Conseils sur la gestion de voyages en 2021
Même le meilleur programme doit être actualisé régulièrement pour maintenir les coûts bas et assurer la sécurité des voyageurs. Le vôtre n’a pas été mis à jour depuis un moment? Pas de panique! On est là.
Au fil des années, nous avons tout vu en matière de gestion des voyages d’affaires, et nos experts savent ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Que vos équipes voyagent actuellement ou non, il est temps de commencer à dépoussiérer votre programme.
1. Liste de vérification de l’entreprise
- Vols manqués, passeport perdu... il y a toujours des imprévus. Consultez votre assurance-voyage pour savoir ce qu’elle couvre et si elle contient des dispositions relatives à la COVID-19.
- Voyager ou ne pas voyager? Simplifiez-vous la vie en établissant d’abord ce qui est autorisé.
- Éliminez la confusion et vérifiez qui peut faire des réservations au nom de votre entreprise. Pas d’autorisation, pas de réservation.
- Cet hôtel est-il sûr? La compagnie aérienne nettoie-t-elle bien ses cabines? La gestion de voyages a changé et vous devez vérifier si des mesures doivent être mises en place pour assurer la sécurité de vos voyageurs.
2. Vous cherchez quelqu’un?
- Renseignez-vous sur les préférences de vos voyageurs (siège, type de menu, emplacement de l’hôtel, etc.).
- Vérifiez, pour chaque voyageur, que vous avez le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence.
- Vérifiez, pour chaque voyageur, les renseignements relatifs au passeport et aux visas. Il vous manque de l’information? Des dates d’expiration approchent? Quand vous ferez vos réservations en deux fois moins de temps, vous aurez une petite pensée pour nous!
3. C’est toujours une bonne idée de revoir son programme de voyages
- Parlons du devoir de protection de l’employeur. Le moment est en effet venu d’intégrer cette notion et celle de gestion du risque dans votre programme de gestion des voyages. Vous ne savez pas par où commencer? Suivez-nous!
- Vérifiez d’abord que les ententes prises avec vos fournisseurs correspondent toujours à vos besoins.
- Vous comptez le moindre dollar? Faites valoir les avantages des crédits en attente pour réduire les dépenses en début de voyage.
4. Vive la technologie
- Vérifiez si vos voyageurs ont téléchargé les applications de voyage les plus récentes et s’ils les utilisent. N’oubliez pas les applications de compagnies aériennes pour les points de grand voyageur!
- Prêts pour la grande aventure? Réglez tous les détails avec Melon.
- Rapports sur les dépenses? On s’en occupe! Accédez à vos rapports sur la plateforme de Melon.
5. À savoir avant de partir
- Dans le doute, renseignez-vous. Vérifiez les restrictions aux frontières, les règles d’auto-isolement, les exigences relatives au dépistage, les règles des compagnies aériennes, etc.!
- Remettez à vos voyageurs une lettre officielle indiquant qu’ils effectuent un voyage d’affaires essentiel.
- Facilitez la vie de vos voyageurs en établissant une marche à suivre claire, depuis l’embarquement jusqu’aux mesures à prendre pendant le voyage et au retour.
