Réservez vos voyages d’affaires comme vous l’entendez à l’aide d’un logiciel de réservation de voyages
L’ère de la réservation de voyages centralisée est arrivée. Il s’agit non seulement de vous rendre du point A au point B, mais d’adopter une technologie aussi ambitieuse que votre entreprise. Que vous soyez le maître d’œuvre en coulisses ou un membre du jet-set qui se déplace fréquemment, les solutions de réservation de voyages en ligne sont une arme efficace dans votre arsenal.
Préparez-vous à savourer l’efficience, à épargner de précieux dollars et à être l’avant-garde de l’industrie du voyage.
Qu’est-ce qu’un logiciel de réservation de voyages d’affaires?
Commençons par la base.
Essentiellement, ce type de logiciel sert à réserver des voyages d’affaires, à gérer les déplacements à venir, ainsi qu’à faire le suivi et le compte rendu des voyages précédents. Il s’agit d’une solution centralisée pour l’ensemble du processus de voyage d’affaires – de la réservation des vols et de l’organisation des itinéraires jusqu’à l’enregistrement des dépenses et au suivi des voyageurs en déplacement.
En résumé, un logiciel de réservation de voyages réunit tous vos besoins et vos outils de voyage d’affaires sous un même toit numérique pour rendre le processus de réservation mieux organisé, plus efficace et plus rentable.
Comment les entreprises tirent-elles profit d’un logiciel de réservation de voyages?
Considérez les choses sous cet angle : si Batman était gestionnaire de voyages, un outil de réservation en ligne serait son Alfred virtuel.
Les entreprises utilisent principalement les outils de réservation en ligne pour simplifier les décisions d’achat, centraliser l’enregistrement des dépenses de voyage et contrôler les budgets de voyage de l’entreprise. Bien qu’il existe beaucoup d’autres raisons, il s’agit des trois principales.
L’ancienne façon de réserver : Les employés peuvent lire la politique de voyages de votre entreprise en format PDF ou sur un lecteur interne avant d’utiliser n’importe quel moteur de réservation pour planifier leur voyage. Ensuite, après avoir payé de leur poche, ils doivent suivre un processus long et ardu pour se faire rembourser à un taux inconnu. C’est non seulement fastidieux, mais c’est aussi une véritable perte de temps. Et pour votre entreprise, le temps est une denrée précieuse.
La façon moderne de réserver : Les employés effectuent leurs réservations de manière autonome à l’aide d’une plateforme de réservation de voyages d’affaires qui est déjà intégrée et conforme à votre politique de voyages d’affaires. Cela signifie que la plateforme bloque les voyages non conformes à la politique ou vous les signale pour approbation. Le plus beau, c’est que cette plateforme peut intégrer le paiement par l’entreprise, ce qui réduit la nécessité d’un processus de remboursement.
Au fait, qu’est-ce que les entreprises utilisent pour réserver leurs voyages?
En tant qu’entreprise, au moment de réserver un voyage, vous avez le choix entre trois solutions :
- Une compagnie de gestion de voyages : Ce « magicien derrière le rideau » orchestre l’ensemble de votre expérience de voyage. Elle est en quelque sorte le héros de l’ombre qui veille à ce que les moindres détails soient réglés.
- Un outil de réservation en ligne (ORL) : Pour l’utilisateur nomade moderne, un ORL est comme la boussole qui guide son voyage. Il vous permet de prendre en charge vos réservations et vous offre un large éventail d’options.
- Un peu des deux : En général, les entreprises préfèrent profiter du meilleur des deux mondes. Ils mettent à profit la puissance d’une compagnie de gestion de voyages (ou du système de réservation de leur agence de voyages) pour les voyages complexes et ont recours à un ORL pour les réservations plus simples.
La réservation de voyages d’affaires améliorée
Tenez-vous bien! Une plateforme de réservation de voyages est sur le point de redéfinir votre processus de réservation. Voici comment :
Vols
Les voyages ne sont pas une formule universelle; cessez d’agir comme si c’était le cas! Avec une plateforme de réservation de voyages comme Melon, les employés ont accès à un large éventail d’options de vols offertes par plusieurs compagnies aériennes, le tout dans un seul terrain de jeu numérique.
Et plus il y a de choix, plus les économies sont substantielles. Cette approche « combinée » permet aux voyageurs d’organiser leur voyage en trouvant des options de vol moins coûteuses qui répondent à leurs besoins et leurs préférences uniques. Il ne s’agit pas seulement de réserver, mais de le faire intelligemment.
Hébergement
Les systèmes de réservation de voyages ne se limitent pas aux vols. Ils peuvent transformer radicalement la façon dont vous réservez votre hébergement. Votre entreprise a ses fournisseurs privilégiés, et vous savez quoi? Vos voyageurs sont récompensés lorsqu’ils les choisissent.
Les entreprises peuvent tirer parti d’un logiciel de réservation pour inciter leurs employés à opter pour les hôtels partenaires privilégiés en les récompensant avec des points de fidélisation et des avantages exclusifs qu’ils peuvent utiliser dans le cadre de leurs voyages personnels. Cela contribue à promouvoir le choix de ces hôtels et à s’assurer que les employés séjournent dans des hébergements qui sont conformes aux normes de l’entreprise.
Location de voitures
Vous arrivez dans une nouvelle ville? Un ORL ne vous laissera pas tomber.
