Dépassement du budget et surréservation : Les 9 principales erreurs commises par les entreprises lorsqu’elles gèrent la réservation de voyage à l’interne

Lorsque vous gérez les voyages d’affaires exclusivement à l’interne, il y a malheureusement toujours le risque que les membres de votre équipe ne soient pas au fait des principales astuces et pratiques exemplaires pour dénicher des économies. En général, cela les amène à commettre des erreurs qui sont difficiles à corriger et qui auraient pu être évitées dès le départ. Comme il est dans la nature humaine de s’occuper des tâches prioritaires en premier, la réservation de voyage a tendance à se faire rapidement, à la dernière minute ou entre deux tâches. Ces erreurs sont donc courantes et se produisent trop souvent.

Les résultats proviennent d’une enquête commandée par Corporate Traveller auprès d’un panel indépendant de 255 propriétaires de PME et décideurs. Ces chefs d’entreprise ont été interrogés sur neuf erreurs qu’eux-mêmes ou une personne de leur organisation ont commises au moment de la réservation de voyage. Et les résultats sont plutôt étonnants!

Voici les erreurs les plus fréquemment commises par les entreprises lorsqu’elles gèrent la réservation de voyage à l’interne :

1. Passer à côté de bonnes offres en réservant à la dernière minute.

Près du quart des personnes interrogées (22 %) ont dépassé le budget de voyage parce qu’elles ont trop attendu avant de réserver et que les dates de voyage étaient trop rapprochées. Comme les gestionnaires et les assistants peuvent facilement être accaparés par des tâches plus urgentes, il leur arrive trop souvent de remettre la réservation de voyage au dernier moment, lorsque la demande a atteint son apogée et que les prix montent en flèche.

2. Réserver des vols ou d’autres services de voyage mal harmonisés.

La prochaine erreur la plus fréquente est la réservation de vols ou d’autres services de voyage mal harmonisés. À titre d’exemples, le vol d’un voyageur arrive après que la fenêtre d’inscription de son hôtel se soit refermée, ou un voyageur rate une correspondance parce qu’il n’y a pas assez de temps entre ses vols. Les services mal harmonisés entraînent généralement des modifications ou des annulations, ce qui occasionne des coûts supplémentaires, sans parler du risque de rester bloqué à une heure tardive dans une ville inconnue.

3. Entrer des renseignements inexacts sur les voyageurs lors de la réservation.

La saisie de renseignements personnels inexacts est la troisième erreur la plus fréquente. Des noms mal orthographiés ou erronés à l’inversion du mois et du jour de naissance, ces erreurs, qui peuvent sembler banales, prennent trop de temps à être corrigées. Heureusement, il existe une solution simple! L’utilisation d’une plateforme de gestion de voyages comprenant un profil de réservation établi pour chaque voyageur rend la probabilité de ces types d’erreurs quasi nulle.

4. Réserver des voyages qui dépassent le budget ou qui ne sont pas approuvés.

Lorsque les membres de l’équipe sont chargés de réserver leurs propres voyages, ils disposent d’un vaste choix et d’une grande souplesse – un aspect qui, tout en étant appréciable, peut aussi entraîner des dépenses excessives ou, pire encore, non approuvées. C’est ce qui est arrivé à plus de 14 % des personnes interrogées. Par exemple, un membre de l’équipe effectue une réservation de voiture de location ou de chambre d’hôtel surclassée que la direction ne parvient pas à modifier à temps pour éviter des frais exorbitants. Là encore, ce type d’erreur peut être facilement évité lorsque la réservation de voyage est effectuée non pas à l’interne, mais par l’intermédiaire d’une plateforme de gestion de voyages qui impose un plafond de dépenses afin de dissiper ces préoccupations.

