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La liste de vérification des voyages d’affaires par excellence pour les adjoints de direction
La planification du voyage d’affaires de votre patron peut être éprouvante, surtout si vous êtes la personne qui est chargée de tout organiser. En tant qu’adjoint de direction, la réussite de chaque voyage repose en partie sur vos épaules.
Mais rassurez-vous; nous sommes là pour vous aider. Voici tout ce qui doit figurer sur votre liste de vérification lorsque vous planifiez un voyage pour votre patron (ou d’autres voyageurs de votre équipe) :
1. Renseignez-vous sur les préférences de votre patron
Avant d’effectuer une réservation pour un membre de la direction, tentez de savoir quelles sont ses préférences. Préfère-t-il avoir une place côté hublot? Accumule-t-il des points de fidélisation dans les hôtels? Est-il à l’aise en classe économique ou s’assoit-il généralement à l’avant? Connaître ses préférences d’entrée de jeu permet de rationaliser le processus de réservation et de s’assurer que votre voyageur sera satisfait.
Si vous conservez manuellement les préférences de vos voyageurs, le fait de travailler avec une compagnie de gestion de voyages peut vous aider à créer des profils pour les sauvegarder de façon permanente et les appliquer automatiquement chaque fois que vous réservez un voyage pour un membre de votre équipe. Vous pouvez facilement garder la trace des préférences, des numéros des programmes de fidélisation et des détails du voyage, ce qui vous fera gagner du temps et vous évitera des maux de tête.
2. Créez un itinéraire facile à consulter
Personne n’aime avoir un itinéraire compliqué. Utilisez un modèle qui comprend les vols, les réservations d’hôtel, les horaires des réunions et les excursions après les heures de travail. Un itinéraire clair et organisé est le gage d’un voyage agréable et permet au voyageur de trouver rapidement les renseignements dont il a besoin.
Il existe de nombreuses applications qui vous aident à réunir toutes les composantes des voyages en un seul endroit. Si vous travaillez déjà avec une compagnie de gestion de voyages, vous pourrez accéder à un itinéraire détaillé couvrant tous les éléments du voyage que vous réservez auprès d’elle. De plus, certaines compagnies proposent même une application mobile qui permet à votre patron d’accéder aisément à son itinéraire, ainsi qu’à d’autres fonctionnalités telles que le clavardage en direct.
3. Sachez qui appeler en cas d’urgence
Lorsque votre patron est en déplacement, il peut arriver qu’il ait besoin d’assistance en cas d’annulation, de retard ou d’autres pépins. Il peut être utile de lui remettre une fiche sur laquelle figurent les numéros de téléphone et les coordonnées de votre conseiller en voyages attitré et du soutien d’urgence en dehors des heures normales, ou les instructions sur la façon d’accéder à la fonction de clavardage en direct. Cela lui évitera de s’inquiéter à propos des fuseaux horaires ou de la possibilité de vous réveiller au milieu de la nuit.
4. N’oubliez pas l’assurance voyage
Des imprévus peuvent survenir. Qu’il s’agisse d’un vol manqué ou d’une maladie soudaine, l’assurance voyage est votre filet de sécurité. Faites en sorte de connaître les détails de la police d’assurance voyage de votre entreprise et mettez-les à la disposition de votre patron. Cette étape vous paraît peut-être de trop, mais vous vous féliciterez d’avoir été prévoyant en cas d’imprévu.
5. La valse des documents de voyage : visa, passeport, recommencer
Vérifiez les détails de ces précieux documents comme un professionnel chevronné. Assurez-vous que les passeports des voyageurs sont valides, que les visas sont en règle et que des copies numériques et physiques sont conservées dans des dossiers. Un coordonnateur de voyages d’expérience est toujours bien préparé.
En outre, si vous hésitez par rapport à certains conseils ou règles de voyage, votre conseiller en voyages attitré peut vous aider à déterminer les destinations pour lesquelles des documents supplémentaires sont exigés, ce qui vous simplifie la vie.
6. Trouvez la location de voitures idéale
Si votre voyageur a besoin d’un véhicule à destination, réglez le casse-tête de la location de voiture à l’avance. Confirmez ses préférences et veillez à ce qu’il soit inscrit à un programme qui facilite la transition entre l’aéroport et le siège du conducteur, s’il y a lieu.
Saviez-vous qu’avec une plateforme de voyage numérique comme Melon, vous pouvez réserver tout ce dont vous avez besoin? Demandez une démo pour voir comment ça fonctionne!
7. Renseignez-vous sur les options de transport terrestre
Parfois, louer une voiture n’est pas la solution. La coordination des transports terrestres locaux peut sembler exiger une précision militaire. Que vous réserviez un transport à partir de l’aéroport ou un déplacement en ville à bord d’une voiture noire, vous voudrez vous assurer que le voyage du membre de votre direction se déroule impeccablement.
Vous ne savez pas par où commencer? Pensez à utiliser Uber for Business ou adressez-vous à votre conseiller en voyages attitré afin d’obtenir de l’aide pour réserver d’autres voitures et transports nolisés privés.
8. N’oubliez pas les cartes professionnelles
Bien que les cartes professionnelles puissent sembler désuètes, elles demeurent un outil important lorsque vous nouez des contacts ou participez à des événements. Assurez-vous que votre membre de la direction en apporte un nombre suffisant en voyage.
9. Adaptez-vous aux changements
Même le plan le mieux préparé peut échouer si des perturbations surviennent une fois que votre voyageur a pris la route. Recevoir des appels au milieu de nuit peut être pénible. Mais si vous conservez tous les renseignements dont vous avez besoin à porter de main, cela peut faire toute la différence. Assurez-vous que votre patron a facilement accès aux coordonnées importantes et que vous les avez également à portée de main au cas où il aurait besoin de vous joindre lorsque vous n’êtes pas à votre bureau.
EN PRIME : Voici une liste de vérification simple pour vous assurer que tout est prêt :
Informations sur le voyage :
- Vols réservés
- Hébergement/hôtel réservé
- Location de voiture ou transport local réservé
- Itinéraire de voyage
- Documents de voyage à jour : visa, passeport, documents supplémentaires
- Google Maps imprimé ou application pour téléphone intelligent
- Application de gestion de voyages (application mobile Melon)
- Adhésion à des programmes de fidélisation ou de récompense ajoutée aux réservations
- Coordonnées communiquées pour toute modification de dernière minute ou urgence
Informations sur l’événement ou la réunion :
- Lieux indiqués pour la réunion ou l’événement prévu
- Liste incluant des notes sur le code vestimentaire pour les événements ou les exigences propres à la destination
- Cartes professionnelles
- Recommandations de bons restaurants dans la région