Oubliez le casse-tête des navettes aéroportuaires. Les employés peuvent choisir parmi des partenaires privilégiés et des points de location de voitures pour affaires, ce qui rend le processus de location efficace et conforme aux politiques de voyages de l’entreprise.
Finies les longues files d’attente au comptoir pour finalement apprendre qu’il ne reste plus de véhicules. Le vôtre est réservé à l’avance et vous attend.
Au-delà de la réservation : cinq façons dont un ORL peut dynamiser votre programme de voyages
Une plateforme de gestion de voyages peut (et va) complètement bouleverser la façon dont vous réservez – mais ce n’est pas tout! Voici cinq bénéfices d’un logiciel de gestion de voyages pour le programme de voyages d’affaires de votre entreprise :
1. Données centralisées et sécurisées
Dites adieu aux traces écrites et aux piles de reçus et passez à la gestion rationalisée des dépenses. Quel est l’un des principaux avantages à utiliser une plateforme de réservation de voyages pour entreprise? Elle rassemble tous les documents et organise toutes les dépenses de vos employés en déplacement.
Voyez les choses sous cet angle : en stockant vos données de voyage dans un emplacement centralisé, vous pouvez rapidement et facilement connaître les tendances dans les habitudes de dépenses des employés. Ainsi, s’il y a un écart par rapport à la norme (par exemple, la chambre d’hôtel d’un voyageur est facturée en double), cela saute tout de suite aux yeux. Cela vous permet de régler immédiatement le problème et de « sauver » votre budget global de voyages et de dépenses.
2. Plus d’économies et des flux de travail facilités
La plupart des entreprises ont des processus d’approbation compliqués avec des points de contact ambigus. Si un employé voyage à l’étranger, il doit suivre un processus encore plus long qui nécessite encore plus d’approbations.
Toutefois, avec un logiciel de réservation de voyages d’affaires, vous pouvez mettre en place un système d’approbation à plusieurs niveaux en fonction du poste de l’employé, du type de voyage (national ou international) et de sa durée. Une fois que vous avez défini le système d’approbation, toutes les demandes d’autorisation à voyager sont automatiquement transmises aux approbateurs sélectionnés. De plus, la plateforme de voyage tient tout le monde informé en temps réel, de sorte que les approbations se font sans accroc.
3. Des rapports simplifiés
Votre entreprise est unique et mérite d’obtenir des rapports qui sont adaptés à son rythme. Avec une plateforme de réservation de voyages comme Melon, l’établissement de rapports ne se fait pas selon une formule universelle. Utilisez Melon en tant qu’outil de prise de décision en temps réel basé sur le comportement de réservation et les données de voyage.
Vous voulez des informations qui correspondent à la réalité de votre entreprise, n’est-ce pas? Eh bien, c’est ce qu’offre Melon.
L’excellente sélection de rapports de voyage préétablis et personnalisables vous permet de vous adapter au contexte en constante évolution. Ainsi, quand vient le temps de briller devant les parties prenantes, vous avez en main des informations qui comptent vraiment.
4. Facilité d’utilisation pour les voyageurs
Imaginez que vos employés ont le pouvoir de diriger leur propre navire, en décidant de leur itinéraire, lorsqu’ils le souhaitent. Les outils de réservation de voyages d’affaires font de ce rêve une réalité en offrant diverses options de réservation conformes aux politiques. De plus, en choisissant un ORL doté d’une application de voyage fonctionnelle, le passage de l’ordinateur de bureau au téléphone intelligent se fait en douceur.
Les plans changent. C’est la vie. Avec un outil de voyage en ligne convivial, il est facile de modifier l’organisation de votre voyage. Utilisez le clavardage en direct de Melon, qui vous met en contact avec un expert en quelques minutes.
Il s’agit de prendre le contrôle et de faire en sorte que vos voyages soient organisés selon vos préférences, tout en conservant vos documents et renseignements de voyage à un seul endroit.
Dites adieu aux réservations dispersées et passez à l’autonomisation rationalisée.
5. Maintenir la priorité accordée à la sécurité des voyageurs
Dans le domaine des voyages d’affaires, la sécurité n’est pas qu’une simple case à cocher, c’est un engagement.
Les employés nomades de la nouvelle génération privilégient la sécurité. Ils recherchent une meilleure gestion des risques en voyage et des mises à jour en temps réel à toutes les étapes de leur voyage d’affaires. En tant qu’employeur, vous devez aller au-delà du devoir de protection pour assurer la sécurité de vos voyageurs.
Un système de réservation de voyages à la fine pointe de la technologie peut vous aider à faire passer la sécurité des voyageurs à un niveau supérieur. Recherchez des fonctionnalités telles que les alertes de risque en temps réel pour les employés et le suivi en direct des lieux où se trouvent les voyageurs afin d’être en mesure de leur offrir un soutien d’urgence immédiat.
Vous aimez ça? Nous l’avons
À Corporate Traveller, nous avons à cœur de faciliter les voyages d’affaires. C’est pourquoi nous avons développé Melon.
Melon répond à tous vos besoins de voyage à l’aide d’une simple plateforme de voyage d’affaires, c’est-à-dire une connexion, un tableau de bord et un endroit où réserver les voyages.
Vous voulez voir les rapports? Les voici.
Gérer vos dépenses? Facile.
Notre technologie de voyages d’affaires enregistre les préférences de chaque voyageur, ce qui vous assure une expérience fluide à chaque réservation.
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