5. Réserver la mauvaise date ou la mauvaise destination.

Il est difficile d’imaginer que l’on puisse réserver la mauvaise destination ou la mauvaise date – ce sont des informations essentielles, après tout! Pourtant, cela arrive plus souvent qu’on ne le pense : plus de 11 % des personnes interrogées ont commis ou constaté cette erreur à un moment ou à un autre. Malheureusement, il s’agit d’une erreur très coûteuse, en particulier si l’option de vol la plus abordable a été réservée, car les modifications, les crédits ou les remboursements ne sont généralement pas offerts avec cette option.

6. Choisir des compagnies aériennes ou d’autres fournisseurs qui offrent un service de piètre qualité.

Souvent, les employés qui effectuent la réservation de voyage pour les membres de l’équipe ne sont pas eux-mêmes des voyageurs. Il est donc compréhensible qu’ils ne sachent pas nécessairement quels fournisseurs offrent le meilleur service – un aspect dont nous pouvons tous apprécier l’importance à n’importe quel moment d’un voyage d’affaires. Pour éviter ce scénario, il est préférable d’avoir recours à une plateforme de gestion de voyages et à des experts en la matière. Ceux-ci connaissent très bien les entreprises de premier plan offrant un service de qualité qui répond de manière fiable aux besoins et aux attentes de leurs clients.

7. Réserver des voyages incommodes pour les voyageurs.

Plus de 13 % des personnes interrogées ont indiqué que lorsque les voyages sont réservés et gérés par des membres de l’équipe qui ne sont pas des voyageurs, elles risquent d’avoir des réservations incommodes et d’en subir les conséquences. Par exemple, un vol qui part ou qui arrive à une heure pour le moins peu pratique, ou un hôtel situé beaucoup trop loin du lieu d’une réunion matinale (et nous avons tous besoin d’un sommeil réparateur).

8. Réserver en trop grand nombre (surréservation de vols, chambres d’hôtel, etc.)

Bien qu’il s’agisse de l’erreur la moins souvent signalée, la surréservation est une erreur tout à fait évitable qui figure pourtant dans la liste. Il se peut qu’un voyage soit initialement prévu pour une équipe de quatre personnes, mais qu’en fin de compte, seules deux personnes partent. Si, par exemple, le membre de l’équipe qui organise le voyage a choisi le type de vol ou d’hôtel le moins cher, il est très peu probable que vous obteniez un crédit ou un remboursement pour les réservations annulées.

9. Réserver pour les mauvaises personnes ou le mauvais nombre de personnes.

Supposons qu’une entreprise assiste à un événement de grande envergure (ou l’organise) pour de nombreux participants, comme un séminaire de réflexion en équipe ou une conférence de l’industrie. Il ne fait aucun doute qu’elle aura besoin d’effectuer de nombreuses réservations, y compris des vols, des locations de voitures et des chambres d’hôtel. C’est exactement le type de scénario stressant qui expose les équipes à commettre des erreurs hasardeuses, comme indiquer trop ou pas assez de voyageurs ou inscrire les mauvais noms sur les réservations. Malheureusement, il est souvent compliqué de corriger les erreurs ou d’annuler les réservations à temps. De plus, après coup, cela peut être trop peu, trop tard, à supposer que les vols ou les hébergements soient complets ou que les remboursements ou les crédits ne soient pas offerts.

Mis à part les répercussions financières désastreuses, ces erreurs et d’autres erreurs coûteuses liées à la réservation de voyage à l’interne sont souvent susceptibles de nuire à la réputation d’une entreprise en raison de situations évitables, comme un membre de l’équipe qui arrive en retard à une réunion importante avec un client parce que sa réservation a été effectuée pour le mauvais vol.

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez facilement éviter ces inconvénients avec l’aide d’une plateforme de gestion de voyages qui s’occupe d’absolument tout. Les experts en voyage dûment formés et expérimentés ne sont pas là pour rien : ils permettent aux professionnels d’avoir plus de temps et de subir moins de tracas et de stress au cours de leur journée.