Adoptez un état d'esprit proactif

Tout d'abord, acceptez que les demandes de voyage urgentes fassent partie de la vie de l'entreprise. L'objectif n'est pas de paniquer, mais d'avoir un système prêt à fonctionner. Et n'oubliez pas que vous n'avez pas à le faire seul. Le fait d'avoir pour allié un Conseiller en voyages dédié peut décupler votre efficacité.

 

La préparation est essentielle pour gérer les réservations de dernière minute.

Créez et tenez à jour un « profil de voyage » numérique pour chaque cadre que vous assistez. Ce profil doit contenir toutes les informations nécessaires, depuis les numéros de grands voyageurs jusqu'aux restrictions alimentaires. Le fait d'avoir ces informations à portée de main permet de gagner de précieuses minutes lorsque le temps est compté.

Certains outils de réservation de voyages d'affaires permettent de stocker toutes ces informations en un seul endroit et d'y accéder lors de la réservation. C'est un gain de temps considérable.

 

Maîtriser l'art de la réservation flexible

Rien n'augmente le stress de dernière minute comme des politiques de réservation rigides, mais la flexibilité est votre meilleure amie. La flexibilité est votre meilleure alliée :

- Des options de vol remboursables ou modifiables

- Des hôtels aux politiques d'annulation généreuses

- Des services de location de voitures avec plusieurs options de localisation

- Des options de secours pour les itinéraires les plus courants

Des outils comme Melon, notre plateforme de voyage tout-en-un, vous permettent de comparer les prix et de trouver des offres de voyage de dernière minute conformes à la politique de votre entreprise. Vous pouvez dénicher la meilleure offre pour des billets en classe affaires et même explorer les coûts de surclassement sans la panique habituelle d'un voyage de dernière minute.

 

Budgétiser intelligemment

Les réservations de dernière minute peuvent coûter cher. Travaillez avec votre équipe financière pour établir des lignes directrices claires concernant les dépenses de voyage en cas d'urgence. Le fait de disposer de seuils budgétaires préapprouvés pour les situations urgentes peut faire gagner un temps précieux au cours du processus de réservation.

Travailler avec une société de gestion de voyages comme Corporate Traveller vous permet d'accéder à des tarifs négociés et flexibles, ce qui peut vous faire économiser de l'argent même en cas de réservation de dernière minute.

 

Tirer parti de la technologie

Votre plateforme de réservation peut être votre meilleur allié dans les moments difficiles si elle offre des fonctions telles que :

- Profils de voyageur enregistrés

- Options de réservation rapide pour les itinéraires fréquents

- Alertes mobiles en cas de changement de vol

- Suivi numérique des dépenses

Les plateformes de voyage modernes, comme notre plateforme de voyage numérique, Melon, combinent ces fonctionnalités avec des outils de conformité aux politiques, vous aidant à prendre des décisions rapides sans compromettre les directives de l'entreprise.

 

S'associer à votre société de gestion des voyages

Lorsque des demandes de dernière minute arrivent sur votre bureau, une relation solide avec votre société de gestion de voyages (TMC) peut être votre arme secrète. Les Conseillers spécialisés de Corporate Traveller comprennent les pressions uniques que subissent les AE et peuvent être votre équipe de secours lorsque le temps est compté.

Considérez votre TMC comme une extension de votre rôle. Pendant que vous assurez la coordination avec votre directeur et que vous gérez d'autres priorités, votre Conseiller en voyages peut :

- Rechercher plusieurs options de vols et classes de tarifs

- Trouver des hôtels avec des chambres disponibles pendant les périodes de pointe

- Assurer le transport terrestre dans les villes inconnues

- Gérer les changements et les annulations de dernière minute

Le plus intéressant?

Les sociétés de gestion de voyages ont accès à des tarifs et à un inventaire qui ne sont pas disponibles sur les sites de réservation publics. Cela signifie que, même si votre cadre doit être à New York « hier », vous disposez d'options qui ne feront pas exploser votre budget. En outre, le fait d'avoir une société de gestion de voyages à vos côtés signifie que vous n'êtes jamais seul pour gérer les changements urgents de 3 heures du matin ou les changements d'itinéraire de dernière minute.

 

Communiquer

Le succès de l'organisation d'un voyage de dernière minute dépend souvent d'une communication claire. Créez un flux de communication simple, mais efficace avec votre cadre :

Envoyez un bref courriel de confirmation immédiatement après avoir reçu la demande :

- Votre compréhension de ses besoins

- Les questions auxquelles vous devez répondre immédiatement

- Le temps estimé pour effectuer la réservation.

