Un tableau de bord, une panoplie de rapports sur les voyages d’affaires
Imaginez que toutes vos données de voyage soient bien ordonnées dans un seul tableau de bord. C’est exact : un seul tableau de bord. Plus besoin de passer au crible d’innombrables feuilles de calcul ou de vous connecter à différentes plateformes pour reconstituer le casse-tête.
Un tableau de bord pour tous vos besoins en matière de rapports sur les voyages d’affaires
Lorsque vous recherchez vos données de voyages à travers différentes sources, votre programme de voyages peut sembler désorganisé. C’est là que le regroupement de vos données de voyage auprès d’une seule compagnie de gestion de voyages s’avère utile :
- Gestion centralisée des données : Le volume de données de voyage peut être pour le moins écrasant. Avec les bons outils, vous pouvez repérer les tendances et les possibilités de réduction des frais de déplacement et améliorer votre programme de voyages.
- Utiliser les bons outils : Les compagnies de gestion de voyages offrent un éventail d’outils couvrant divers aspects de la gestion de voyages. Avec une telle compagnie, vous pouvez centraliser les outils dont vous avez besoin pour établir des rapports et visualiser rapidement tous les éléments, des frais de déplacement au suivi des émissions de carbone.
- Rien ne vous échappera. Les réservations effectuées par des canaux sont l’un des problèmes les plus fréquents auxquels sont confrontées les entreprises en ce qui concerne leurs programmes de voyages. Avec des données de voyage regroupées, vous êtes en mesure de détecter et de cibler plus efficacement les irrégularités en matière de réservations, de fournisseurs ou de canaux.
Comprendre les rapports sur les voyages d’affaires
L’établissement de rapports sur les voyages d’affaires n’est pas une formule universelle. Les rapports se présentent sous différentes formes, chacune pouvant vous aider à améliorer votre programme de voyages d’affaires. Les types de rapports les plus courants comprennent, sans s’y limiter, les suivants :
- Rapports sur les voyages et les dépenses : Ces rapports vous indiquent où va exactement l’argent que vous dépensez en matière de voyages. Vous repérerez rapidement les possibilités d’économies et vous prendrez des décisions budgétaires éclairées qui auront une incidence sur vos prochains voyages d’affaires.
- Rapports de conformité : L’une des premières étapes qui vous aide à faire des économies est de veiller à ce que vos employés respectent les politiques de voyage de l’entreprise. Ces rapports permettent de trouver les écarts par rapport aux politiques établies en surveillant les activités et les dépenses liées aux voyages.
- Rapports sur les émissions de carbone : Nous vivons à une époque où les entreprises doivent être en mode de développement durable. Ce type de rapport vous permet de faire le suivi de votre empreinte carbone et des aspects de protection environnementale de votre programme de voyages.
Quel que soit le type de rapport sur les voyages d’affaires, un outil de gestion de voyages simplifie le processus d’établissement de rapports et contribue à renforcer votre programme de voyages.
Le pouvoir de la centralisation : 5 avantages d’avoir un seul tableau de bord
1. Données = visibilité
Les irrégularités en matière de réservation posent un problème important dans la gestion de voyages. Comment savoir à quoi votre budget est consacré lorsqu’il y a des irrégularités au niveau de votre programme de voyages et que vous en avez une vision incomplète?
Les données sont la pierre angulaire d’une prise de décision efficace. Vous en avez besoin pour comprendre l’utilisation du budget, et surtout, ce que ces dépenses de voyage ont permis à vos employés de réaliser.
Une plateforme de gestion des voyages d’affaires comme Melon est une fenêtre sur le rendement de votre programme de voyages d’affaires.
Elle permet à votre organisation de mieux cibler les irrégularités en matière de réservations, de fournisseurs ou de canaux. De plus, en ayant toutes vos données de voyage au même endroit, vous comprendrez mieux vos habitudes de dépense et serez en mesure de déterminer les aspects à améliorer et les possibilités de réduction de coûts.
2. L’analyse comparative, un gage de réussite
Votre entreprise a besoin d’avoir des objectifs pour se développer. Toutefois, sans un moyen pour évaluer les progrès, comment pouvez-vous avoir l’assurance que votre entreprise se développe?
En regroupant les données et en utilisant les fonctions d’analyse comparative de l’outil d’établissement de rapports de votre compagnie de gestion de voyages, vous pouvez mesurer vos progrès et votre réussite par rapport aux leaders de l’industrie, aux normes de l’industrie et aux objectifs personnels. Cela vaut non seulement pour les paramètres financiers, mais aussi pour les objectifs de développement durable. Le suivi des émissions de carbone et des efforts de développement durable est plus facile à faire avec la centralisation des rapports.
3. Dites adieu aux données douteuses!
Comme nous l’avons déjà mentionné, les données sont l’épine dorsale d’un solide programme de voyages. Toutefois, l’absence de données nettes – ou d’une vue d’ensemble de vos données – compromet la capacité de votre organisation à prendre des décisions rapidement et en toute confiance.
En général, ce ne sont pas les voyageurs qui créent des données « douteuses ». Ce sont les outils et les processus entourant la réservation (c’est-à-dire votre logiciel de réservation de voyages d’affaires, votre système de distribution global ou même les processus utilisés par votre compagnie de gestion de voyages dans le cadre du processus de réservation) qui sont généralement à la source du problème. En choisissant une compagnie de gestion de voyages qui adhère à des pratiques rigoureuses en matière de gouvernance des données, vous avez la certitude que les données que vous recevez sont nettes et fiables. Vous disposerez de rapports plus précis sur les voyages d’affaires et aurez une vision claire et nette de l’ensemble des dépenses et des activités liées aux voyages de votre entreprise.
4. Facilté la compréhension des données
Les chiffres et les feuilles de calcul ne révèlent pas tout... surtout lorsque ces chiffres ne sont pas ceux dont vous avez besoin.
Il est essentiel de disposer de rapports personnalisés et d’analyses expertes pour être en mesure d’extraire des informations utiles à partir des données. Les rapports standards peuvent ne pas correspondre aux besoins particuliers de votre entreprise.
Les tableaux de bord d’établissement de rapports personnalisés vous permettent de vous concentrer sur les aspects qui comptent le plus pour votre programme de voyages d’affaires. Préparez-vous à voir où il y a des retours sur votre investissement et où des améliorations s’imposent.
5. L’avantage en temps réel
Dans le contexte commercial en constante évolution d’aujourd’hui, les données instantanées sont essentielles. En sachant où se trouvent vos voyageurs en tout temps et en ayant la possibilité de suivre en temps réel les dépenses par rapport aux budgets de voyage, vous gardez toujours le contrôle. C’est particulièrement important pour les destinations éloignées, uniques ou à risque élevé. Une compagnie de gestion de voyages qui donne accès à des rapports en temps réel vous permet de gérer les problèmes liés aux voyages au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Il ne vous faut qu’un seul tableau de bord – assurez-vous que c’est le bon!
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