Assurez-vous que votre compagnie de gestion de voyages prend soin de vous
Réservation pour 10 voyageurs d’affaires ou plus? Le bon partenaire de voyage vous facilitera la tâche.
Contrôle des coûts, optimisation des réservations, gestion du devoir de protection de l’employeur, suivi efficace des rapports … tout se résume en un point. Avec quelle compagnie de gestion de voyages (TMC) vous faites affaire.
Il y a des centaines de compagnies qui promettent des résultats. Comment trouver la bonne? Pas évident!
Pendant que vous épluchez les promesses et les promos, trois voies se dessinent :
- faire affaire avec une compagnie de gestion de voyages locale;
- faire affaire avec une compagnie de gestion de voyages internationale;
- réserver des voyages en utilisant divers sites Web et fournisseurs.
Examinons les avantages et les inconvénients de chaque option. Nous nous pencherons également sur les différences entre une compagnie de gestion de voyages locale ou internationale. La réservation de voyages pour les petites entreprises s’apprête à devenir beaucoup plus simple.
Un seul TMC : votre guichet unique de voyage
Avantages
- Relations solides : une seule compagnie de gestion de voyages vous connaît mieux que quiconque. L’ensemble de votre programme de voyage répond davantage à vos besoins.
- Système optimisé : plus besoin d’apprendre à vos employés à utiliser de nombreux systèmes complexes. Il n’y en a qu’un seul.
- Une facture mensuelle : donnez à votre équipe des finances la pause qu’elle mérite. Tous les voyages apparaissent sur une seule facture chaque mois.
- Rapports de gestion: Sachez exactement ce que vous dépensez. Plus important encore, découvrez les dépenses excessives grâce aux rapports de gestion qui facilitent les décisions budgétaires.
- Tarifs compétitifs : obtenez toujours la meilleure offre. Le fait d’utiliser un seul fournisseur pour vos réservations lui permet de négocier les meilleurs tarifs et de dénicher les meilleurs avantages.
- Suivi efficace des voyageurs : sachez en tout temps où se trouvent les voyageurs et comment communiquer avec eux, de jour comme de nuit.
Inconvénients
- Difficultés initiales : vos employés ont l’habitude de magasiner? Il peut mettre un certain temps à s’habituer à un fournisseur unique.
Plusieurs fournisseurs = trop de cuisiniers gâtent la sauce
Avantages
- Embarras du choix : faire affaire avec plusieurs fournisseurs peut vous permettre de trouver l’aiguille dans la botte de foin. Lorsque vous pouvez choisir la meilleure option pour chaque voyage, vous pouvez donner la priorité aux vols, aux hôtels, aux transports sur place, aux dépenses ou à la gestion des risques.
Inconvénients
- Perte de temps : les recherches peuvent s’éterniser. Éplucher les offres de plusieurs fournisseurs ralentit toujours le processus de réservation.
- Relations limitées : les rencontres ponctuelles ne créent pas des amitiés durables. En faisant affaire avec différents fournisseurs, ça prend plus de temps avant de nouer de relations solides.
- Apprentissage plus lent : chaque système de réservation est différent. Les employés devront apprendre à fonctionner avec plusieurs systèmes, politiques et outils de réservation.
- Factures multiples :préparez-vous à être inondé de factures. À la fin du mois, votre équipe des finances perdra du temps à consolider les factures de chaque fournisseur.
- Rapports déconcertants : les rapports arriveront de partout. Le suivi du total des dépenses demandera plus de temps et d’efforts.
- Moins d’aubaines : dites adieu aux bonnes affaires. En faisant affaire avec plusieurs fournisseurs, vous ne profiterez pas de gros rabais forfaitaires.
- Sécurité compromise : ce sera plus difficile de localiser vos voyageurs en cas d’urgence. Votre devoir de protection de l’employeur est alors plus complexe à gérer.
Vous hésitez entre plusieurs TMCs : Pensez local
Avantages
- Relations solides : vous voulez tisser des liens serrés avec votre agent de voyages? Rien de tel qu’un fournisseur local.
- Facilité des déplacements régionaux : les fournisseurs locaux connaissent le coin. C’est certain qu’ils ont des relations avec les compagnies aériennes, les hôtels et les fournisseurs de transports terrestres de la région.
- Point de contact unique : réservez rapidement et facilement. Votre contact local connaît déjà vos préférences.
Inconvénients
- Plus cher : pas de présence internationale? Peu de chance d’avoir des rabais sur les tarifs internationaux.
- Manque de ressources : une agence de voyages locale a des ressources limitées. Si vous cherchez une technologie sans faille et un accès mondial, oubliez ça.
- Manque de flexibilité : peu de chances d’avoir des options de tarifications flexibles, comme l’ouverture d'un compte directement avec un fournisseur pour votre facturation par exemple.
- Soutien limité : les agences de voyages locales sont généralement ouvertes de 9 h à 17 h. En cas d’urgence, oubliez l’assistance 24/7.
Compagnie de gestion de voyages internationale : économies globales
Avantages
- Tarifs compétitifs : les compagnies de gestion de voyages internationales offrent les meilleurs tarifs. Leur force de négociation permet d’obtenir des offres compétitives que vous ne trouverez pas ailleurs. Par ici les économies!
- Technologie sans faille : avec des ressources mondiales, attendez-vous à une technologie qui englobe tout. Réservez, gérez votre politique et rejoignez les voyageurs en ligne.
- Soutien continu : une présence mondiale facilite tellement le devoir de protection de l’employeur. Respectez vos obligations grâce à un soutien 24/7, une assistance en cas d’urgence et une technologie de suivi des voyageurs.
- Tarification flexible : besoin d’ouvrir un compte spécifique? Facile. Les compagnies de gestion de voyages ont l’avantage d’être flexibles.
Inconvénients
- Touche impersonnelle : vous n’êtes qu’un numéro pour certaines compagnies de gestion de voyages. Les centres d’appels qui traitent les demandes de milliers de clients ne sont peut-être pas pour vous.
- Priorité faible : si vos dépenses en voyage sont considérées comme « minimes » par un TMC mondial, vos demandes pourraient être mises sous la pile
Que faire maintenant?
La compagnie de gestion de voyages idéale n’existe pas. La meilleure option dépend de vos besoins. Avant de tirer à pile ou face, tenez en plus compte des trois éléments suivants :
Culture d’entreprise
Vous collaborerez tous les jours avec votre compagnie de gestion de voyages. Choisissez-en une qui reflète votre culture d’entreprise et comprend vos activités.
Compétence
Ne vous contentez pas du minimum. Vous avez besoin d’assistance 24/7 et de technologie de pointe? Tenez-en compte. Pensez aussi aux besoins futurs de votre entreprise.
Prix
Comparez les frais et faites vos recherches. Nos frais sont simples et transparents. Ils comprennent des services supplémentaires comme l’assistance 24/7 et les rapports, mais ce n’est pas le cas de toutes les compagnies de gestion de voyages. Prenez connaissance des frais cachés.
Vous cherchez une présence internationale et une touche locale? Corporate Traveller offre les deux.
Nous sommes l’une des plus grandes compagnies de gestion de voyages au monde. Notre pouvoir de négociation considérable sur le plan mondial vous donne accès aux meilleurs avantages. En même temps, nous sommes dédiés aux compagnies qui ont des budgets de voyage de petite ou de moyenne taille. Avec des bureaux dans des villes partout sur la planète, nous proposons des offres mondiales avec une touche locale et personnelle. Sans compter Melon, notre plateforme tech légendaire qui permet de tout faire : réservations, rapports, dépenses, clavardage et localisation.
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