Une fois les réservations confirmées, rassemblez toutes les informations dans un seul courriel clair et facile à lire. Votre cadre ne devrait pas avoir à chercher dans plusieurs messages pour trouver ce dont il a besoin.

 

Anticiper et prévenir

Si certains déplacements de dernière minute sont inévitables, vous pouvez réduire la fréquence des demandes urgentes grâce à une planification proactive.

Tenez un calendrier des événements et réunions récurrents qui nécessitent généralement un déplacement. Contactez votre cadre un mois à l'avance pour confirmer sa présence et commencez la planification préliminaire. Surveillez les événements et conférences de l’industrie pertinents pour votre organisation, même s’ils ne sont pas encore sur votre radar.

 

Créer des plans d'urgence

Même les plans les mieux conçus peuvent échouer. Préparez des options de secours pour les scénarios les plus courants :

  • Vols alternatifs pour les itinéraires clés
  • Hôtels à proximité des aéroports et des lieux de réunion
  • Plusieurs options de transport terrestre
  • Ressources locales pour les besoins professionnels courants (impression, espaces de réunion)

L'équipe d'assistance d'urgence de Corporate Traveller, disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, peut être votre plan de secours lorsque les choses tournent mal, en s'occupant des changements de réservation et des modifications tout en informant vos cadres.

 

Suivi

Après chaque réservation de dernière minute, prenez quelques minutes pour :

1.            Consigner ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné

2.            Mettre à jour vos listes de contacts et de fournisseurs préférés

3.            Notez les exceptions à la politique qui ont été nécessaires

4.            Suivre les coûts pour référence ultérieure

Ces informations sont précieuses pour optimiser votre processus et traiter facilement celles à venir.

 

Votre liste de contrôle pour les réservations de voyages d'affaires de dernière minute

Maîtrisez chaque étape grâce à cette liste de contrôle axée sur l'action, afin d'être prêt à gérer les voyages d'affaires de dernière minute comme un pro :

 

Réponse initiale (5 premières minutes)

  • Accuser réception de la demande à votre supérieur
  • Obtenir les détails essentiels : dates, destination, objectif
  • Alerter votre consultant en voyages d'affaires pour une assistance immédiate
  • Entamerz le processus d'autorisation budgétaire si nécessaire

 

Collecte d'informations (10 minutes suivantes)

  • Vérifier les conflits de calendrier
  • Vérifier le statut du passeport/visa pour les voyages internationaux
  • Réviser les préférences du voyageur dans votre profil numérique
  • Confirmer l'heure de la réunion ou de l'événement à destination
  • Vérifier les éventuelles alertes sanitaires/sécuritaires à destination

 

Liste des priorités de réservation (30 prochaines minutes)

 

Transport :
  • Réserver les vols (envisager d'autres aéroports)
  • Organiser les transferts depuis l'aéroport
  • Réserver une voiture de location si nécessaire
Hébergement :
  • Réserver un hôtel (donner la priorité aux établissements préférés)
  • Demander un enregistrement anticipé/une sortie tardive si nécessaire
  • Noter toute préférence particulière pour une chambre
Suivi essentiel :

Envoyez à votre cadre un courriel unique et complet contenant les éléments suivants :

  • Itinéraire complet avec tous les numéros de confirmation
  • Détails des transports terrestres et numéros de contact
  • Adresses et itinéraires des lieux de réunion
  • Contacts en cas d'urgence (y compris l'assistance voyage 24/7)
  • Prévisions météorologiques locales
  • Informations sur les fuseaux horaires
Dernières vérifications
  • Vérifier que toutes les réservations sont confirmées
  • Ajouter le voyage au calendrier du dirigeant
  • Mettre en place des alertes de voyage
  • Documenter toute exception à la politique
  • Déposer une note de frais préliminaire si nécessaire

 

Dernière minute ne signifie pas dernier recours

N'oubliez pas que vous ne vous contentez pas de réserver des voyages. Vous contribuez à la réussite de l'entreprise. Restez calme, faites confiance à votre système et sachez qu'avec une bonne préparation, vous pouvez faire face à n'importe quel défi de dernière minute en matière de voyage. Et si votre assiette est déjà bien remplie, nous sommes là pour vous aider. 

En restant préparé et en vous associant à une TMC comme Corporate Traveller, vous pouvez obtenir les meilleures offres et transformer des plans de voyage inattendus en expériences transparentes.