant tout

Dans un monde où la sécurité est reine, les voyages avec gestion sont une forteresse. Un accès instantané à des informations vitales sur les voyageurs, une balise en cas d’urgence et une assistance mondiale 24 heures sur 24, 7 jours sur 7? Nous offrons tout ça. Des applications de voyage intégrées qui émettent des alertes en temps réel en cas de retards et de perturbations, et qui proposent un service de clavardage en direct? Nous offrons ça aussi.

Le grand fossé : Voyages d’affaires sans gestion ou avec gestion

Besoin d’un récapitulatif? Pas de problème. Examinons de plus près les principales différences entre les voyages sans gestion et les voyages avec gestion.

	Voyages sans gestion	Voyages avec gestion
Politique de voyage	Habituellement pas de politique de voyage officielle.	Politique de voyage qui conseille les voyageurs sur le comment, le quoi, le où, le qui et le pourquoi du voyage.
Réservations	Les réservations sont effectuées de manière ponctuelle sur Internet ou directement auprès des fournisseurs par les voyageurs eux-mêmes ou par une personne en interne qui s’occupe des voyages pour l’entreprise.	En tant que client d’une compagnie de gestion de voyages, vous pouvez réserver par l’intermédiaire de votre conseiller en voyages attitré ou d’un outil de réservation en ligne. Votre compagnie de gestion de voyages peut traiter toutes les demandes de voyage, des itinéraires VIP aux groupes, en passant par les réservations de dernière minute et les annulations — 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par année.
Processus d’approbation des voyages	En règle générale, il n’existe pas de processus d’approbation. En l’absence d’un processus d’approbation, l’entreprise risque de payer plus cher les voyages en raison de réservations non conformes à la politique de l’entreprise. Cela signifie également que vous ne savez pas toujours où se trouvent vos employés.	Un processus automatisé d’approbation des voyages peut être intégré dans votre outil de réservation en ligne, ce qui permet à un responsable d’approuver le voyage avant que la réservation ne soit effectuée. Pour les réservations effectuées par l’intermédiaire d’un agent, les conseillers en voyages sont également au courant de votre politique et peuvent vous signaler si quelque chose n’y est pas conforme.
Fournisseurs préférés	Les voyageurs prennent l’avion avec qui ils veulent, séjournent dans l’hôtel de leur choix et louent des véhicules de manière ponctuelle. Il est rare qu’ils aient recours à des fournisseurs de voyages privilégiés ou qu’ils en contrôlent l’utilisation.	Politiques en place qui conseillent aux voyageurs de réserver auprès des fournisseurs préférés de billets d’avion, d’hôtels et de véhicules de location. Votre compagnie de gestion de voyages vous aidera à profiter de tarifs d’entreprise spécialement négociés.
Technologie	Manquer les avantages d’une technologie qui prend en charge tous les aspects du voyage, de la réservation et de la gestion aux rapports de dépenses et au suivi des voyageurs.	De nos jours, les compagnies de gestion de voyages disposent d’outils et de technologies spécialement conçus pour les PME. Pensez à une plateforme simple qui regroupe des outils de réservation, de production de rapports, de suivi des voyageurs et d’alertes, ainsi que des applications mobiles intégrées pouvant être utilisées sur n’importe quel appareil.
Devoir de protection et sécurité des voyageurs	Aucune visibilité sur l’endroit où vos employés ont réservé leur voyage et sur la façon dont ils ont réservé, ce qui peut s’avérer problématique en cas d’urgence. Il est difficile pour les entreprises de gérer les informations et les alertes sans la technologie adéquate.	Un accès instantané à des informations vitales sur les voyageurs, un point de contact unique en cas d’urgence et une assistance mondiale 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par année. Les applications mobiles de voyage intégrées permettent aux voyageurs d’être alertés en temps réel des retards et des perturbations et offrent des options de communication.

La gestion, ça compte

Le choix entre les voyages d’affaires avec gestion ou sans gestion n’est pas seulement une question de commodité; il s’agit de garantir le bien-être de vos voyageurs, d’optimiser les économies de coûts et d’assurer l’efficacité opérationnelle.

Sortez du chaos des voyages sans gestion et profitez de la précision d’un programme de gestion des voyages. Le chemin vers l’efficacité, la sécurité et les économies commence ici.